[anysurfer.logo]

Basiswerk jeugdwerk

Het Basiswerk jeugdwerk brengt zoveel mogelijk basiskennis over het jeugdwerk in Vlaanderen bij elkaar.
Home

Gegevensverwerking

Welke gegevens moet ik als vereniging bijhouden (voor inzage/evaluatie/controle)

Voor welke zaken mag de Vlaamse administratie gegevens opvragen? 

De Vlaamse administratie is verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en -bescherming van persoonsgegevens die nodig zijn bij de uitvoering van het decreet. Zij hebben deze verantwoordelijkheid voor volgende zaken: 

  • Het ontvangen, beoordelen en verwerken van aanvragen tot erkenning en subsidiëring. 
  • Het toezicht op de uitvoering van de activiteiten waarvoor een subsidie of erkenning wordt ontvangen. 
  • De toekenning van kadervormingsattesten. 
  • Het voeren van door het decreet gemandateerd onderzoek. 
  • De ondersteuning van de gesubsidieerde organisaties. 


Welke gegevens moet ik als erkende vereniging verwerken? 
Als Vlaams erkende vereniging binnen het decreet heb je de toestemming om persoonsgegevens te verwerken in het kader van: 
  • het indienen van de erkennings- of subsidieaanvraag 
  • de uitvoering en verantwoording van de taken 
Voor deze verwerking is de vereniging verantwoordelijk 

Van volgende betrokkenen is gegevensverwerking in het kader van het decreet nodig
  • externe experten en kandidaat-experten deskundigen op het gebied van de jeugd of de kinderrechten 
  • contactpersonen, vrijwilligers en verantwoordelijken van de organisaties personeel, medewerkers en aangestelden van de organisaties 
  • personen die vermeld worden in de aanvragen en de bijlagen ervan 
  • personen die deelnemen aan activiteiten die met toepassing van dit decreet worden gesubsidieerd 
  • personen die deelnemen aan onderzoek dat door dit decreet wordt gemandateerd 
  • jeugdwerkers, toekomstige jeugdwerkers, en begeleiders van jeugdwerk-activiteiten 
  • leden en kandidaat-leden van de Vlaamse jeugdraad, lokale jeugdraden en de jeugdraad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie 
  • leden van politieke jongerenverenigingen 
  • leden van jeugdredacties 
  • vertegenwoordigers van lokale besturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie 
  • aanspreekpunten jeugd- en kinderrechtenbeleid 
  • aanspreekpunten integriteit 
  • bedrijfsrevisoren en externe accountants 
Volgende identificatiegegevens moeten verwerkt worden in kader van het decreet: 
    • de naam en voornaam 
    • de geboortedatum 
    • het rijksregisternummer of identificatienummer van de sociale zekerheid 
    • de financiële gegevens 
    • de opleidingsgegevens 
    • de loon- en tewerkstellingsgegevens 
    • de gegevens over professionele output en expertise
    • de mandaten
    • het geslacht 
    • de woonplaats 
    • de competenties   


Wie heeft er toegang tot de verwerkte persoonsgegevens? 

De volgende personen hebben toegang tot de verwerkte persoonsgegevens: 

  • De personeelsleden van de administratie 
  • De personeelsleden en aangestelden van de vereniging 
  • De externe deskundigen en experten 
De gegevens moeten worden verkregen van de personen zelf. Als er toch een gebrek is, kunnen deze gegevens ook via andere betrokkenen verkregen worden. 

Sommige gegevens moeten gedeeld worden met specifieke instanties: 

  • De tewerkstellingsgegevens van betrokkenen met de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. 
  • Het rijksregisternummer en andere persoonsgegevens van de betrokkenen met het Rijksregister van de natuurlijke personen. 
  • Het rijksregisternummer, de identificatiegegevens en opleidingsgegevens van de betrokkenen met het Agentschap voor hoger onderwijs, volwassenenonderwijs, kwalificaties & studietoelagen. Dit in het kader van de toegang tot leer- en ervaringsbewijzendatabank. 
Voor wetenschappelijk of historisch onderzoek, statistische doeleinden, voorbereiding en evaluatie van Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid, mag de administratie of aangewezen onderzoeker persoonsgegevens verwerken. Tijdens het onderzoek deelt de administratie of onderzoeker volgende persoonsgegevens met specifieke instanties: 

  • De tewerkstellingsgegevens van de aanvrager met de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. 
  • Het rijksregisternummer, de identificatiegegevens van de aanvragers met het Rijksregister van de natuurlijke personen. 
  • Het rijksregisternummer, de identificatiegegevens van de aanvragers met het Agentschap voor hoger onderwijs, volwassenenonderwijs, kwalificaties & studietoelagen, in het kader van de toegang tot de leer- en ervaringsbewijzendatabank. 
De gegevens die de administratie verwerkt worden maximaal 10 jaar bewaard. Daarna krijgen deze gegevens een definitieve bestemming. Als de vereniging de verantwoordelijke voor gegevensverwerking is, dan kiest de vereniging de bewaartermijn zelf, met een maximum van 10 jaar


Welke gegevens worden bekendgemaakt? 

De administratie kan de gegevens van begunstigden van een erkenning, een werkingssubsidie of projectsubsidie bekendmaken. Dit bevat de volgende informatie: 

  • De volledige officiële naam en het ondernemingsnummer, voor de begunstigden die zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. 
  • De volledige naam van de vereniging zoals die is ingeschreven of anderszins officieel is erkend, voor de begunstigden die een vereniging van natuurlijke of rechtspersonen zonder eigen rechtspersoonlijkheid zijn. 
  • De postcode van de zetel van begunstigde, of van de plaats waar zij gevestigd is. 
  • De som van de bedragen die elke begunstigde heeft ontvangen als subsidie. 

De administratie kan ook de gegevens van experten in de beoordelingscommissie zetelen, bekendmaken. Dit bevat de volgende informatie: 

  • Naam en voornaam 
  • Postcode van de hoofdverblijfplaats