Een goede samenwerking ontstaat niet in één-twee-drie. Naar aanleiding van een studiedag over samenwerken in het jeugdwerk staken een aantal organisaties de koppen bij elkaar. Ze bedachten dit schema met een aantal stappen op het pad naar een samenwerking. Per stap werden een aantal taken en een aantal randvoorwaarden omschreven.

Intern draagvlak creëren

Nog voor je eraan begint, is het belangrijk dat je mag een samenwerking aangaan. Je collega’s, bestuur of je achterban steunt dan dat je tijd en ruimte maakt om op verkenning te gaan en samenwerking op te zoeken. Als ze twijfelen of al die moeite wel nodig is, dan start je al vanuit een minder goede uitgangspositie. Daarom kan het belangrijk zijn om een ‘sense of urgency’ te creëren. Zonder ’sense of urgency’ hebben veranderingsprocessen weinig kans op slagen. Verandering vergt een gevoel van: “Wij moeten dit nu doen”.

• Wij: dit past bij ons, bij onze missie, onze waarden, waarom we bestaan
• Moeten: dit is noodzakelijk voor ons, als we dit niet doen, dan laten we een belangrijke kans liggen
• Dit: dit is het, we zijn er van overtuigd dat we hier onze energie moeten in steken
• Nu: we mogen niet langer wachten
• Doen: we moeten actie ondernemen: praten, dromen of twijfelen is niet (meer) aan de orde

Hoe kom je tot een ‘sense of urgency’?

• Handel zelf vanuit urgency: toon altijd je eigen gevoel van urgentie in vergaderingen, gesprekken, memo’s, mails,… en dit zo zichtbaar mogelijk
• Haal de ‘buitenwereld’ binnen: mensen, verhalen, getuigenissen, beelden,…
• Formuleer een visie waarom de verandering nodig is, geef aan hoe de organisatie en haar deelnemers erop vooruit zullen gaan met de verandering
• Zet het verlies van niet-veranderen in de verf
• Geef aan waarom een samenwerking noodzakelijk is 

Goede partners vinden

Partners vinden vergt actieve prospectie. Hou er rekening mee dat je soms je comfortzone moet verlaten om contact te leggen met organisaties die verder van je af staan:

• uit een andere sector
• met een andere manier van werken
• met andere visies, andere belangen of andere referentiekaders
• op plaatsen waar of tijdstippen wanneer jij normaal gezien niet aan de slag bent
• die minder of niet professioneel werken of net wel

Concrete acties opzetten

Een goede manier om samenwerking op te starten is samen dingen doen. Simpel, concreet, niet-bedreigend. Met een win-win en/of vanuit de sterktes van beide organisaties. Mensen te veel forceren brengt soms het omgekeerde effect teweeg. Probeer leefwerelden en referentiekaders voorzichtig te verruimen.

Vaak stoot je op drempels of verschilpunten die je echt niet had zien aankomen. Pas in de samenwerking ontdek je grote en kleine – maar soms venijnige – verschillen tussen organisaties op vlak van visie, aanpak, strategie, … Dit is vaak de test van je ‘sense of urgency’. Probeer voldoende experimenteerruimte en onderhandelingsmarge te voorzien. Laat voldoende vrijheid in je formats. Kom je engagementen na, ook als het moeilijk gaat.  

Continuïteit creëren: meer van hetzelfde

Als je iets concreet gedaan hebt samen, ga dan voor de herhaling en de herkenbaarheid. Dezelfde gezichten die terug komen, bepaalde gebruiken of rituelen die worden herhaald, dezelfde (spel)structuur,… Geef kinderen en jongeren die minder vertrouwd zijn met jullie werking de kans om te oefenen en te wennen. Geef je eigen deelnemers de kans om te wennen aan nieuwe gezichten en gebruiken.In deze fase is het belangrijk om vol te houden, geduld te hebben en te blijven overleggen. 

Consolideren

Na verloop van tijd kan je de samenwerking een vaster en meer structureel karakter geven: samen plannen maken, samen plannen uitvoeren, samen evalueren en bijsturen.

Dit vergt beleidsruimte om samen doelstellingen en acties vast te leggen. Organisaties komen op elkaars terrein. Ze bepalen deels wat de andere zal doen. Dit vergt overleg en vertrouwen en ruimte om je te laten beïnvloeden. 

Bijvoorbeeld: In een rapport van FOS Open Scouting over ontmoeting en bruggen bouwen, lazen we het praktijkverhaal over de samenwerking tussen Emiel Willaert van scoutsgroep De vleermuis uit Dikkelvenne en Steven Desanghere van de Circusplaneet uit Gent. (lees het verhaal op pg 16-17 in onderstaande pdf)