Wanneer kan ik een erkenning aanvragen?

De uiterlijke indiendatum voor de aanvraag van een erkenning hangt af van de werksoort waarvoor de vereniging een erkenning wil aanvragen. Hieronder een kort overzicht. 

**Heb je deze deadline gemist? Dan kan je ten vroegste in 2030 een aanvraag indienen. De erkenning gaat in 2031 in. 

De vereniging moet aan volgende zaken voldoen om een aanvraag te kunnen indienen: 

• De algemene erkenningsvoorwaarden 
• De specifieke erkenningsvoorwaarden per werksoort 
• De vereniging heeft op het einde van de twee boekjaren voor de erkenningsaanvraag een positief eigen vermogen. Indien dit niet het geval is, moet de vereniging een financieel plan ter goedkeuring bij de Vlaamse Regering indienen. Hierin wordt aangetoond hoe de vereniging een eigen positief vermogen zal realiseren. Geen plan of een onvoldoende volledig plan? = geen erkenning van de vereniging.
• Een niet tijdige of onvolledige aanvraag wordt niet aanvaard. Een onvolledige aanvraag kan nog wel worden vervolledigd.  

Wat zijn de erkenningsvoorwaarden?

Om voor erkenning in aanmerking te komen zijn er zowel algemene voorwaarden als specifieke voorwaarden per werksoort (ook wel gekend als 'de modules'). Hieronder vind je een overzicht van de algemene en de specifieke voorwaarden. 

Algemene erkenningsvoorwaarden 

Onder algemene voorwaarden van de vereniging verstaan we de juridische en zakelijke voorwaarden waaraan de vereniging moet voldoen. Deze voorwaarden zijn essentieel om in aanmerking te komen voor erkenning, werkings- en variabele subsidies en/of projectsubsidies. Deze algemene voorwaarden bestaan uit twee delen, enerzijds de juridische/zakelijke voorwaarden en anderzijds de voorwaarden m.b.t. integriteit.

1) Zakelijke voorwaarden vereniging

• De aanvrager is een vereniging. Een vereniging is een organisatie met rechtspersoonlijkheid in een van de volgende vormen: 
• een vereniging zonder winstoogmerk; 
• een stichting; 
• een coöperatieve vennootschap met erkenning als sociale onderneming die het doel om rechtstreeks vermogensvoordelen uit te keren of te bezorgen aan haar vennoten, statutair uitsluit.
• De aanvrager aanvaardt in hun werking de principes en de regels van de democratie, onderschrijft ook het Verdrag inzake de Rechten van het Kind en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden en draagt deze uit in de werking. 
• De aanvrager heeft hun zetel in het Nederlandstalige taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.
• De aanvrager zorgt ervoor dat alle gegevens die verband houden met de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en stelt deze ter beschikking voor toezicht aan de administratie. 
• De aanvrager draagt de bevoegdheden die wettelijk toekomen aan de algemene vergadering of aan het bestuursorgaan, niet over aan een derde. 
• De aanvrager beheert op zelfstandige wijze de financiën en bepaalt het eigen beleid. De naleving hiervan blijkt uit volgende elementen: 
• De vereniging beschikt over een eigen secretariaat dat duidelijk kan worden onderscheiden van elke andere rechtspersoon. Het secretariaat bevindt zich op de zetel van de vereniging.
• De vereniging is werkgever en opdrachtgever van haar personeel. 
• De vereniging bepaalt haar programmering zelf en voert die zelf uit. 
• De vereniging beschikt over een eigen bankrekening.
• De vereniging organiseert activiteiten of verleent diensten in eigen naam. 
• De vereniging erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
  

2) Voorwaarden met betrekking op integriteitsbeleid bij de vereniging 

Een integriteitsbeleid is een set van richtlijnen, regels en normen die een organisatie opstelt om ervoor te zorgen dat haar medewerkers en leden zich eerlijk, ethisch en transparant gedragen. 

De definitie van “integriteitsbeleid” is:
De maatregelen die de organisatie moet nemen met het oog op de bewaring en bevordering van de fysieke, psychische en seksuele integriteit van personen zijn uitgebreid tot beleidsinstrumenten op organisatieniveau, die ook de integriteit van de organisatie in haar geheel en het integer handelen van haar jeugdwerkers moeten bevorderen. Maatregelen gericht op personen volstaan niet. Er is in een integriteitsbeleid ook aandacht vereist voor de cultuur en structuur van een organisatie. 

Afhankelijk van je subsidie aanvraag zijn er algemene vereisten m.b.t. integriteitsbeleid:

Subsidie door middel van erkenning (werkingssubsidie): 

• De vereniging voert een integriteitsbeleid uit volgens de vereisten van de Vlaamse Regering. 
• De vereniging organiseert een aanspreekpunt integriteit. Dit is een persoon of personen die binnen een of meer verenigingen het aanspreekpunt vormen voor gevallen van grensoverschrijdend gedrag waarbij de individuele fysieke, psychische en seksuele integriteit van personen wordt geschaad. 
• De vereniging maakt het integriteitsbeleid en aanspreekpunt publiek bekend. 

Projectsubsidie: 

De vereniging sluit aan bij de grondslagen van het integriteitsbeleid: 

• De bewaring en de bevordering van de individuele fysieke, psychische en seksuele integriteit van personen. 
• De bevordering van de integriteit van de organisatie in haar geheel en het integer handelen van haar jeugdwerkers.

Meer informatie over integriteit in het jeugdwerk vind je hier op de website van het departement cultuur, jeugd en media. 

Specifieke voorwaarden voor een erkenning per werksoort (modules)

Hieronder vind je de specifieke voorwaarden per werksoort jeugdverenigingen die streven naar het verkrijgen van een Vlaamse erkenning. Het voldoen aan, en het begrijpen van de specifieke eisen voor verschillende werksoorten is zeer belangrijk. We geven inzicht in de diverse criteria en richtlijnen die van toepassing zijn op elke specifieke werksoort. Zo kan je als vereniging specifiek kijken waaraan je moet voldoen voor een erkenning en subsidiëring onder de eigen werksoort. Wil je meer weten over de verschillende werksoorten en -vormen? Via deze link vind je een overzicht van verschillende types.  

Landelijk georganiseerde jeugdverenigingen

Het landelijk georganiseerd jeugdwerk moet aan volgende voorwaarden/bepalingen voldoen: 

1. Jeugdwerk organiseren met deelnemers uit minstens vier provincies.
2. Minstens zes keer één van de volgende modules realiseren: 

Verenigingen voor informatie en participatie

De vereniging heeft als hoofdzakelijke doelstellingen: 

1. De artistieke creativiteit van de jeugd stimuleren 
2. De jeugd de taal van de kunsten leren begrijpen en gebruiken 
3. De vereniging realiseert minstens 6 keer een van de volgende modules (waarvan minstens 3 in de vrije tijd): 

• De vereniging realiseert op jaarbasis minstens 1.250 deelnemersuren cultuureducatieve initiatieven waaraan op vrijwillige basis wordt deelgenomen. 
• De vereniging organiseert minstens 10 initiatieven met minstens 4 deelnemers per initiatief. Als deze module meerdere keren wordt opgenomen, vermeerdert het minimum aantal initiatieven niet.
• De initiatieven duren minstens 2 uur/dag (min. 1u/dag bij kleuters) en ten hoogste 8 uur/dag worden in aanmerking genomen. 
• Een aanbod met dezelfde deelnemers op dezelfde dag en plaats gelden als 1 initiatief. Meerdaagse verblijven of activiteitenreeksen gelden als 1 initiatief. 
• De activiteiten zijn met deelnemers uit minstens 3 provincies. Uit elke provincie worden ten minste samen 175 deelnemersuren gerealiseerd, voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad volstaan 60 deelnemersuren. 
• Het aanbod is gedifferentieerd en wordt gekenmerkt door een pedagogische aanpak die blijkt uit de voorbereiding, het programma, en de voortgangscontrole. 
• Elke begeleider is minstens 16 jaar oud en per 15 deelnemers is minstens 1 begeleider aanwezig. 
• LET OP: als je deze module 3 keer realiseert, moet je deze minstens 1 keer combineren met module 3. (Vanaf 2026)

• De vereniging realiseert op jaarbasis minstens 1.250 deelnemersuren cultuureducatieve initiatieven buiten de vrije tijd. 
• De vereniging organiseert minstens 10 initiatieven met minstens 4 deelnemers per initiatief. Als deze module meerdere keren wordt opgenomen, vermeerdert het minimum aantal initiatieven niet.
• De initiatieven duren minstens 2u/dag (min. 1u/dag bij kleuters) en ten hoogste 8 uur/dag worden in aanmerking genomen. 
• Een aanbod met dezelfde deelnemers op dezelfde dag en plaats gelden als 1 initiatief. Meerdaagse verblijven of activiteitenreeksen gelden als 1 initiatief. 
• De activiteiten zijn met deelnemers uit minstens 3 provincies. Uit elke provincie worden ten minste samen 175 deelnemersuren gerealiseerd, voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad volstaan 60 deelnemersuren. 
• Het aanbod is gedifferentieerd en wordt gekenmerkt door een pedagogische aanpak die blijkt uit de voorbereiding, het programma, en de voortgangscontrole. 
• Elke begeleider is minstens 16 jaar oud en per 25 deelnemers is minstens 1 begeleider aanwezig. 

• De vereniging realiseert op jaarbasis minstens 75 deelnemersuren. 
• De vereniging organiseert op jaarbasis minstens 10 initiatieven met minstens 4 deelnemers per initiatief. Als deze module meerdere keren wordt opgenomen, vermeerdert het minimum aantal initiatieven niet.
• De initiatieven duren minstens 2u/dag en ten hoogste 10 uur/dag worden in aanmerking genomen.
• Een aanbod met dezelfde deelnemers op dezelfde dag en plaats gelden als 1 initiatief. Meerdaagse verblijven of vormingsreeksen gelden als 1 initiatief. Een aanbod met keuzemogelijkheden voor een groep, op dezelfde dag en op dezelfde plaats geldt als 1 initiatief. 
• De vorming kan zowel digitaal als fysiek doorgaan, behalve als de initiatieven betrekking hebben tot kadervorming. 
• De initiatieven hebben een duidelijk vormend karakter voor de betrokken, eventueel toekomstige, jeugdwerkers of cultuureducatieve begeleiders. Ze zijn interactief opgebouwd en verlopen onder pedagogische begeleiding. 
• De activiteiten zijn met deelnemers uit minstens 4 provincies. Uit elke provincie worden ten minste samen 75 vormingsuren gerealiseerd, voor het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad volstaan 60 deelnemersuren. 
• Het aanbod is gedifferentieerd en wordt gekenmerkt door een pedagogische aanpak die blijkt uit de voorbereiding, het programma, en de voortgangscontrole. 
• Elke begeleider is minstens 16 jaar oud en per 15 deelnemers is minstens 1 begeleider aanwezig. 

• De vereniging voert minstens 4 trajecten in de vrije tijd uit, die telkens min. 20 uur duren. 
• De deelnemers doorlopen het volledig traject en zijn tussen de 12-30 jaar. 
• Elk traject leidt via minstens drie contactmomenten met de begeleider tot een artistiek product, gemaakt door de jongeren, met een publiek toonmoment. 
• Stages en opdrachten in het kader van een opleiding zijn uitgesloten. 
• Alleen de trajecten die afgelopen zijn in het jaar waarover wordt gerapporteerd, worden in aanmerking genomen om de voormelde module te behalen. 
• Deze module kan je maximaal 2 keer realiseren.

Geprofessionaliseerde jeugdverenigingen voor kinderen en jongeren met een handicap

Geprofessionaliseerde jeugdverenigingen met kinderen en jongeren in een maatschappelijk kwetsbare positie

Wat na het verkrijgen van erkenning? 

Aan welke vereisten moet de vereniging voldoen tijdens de erkenning?

Er zijn een aantal vereisten waaraan een erkende vereniging zich tijdens de periode van de erkenning dient te voldoen. Deze bestaan uit enkele algemene erkenningsvereisten en specifieke financiële vereisten. 

Jeugdverenigingen vormen een essentieel onderdeel van de maatschappij, waar jongeren niet alleen hun talenten ontwikkelen, maar ook vriendschappen sluiten en belangrijke levenslessen leren. Om deze vitale rol te kunnen blijven vervullen, moeten jeugdverenigingen voldoen aan specifieke erkenningsvereisten gedurende de erkenningsperiode. Deze vereisten dienen als de bouwstenen voor het creëren van veilige, inclusieve en educatieve verenigingen waarin jongeren kunnen gedijen en hoe we rapporteren en onderzoek ondersteunen over het jeugdwerk. 

 De organisatie moet na erkenning: 

 1. Meewerken aan onderzoek, met inbegrip van het verzamelen van data over de werking van de vereniging, dat door of namens de Vlaamse Regering wordt georganiseerd met het oog op het voeren van een Jeugd- en Kinderrechtenbeleid. 
2. Het logo van de Vlaamse Gemeenschap opnemen op alle informatiedragers die betrekking hebben op initiatieven die gesubsidieerd worden in het kader van het decreet. (flyers, sociale media, poster, aankondigingen, op evenementen, …). Dit is deel van de rapportage, bewijsvoering. 
3. Een functionele en een financiële verantwoording van het gebruik van de subsidie indienen. Deze verantwoording moet goedgekeurd zijn door de algemene vergadering van de vereniging. Is er geen algemene vergadering? Laat dan de verantwoording goedkeuren door het bestuur. 

• Een functionele verantwoording bestaat uit een werkingsverslag waarin de vereniging aantoont op welke wijze de activiteit is uitgevoerd waarvoor de subsidie is toegekend. 
• Deze financiële verantwoording bestaat uit een financieel verslag of jaarrekening van de vereniging. Bij het ontvangen van een werkingssubsidie ben je als vereniging ook verplicht een verslag in te dienen van een bedrijfsrevisor, deze is lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of een externe account die geen andere opdrachten vervuld voor de vereniging.
• Meer info over deze verantwoording vind je op de website van het departement CJM per werksoort (onderaan). 

5. Toestaan dat de administratie en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, onderzoeken. 

6. Jaarlijks de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten openbaar maken via fysieke of digitale media.

7. Verenigingen met een werkingssubsidie krijgen minstens één keer tijdens de subsidieperiode een plaatsbezoek (in het 2de jaar van de vijfjarige beleidsperiode). Tijdens het plaatsbezoek wordt de realisatie van de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend, besproken aan de hand van de informatie uit de functionele en financiële verantwoording van de voorgaande jaren. Dit heeft geen 'inspectie', aangezien dit bezoek an sich geen impact heeft op je evaluatie. Indien natuurlijk blijkt uit dit plaatsbezoek dat de realisatie of subsidievereisten niet voldoen aan de overeenkomst, kan er mogelijks wel een (onverwachte) inspectie komen. 

8. Twee jaar voor het einde van de subsidieperiode moet de vereniging een positief eigen vermogen hebben. Indien dit niet het geval is, moet er een duidelijk financieel plan bij de administratie voorgelegd worden dat laat zien hoe het positief eigen vermogen bereikt zal worden. Indien dit niet lukt, kan een stopzetting van de subsidie en erkenning een gevolg zijn. 

Hoe voer ik mijn financieel beleid binnen de termijnen van erkenning/subsidiëring?*

Een doordacht financieel beleid is van essentieel belang voor het succes en de stabiliteit van een jeugdvereniging. Het helpt niet alleen bij het beheren van de financiële middelen, maar zorgt er ook voor dat de vereniging haar missie en doelstellingen kan verwezenlijken op een duurzame en verantwoorde manier. Hieronder worden twee aspecten van het financieel beleid m.b.t. de regelgeving vanuit het decreet toegelicht, namelijk het opbouwen van reserves en de termijnen van uitbetaling van de werkingssubsidies. 

! LET OP: onderstaande informatie geldt enkel wanneer de erkenning/subsidie reeds valt onder het decreet van november 2023. 

Reserves

Een vereniging die op basis van dit decreet een werkingssubsidie ontvangt, kan een reserve aanleggen met eigen inkomsten en subsidies. De vereniging kan jaarlijks maximaal 10% van het toegekende subsidiebedrag van dat jaar reserveren. De reserve kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een sociaal passief aan te leggen. 

Als de vereniging op het einde van de vijfjarige beleidsperiode nog beschikt over een reserve, kan ze die reserve overdragen naar de volgende beleidsperiode op voorwaarde dat, ten opzichte van de bestaande reserve bij het begin van de beleidsperiode, de aangroei niet meer bedraagt dan 20% van de gemiddelde jaarlijkse kosten berekend over de beleidsperiode. De Vlaamse Regering kan een afwijking toestaan van het bepaalde percentage, op voorwaarde dat de vereniging daartoe aan de administratie een gemotiveerd bestedingsplan bezorgt voor de te veel opgebouwde reserve of voor de gehele reserve. Hierbij vermeldt de vereniging welk deel van de reserve wordt gebruikt voor de uitvoering van arbeidsrechtelijke verplichtingen (zoals een sociaal passief) en welk deel voor andere, niet-terugkerende uitgaven. 

Termijnen uitbetaling

Vanaf de nieuwe beleidsperiode:

Intermediaire organisaties, landelijk georganiseerde verenigingen, verenigingen voor informatie en participatie, cultuureducatieve verenigingen, jeugdverenigingen voor kinderen en jongeren met een handicap en verenigingen voor kinderen en jongeren met kwetsbare maatschappelijke positie die een variabele subsidie krijgen boven op de werkingssubsidie krijgen 45% van hun jaarlijkse subsidie als voorschot per semester (2 x per jaar). Het overig saldo wordt gestort uiterlijk 30 september van het jaar volgend op het jaar waarop de voorschotten betrekking hadden. 

*Meer info/duiding over de termijnen en reserves kan je vinden in het besluit.

Hoe evalueert de Vlaamse Regering de vereniging?*

Periodieke evaluatie / inspectie / Plaatsbezoek

Jaarlijks dient de vereniging een verantwoording te doen. Als blijkt uit je verantwoording dat je niet langer voldoet aan de voorwaarden, dan kan er (onaangekondigd) een inspectie langskomen. 

De administratie zal minstens éénmaal per beleidsperiode een periodieke evaluatie uitvoeren, waarbij de administratie kijkt of verenigingen nog steeds voldoen aan: 

• Erkenningsvoorwaarden 
• Subsidievoorwaarden / -vereisten
• De voorwaarden overeengekomen tussen de administratie en de vereniging in de beheersovereenkomst (= contract na onderhandeling beleidsnota) 

Na deze evaluatie zal de administratie een verslag opstellen waarin er een positieve of negatieve evaluatie staat. Wat bij een negatieve evaluatie? Wat kunnen de gevolgen zijn bij een negatieve evaluatie van de Vlaamse administratie? 

Optie 1 Beëindiging: Als er niet voldaan wordt aan bovenstaande voorwaarden en vereisten kan de erkenning en/of de subsidiëring stopgezet worden vanaf het moment van vaststelling (na definitieve besluit). 

Optie 2 vermindering: In volgende gevallen zal een vermindering van de subsidie kunnen plaatsvinden. 

• Als blijkt uit de bewijsstukken van het vorige jaar dat de uitgekeerde voorschotten hoger zijn dan de verantwoorde uitgaven van de vereniging. 
• Als er niet voldaan is aan de voorwaarden van de overeenkomst tussen de administratie en de vereniging voor de variabele subsidie. 
• Als de som van de voorschotten hoger is dan het saldo van de jaarlijkse subsidie. Deze vermindering wordt ingehouden van het nog uit te keren saldo en wordt eventueel daarna nog in mindering gebracht in de nog te betalen subsidie, met een maximum van het totale bedrag van de jaarlijkse subsidie. 

 De administratie zal de vereniging dit schriftelijk meedelen. De vereniging wordt uitgenodigd om eventuele bezwaren bekend te maken aan de administratie. De vereniging krijgt hiervoor 6 weken. Na deze indiening wordt een beslissing genomen en wordt die meegedeeld aan de vereniging. Als de vereniging niet akkoord gaat met de beslissing, kan de vereniging nog beroep indienen bij de Vlaamse Regering. De vereniging krijgt hiervoor 6 weken.* 

 *Op dit moment worden de specifieke procedures en regels nog bepaald. Van zodra de leidraad voor het nieuw jeugddecreet is geschreven, zal onderstaande tekst worden geüpdate/aangevuld.