![[anysurfer.logo]](/img/../img/svg/logo.svg "[anysurfer.logo]"){kind=logo}
In een gesloten werking wordt de ruimte enkel opengesteld voor bepaalde gebruikers. Deze gebruikers kunnen organisaties zijn (jeugdvereniging, sociaal-culturele organisatie, sportvereniging …), of individuen (bijvoorbeeld een atelierwerking voor jonge kunstenaars, repetitieruimtes voor beginnende bands …). Het kan gaan om zowel permanente als occasionele en zelfs eenmalige gebruikers.
In dit geval spreken we over collectief gebruik, en stel je je ruimte open voor iedereen. Dat is bijvoorbeeld het geval in een openbare bibliotheek of een jeugdhuis. De gedeelde ruimte wordt dan een soort publieke ruimte, zoals een plein of een park.
Er bestaan heel wat tussenvormen tussen deze twee grote categorieën. Uiteraard kan je beide vormen ook combineren.
Werk je met een gesloten werking, dan weet je als opensteller op voorhand wie er in je ruimte komt. Dat maakt het mogelijk om afspraken te maken, om eventuele schade te verhalen op de gebruiker,… Je hebt dus meer controle op de gebruikers dan bij een open werking. Een open werking vraagt vaak meer moed, net omdat je die controle voor een stuk zal moeten loslaten.
Op het eerste gezicht is een publiekswerking inclusiever dan een gesloten werking. In de praktijk gebeurt het echter regelmatig dat een open werking slechts een specifiek profiel mensen bereikt (zoals jonge hippe mensen, senioren, intellectuelen, anarchisten …). Ten gevolge van allerlei veelal onzichtbare drempels zijn heel wat publiekswerkingen dus toch niet zo open, en is hun publiek erg homogeen. Om echte openheid of diversiteit te bereiken zal je constant aan die drempels moeten werken.
Net door (ook) te werken met vaste gebruikers kan die homogeniteit doorbroken worden. Door ruimte te delen met een diverse mix van organisaties zorg je namelijk dat ook de leden of deelnemers aan de activiteiten van die organisaties de weg vinden naar de gedeelde ruimte. Belangrijk is dan wel dat er een wisselwerking en uitwisseling ontstaat tussen die verschillende organisaties.
De verhoudingen tussen de verschillende gebruikers van een gedeelde ruimte kunnen sterk verschillen. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen
Probeer steeds een zo evenwichtig mogelijke relatie na te streven, ook bij medegebruik. Zeker bij medegebruikers die frequent of langdurig gebruik maken van de infrastructuur loont dat de moeite. Hoe evenwichtiger de relaties, hoe meer de verschillende gebruikers zich mede-eigenaar (LINK NAAR MEDEEIGENAAR) van de ruimte zullen voelen, en hoe meer verantwoordelijkheid zij zullen opnemen.
Sommige gebruikers passen beter bij elkaar dan andere. Sommige combinaties werken goed, bij andere kan je soms al vooraf voorspellen dat er conflicten zullen ontstaan.
Daarbij wordt vaak verwezen naar verschillen in ‘cultuur’ tussen verschillende gebruikers: een jeugdvereniging is misschien wat nonchalanter en minder netjes dan een school of een kaartersclub, een natuurvereniging en een groep motorcrossers lijken op het eerste gezicht niet de beste vrienden.
Clichés die niet altijd overeenstemmen met de werkelijkheid. Uit de praktijk blijkt dan ook dat niet-evidente combinaties soms wel werken, en dat meer ‘logische’ combinaties toch niet altijd lukken. Algemene regels zijn er dus niet. Veel hangt af van de specifieke situatie.
Een voldoende groot draagvlak bij de verschillende gebruikers om een ruimte met elkaar te delen is dus van groot belang. Het eenzijdig van bovenaf opleggen van gedeeld gebruik is dus geen goed idee. Ook ruimte delen uit pure noodzaak (bijvoorbeeld omwille van financiële redenen) is niet altijd de beste uitgangssituatie.
Gelukkig is draagvlak iets waaraan je kan werken! Een goed participatieproces is daarbij essentieel.
Alvorens haar avontuurlijke speelplaats open te stellen als parkje voor de buurt, voerde basisschool De Toverberg in Gent een intensief participatieproces met leerkrachten, leerlingen, ouders en buurt. De school werd daarbij ondersteund door de jeugddienst van de stad.
Het zijn gekende problemen die echter kunnen opgelost worden mits voldoende ondersteuning. Waarom geen externe poetshulp inschakelen? Of misschien zijn er wel enkele vrijwillige buurtbewoners die een oogje in het zeil willen houden, en ’s avonds willen checken of het gebouw goed is afgesloten? En vraag eens aan de gemeente of zij niet een deel van het beheer kunnen overnemen van de hoofdgebruiker?
Een lokale overheid die echt wil inzetten op gedeeld ruimtegebruik kan hier een groot verschil maken. Enerzijds door gedeelde initiatieven financieel te ondersteunen zodat zij ondersteuning kunnen inschakelen, want die is vaak niet gratis. Anderzijds door zelf een vorm van praktische ondersteuning aan te bieden aan gedeelde ruimte initiatieven. Concrete tips vind je her en der in deze handleiding.
Concurrenten daarentegen zet je misschien beter niet in dezelfde infrastructuur. Twee jeugdbewegingen die een zelfde publiek aantrekken zouden elkaar kunnen gaan beconcurreren als zij een ruimte moeten delen. Concurrenten spreid je dan ook beter over het grondgebied van de gemeente. Maar ook dit is geen gouden regel, er zijn uitzonderingen die het tegendeel bewijzen.
In vele gevallen zal de vraag naar ruimte groter zijn dan het aanbod dat de gedeelde ruimte kan bieden. Dat betekent dat je als aanbieder van ruimte bepaalde aanvragen misschien zal moeten weigeren. Zorg voor duidelijke en eerlijke criteria.
Breng eerst je buurt in kaart
Sommige criteria hanteer je misschien beter niet. Probeer je ruimte bijvoorbeeld niet enkel open te stellen voor gebruikers die op één of andere manier gelinkt zijn aan je organisatie: bevriende organisaties, personeelsleden of vrijwilligers en hun familie, je eigen netwerk.
Stel je als lokale overheid bepaalde ruimtes ter beschikking, stel deze dan niet enkel open voor organisaties die goede connecties hebben met de gemeente of stad. Door ook onbekenden de kans te geven je ruimte te gebruiken geef je ook minder gevestigde initiatieven een kans, en vergroot je tegelijkertijd je eigen netwerk.
Een goede en duidelijke communicatie tussen de verschillende gebruikers, en tussen de gebruikers en de eigenaar of opensteller is van groot belang voor het succes van een gedeelde invulling. Ruimte delen is een vorm van samen leven, en dat gaat nu eenmaal beter als mensen met elkaar in dialoog gaan. Die communicatie kan zowel formeel als informeel zijn.
Formele communicatie zorgt ervoor dat er een systematische dialoog is tussen de verschillende betrokkenen, en dat dit niet afhankelijk is van toevallige contacten of ontmoetingen.
Je kan een gebruikersoverleg organiseren waarin de verschillende gebruikers en vaak ook de eigenaar vertegenwoordigd zijn. Op dit overleg kunnen beslissingen genomen worden over de huisregels, kunnen agenda’s op elkaar worden afgestemd, kunnen eventuele klachten worden besproken,… In de praktijk blijkt het niet altijd gemakkelijk te zijn alle gebruikers te motiveren om aanwezig te zijn op het gebruikersoverleg.
Je kan kiezen voor een regelmatig of structureel gebruikersoverleg (tweemaandelijks, jaarlijks,…), een occasioneel gebruikersoverleg (wanneer er nood aan is, bijvoorbeeld naar aanleiding van geplande verbouwingswerken), of een eenmalig overleg (kennismaking tussen de verschillende partijen).
Wanneer een overkoepelende vzw wordt opgericht voor het beheer van het gedeeld gebruik, zal dit gebruikersoverleg meestal samenvallen met de Raad van Bestuur of Algemene Vergadering van je vzw. Op Slim gedeeld vind je meer informatie.
Werk met formele en duidelijke aanspreekpunten, zowel bij de eigenaar als de verschillende gebruikers, en eventueel ook bij de ondersteunende overheid. Bij eventuele problemen, schade, klachten, of vragen hoef je dan niet te wachten tot het volgende gebruikersoverleg, maar kan je onmiddellijk terecht bij dit aanspreekpunt.
Het aanspreekpunt kan de algemene verantwoordelijke van de organisatie zijn (directeur, coördinator, voorzitter, hoofdleider,…), maar dat hoeft zo niet te zijn. Vaak heeft deze algemene verantwoordelijke het al zo druk, dat hij of zij niet altijd de tijd of ruimte heeft om zich te bekommeren om het gedeeld gebruik (en zeker niet om de praktische beslommeringen ervan).
Die drukke agenda kan zelfs een reden zijn om je ruimte niet te delen. Door te kiezen voor een ander aanspreekpunt – een technisch coördinator, lokaalverantwoordelijke, of infrastructuurbeheerder – kan dit probleem opgelost worden.
Ook de huur- of gebruiksovereenkomst, het huishoudelijk reglement, en informatie die opgehangen wordt in het gebouw (huisregels, gebruiksaanwijzing voor bepaalde toestellen,…) zijn vormen van formele communicatie.
Joris Tiebout, CEO van N.V. Abattoir, zetelt in de Raad van Bestuur van Cultureghem. Op die manier is hij zeer goed op de hoogte van de activiteiten van deze medegebruiker van de marktsite van Abattoir, en is een apart gebruikersoverleg niet nodig.
Informele communicatie tussen de verschillende gebruikers of betrokkenen is misschien wel nog belangrijker dan formele communicatie. Op die manier leren de gebruikers elkaar beter kennen, groeit het wederzijds begrip, ontstaan ideeën voor samenwerking,…
Informele communicatie komt in de eerste plaats spontaan tot stand wanneer gebruikers elkaar tegenkomen op de gedeelde plek. Er zijn verschillende manieren om die spontane contacten te stimuleren:
Ook informele contacten met de lokale overheid zijn waardevol. Als betrokken ambtenaar of schepen kan je af en toe eens binnenspringen op de gedeelde site om een praatje te maken en te polsen of alles goed verloopt. In Gent worden onder meer de wijkregisseurs van de dienst beleidsparticipatie hiervoor ingeschakeld.
‘Goede afspraken maken goede vrienden’, een zegswijze die zeker opgaat voor gedeelde invullingen. Door goede afspraken te maken weet iedereen wat van hem of haar verwacht wordt, en wat hij of zij van de andere partijen en gebruikers kan verwachten.
Bij het maken van afspraken hou je best rekening met volgende aandachtspunten
Je kan afspraken maken over heel uiteenlopende zaken. Je neemt die afspraken best op in een huishoudelijk reglement, of in een overeenkomst tussen de gebruikers of met de eigenaar.
In een contract of overeenkomst zet je best een aantal belangrijke formele afspraken die gelden voor de volledige duur van het gedeeld gebruik
In het huishoudelijk reglement zet je praktische afspraken over de dagelijkse werking
Bij een open werking kan je de afspraken of regels uiteraard niet vastleggen in een contract met de gebruikers. Maar ook in zulke collectief gebruikte ruimtes gelden bepaalde regels die gecommuniceerd moeten worden naar de gebruikers.
In zulke gevallen kan je gebruik van andere strategieën om regels duidelijk te maken
Het is belangrijk om duidelijke, haalbare en afdwingbare afspraken te maken over wat er gebeurt wanneer regels niet worden nageleefd.
Soms kan er heel wat energie gaan naar het handhaven van afspraken: mensen aanspreken op hun gedrag, bemiddelen bij conflicten. Niet alle beheerders zien dit echter als hun taak, hebben hier tijd voor, of voelen zich capabel om dit te doen. Probeer in de mate van het mogelijke te vermijden de politieagent van je eigen project te worden. Daarbij helpt het als de verschillende gebruikers zich mede-eigenaar van de gemaakte afspraken voelen, zodat zij elkaar ook onderling kunnen aanspreken wanneer iemand zich niet aan de afspraken houdt.
Gedeeld gebruik kan niet zonder een goed agendabeheer om de activiteiten van de verschillende gebruikers op elkaar af te stemmen.
Je kan verschillende systemen gebruiken voor het agendabeheer, gaande van zelfsturende tot sterk gecentraliseerde systemen. Hoe meer gecentraliseerd het agendabeheer, hoe kleiner het mede-eigenaarschap van de gebruikers.
Sommige initiatieven werken met een papieren kalender, andere met een digitaal systeem (van eenvoudige gedeelde Google- of Outlook-agenda’s tot zeer complexe systemen).
Het samenleven van verschillende gebruikers op dezelfde site is niet altijd even gemakkelijk. Meermaals ontstaan er conflicten. Die kunnen het gevolg zijn van een gebrek aan afspraken of het niet-naleven ervan, een gebrek aan dialoog tussen gebruikers.
Vaak heeft dit te maken met onevenwichtige verhoudingen tussen verschillende gebruikers: tussen oude gebruikers (de ‘habitués’) en nieuwkomers, tussen beginnende initiatieven en meer traditionele organisaties, maar ook tussen jongeren en volwassenen bijvoorbeeld.
In de bibliotheek in Genk was er aanvankelijk een conflictsituatie tussen jongeren en volwassen gebruikers van de bibliotheek: “We merkten dat, en ook dat er veel irritaties waren tussen groepen. Senioren die neerkeken op de jongeren ‘uit de wijken’.
Genk is een heel multiculturele stad waar op veel plaatsen goed samengeleefd wordt, maar waar we ook zien dat er in de vrijetijdsbesteding heel apart geleefd wordt. Hier komt dat allemaal samen, en ook nog eens verschillende generaties.
Dat maakte dat het op een bepaald moment wel wat explosiever werd en dat er politie moest bijgehaald worden. Constant moest het personeel mensen aanspreken en buitenzetten. Zo konden ze niet meer bezig zijn met het werk waarvoor ze aangenomen waren.” (Houssein Bouharras, Stad Genk)
De reactie op zulke conflicten en onevenwichten tussen diverse groepen gebruikers is vaak dat bepaalde groepen worden uitgesloten en niet meer toegelaten in de ruimte.
In de Genkse stadsbibliotheek koos men echter voor een andere aanpak door het inschakelen van ambassadeurs, jonge vrijwilligers die hun leeftijdsgenoten aanspreken op gedrag dat niet gepast is in een bibliotheek: “Je krijgt hier een heel andere verhouding onderling tussen de groepen.
De diversiteit, de ontmoetingsfunctie die we hier creëren is enkel nog versterkt. Zo zie je andere dingen ontstaan: een jongere die een oudere helpt op de tablet, een oudere die twee jongeren raad geeft bij het schaken. Je ziet opeens mixen ontstaan, waarvoor we het ook doen.
Wij hadden vroeger het idee dat we groepen moesten weghouden of andere mensen binnenkrijgen. Nu doen we het omgekeerde: een nog grotere mix, nog meer nieuwelingen. Elke nieuweling zorgt voor verstoring van de habitués en hun gedragingen.” (Houssein Bouharras, Stad Genk)
Het samenzetten van diverse groepen vraagt echter een goede ondersteuning en beheer, om het evenwicht tussen de verschillende gebruikers te kunnen bewaken. Enkel zo kan je de openheid en diverse samenstelling van gedeelde invullingen garanderen, en vermijden dat ze verglijden tot homogeen samengestelde ruimtes.
De aanwezigheid van een neutrale bemiddelaar kan een oplossing bieden. Vaak wordt deze rol opgenomen door intermediaire organisaties. Het bewaken van de openheid en het bemiddelen tussen groepen behoren dan ook tot de belangrijkste vaardigheden van deze intermediairen. Wanneer kinderen en/of jongeren medegebruikers zijn van een gedeelde ruimte zijn, kunnen ook jeugdwerkers of jeugddiensten een faciliterende rol spelen.
Mede-eigenaarschap van de verschillende gebruikers is een belangrijke succesfactor is bij gedeeld gebruik. Zet hier dan ook bewust op in.
In de tijdelijke invulling Allee du Kaai aan het kanaal in Brussel is het “de bedoeling dat jongeren zelf mee het project maken. Dat is het hele idee van een ‘spontane actiezone’, dat het toegeëigend en mee vormgegeven wordt door de gebruikers. Bijvoorbeeld de repetitieruimte die gebouwd is: dat was een idee van een paar gasten die kwamen boksen en ook iets met muziek wilden doen, en die zochten een repetitieruimte. We hebben hen een hoop stenen en cement gefikst en gezegd: ‘Doe maar.’ Ze zijn er mee aan de slag gegaan en [de repetitieruimte] wordt nu deel van de programmatie.” (Pepijn Kennis, Toestand)
Werken aan mede-eigenaarschap kan door de verschillende gebruikers inspraak te geven in het beheer van de gedeelde ruimte, door afspraken participatief tot stand te laten komen, door een gezamenlijk agendabeheer. Mede-eigenaarschap creëren is echter niet altijd zo eenvoudig. Mede-eigenaarschap impliceert namelijk ook een grotere verantwoordelijkheid van de gebruikers, en niet alle gebruikers staan hier voor open.
Zorg voor een zo groot mogelijk mede-eigenaarschap van de gebruikers in de gedeelde infrastructuren van de gemeente. Trek het beheer niet volledig naar je toe, en zorg voor voldoende inspraak van de gebruikers.