[anysurfer.logo]

Handleiding Ruimte Delen

Ben jij op zoek naar een plek/ruimte voor je werking? Deze handleiding geeft tips mee voor eigenaars en gebruikers van gedeelde ruimte.
Home

Gebruiker

  Op zoek naar ruimte? Waarom dan geen ruimte delen met anderen? Er zijn veel verschillende soorten gebruikers van gedeelde ruimte. Deze verschillende partijen nemen allemaal een specifieke rol op bij het delen van ruimte. Daarbij is overlap mogelijk. Een eigenaar kan tegelijkertijd gebruiker van de ruimte zijn. En een overheid kan ook eigenaar of gebruiker zijn.

Iedereen kan ruimte delen

Iedereen kan het initiatief nemen om ruimte te delen:

  • Burgers, jongeren, initiatieven of verenigingen op zoek naar ruimte: bv. een buurtvereniging die een parkje inricht op een stuk braakliggende grond (Canal Park Bxl)
  • Eigenaars of organisaties die beschikken over een on(der)benutte ruimte en daar iets mee willen doen: bv. een jeugdhuis dat haar infrastructuur herinricht om meer verschillende doelgroepen te bereiken (Multiplek) of een projectontwikkelaar die in afwachting van een vergunning een tijdelijke invulling organiseert op een te ontwikkelen site (Re-Vive)
  • Overheden op zoek naar manieren om de ruimte binnen hun territorium beter te benutten: bv. een jeugddienst die samen met een groep jongeren een tijdelijke jeugdplek inricht in een braakliggend pand (Rebry)
  • Initiatieven of organisaties die het beheren van gedeelde ruimte als kerntaak opnemen: bv. een organisatie die op zoek gaat naar leegstaande gebouwen en deze ter beschikking stelt van jonge kunstenaars (Studio Start)

Een succesvol initiatief vereist een gedreven initiatiefnemerverdeelt de taken en werkt samen tussen de verschillende betrokkenen.

Een succesvol initiatief vereist een gedreven initiatiefnemer

Het succes van gedeelde ruimte initiatieven hangt voor een belangrijk deel af van de initiatiefnemer. Wil je een succesvol gedeeld ruimte-initiatief opstarten? Bouw dan een sterke visie uit over de doelstellingen die je wil bereiken en over de rol die het delen van ruimte daarin kan spelen. Vanuit deze visie kan je ook anderen overtuigen van het nut van ruimte delen. Combineer deze visie met een pragmatische basishouding en een grote actiegerichtheid.

Leg de nadruk op experimenteren en doen, op leren door middel van trial and error, en op het oplossen van problemen als ze zich voordoen. Vertrek vanuit een sterk engagement op, en een nauwe betrokkenheid bij het initiatief. Ongeacht of je vrijwillig of als beroepskracht aan de slag gaat. Stel je fundamenteel open naar de andere gebruikers, en benader hen als echte mede-eigenaars van het initiatief en de ruimte.

Door de combinatie van deze vier kwaliteiten zorg je voor een sterke drive en dynamiek die anderen enthousiasmeert en de dingen doet vooruit gaan.

De taken verdelen

Als je het initiatief wil nemen om ruimte te delen ben je niet verplicht dat volledig op eigen houtje te doen. Integendeel, vaak wordt de organisatie en het beheer van gedeeld gebruik gedeeld tussen meerdere betrokkenen, die elk een deel van de verantwoordelijkheid op zich nemen. Zo kan de eigenaar instaan voor het beheer van de infrastructuur, terwijl de gebruikers zelf onderlinge afspraken maken en regelingen treffen voor het samen gebruiken van de ruimte. (bron: Slimgedeeld.be)

Gesplitst beheer

Dit is van toepassing op gebouwen waarvan sommige ruimtes structureel en exclusief ter beschikking gesteld worden aan bepaalde organisaties, verenigingen of individuen. Hierbij zorgt elke instelling voor het beheer van zijn eigen ruimtes. De verschillende instellingen hebben rechtstreeks contact met de eigenaar van het gebouw. Een voordeel van gesplitst beheer is o.a. de grotere mate van autonomie met betrekking tot het kiezen van eigen leveranciers en dienstverleners. Een nadeel van gesplitst beheer is dat het in verhouding veel tijd kost omdat ieder het zijne regelt. Ook verlies je schaalvoordelen. Het is vaker onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke ruimtes.

Gebundeld beheer

Bij gebundeld beheer wordt het beheer centraal aangestuurd. Enkele mogelijkheden: een zelfstandige beheersorganisatie zorgt voor het beheren van het gebouw. Of er wordt een stuurgroep opgericht die toeziet op het beheer van het gebouw. Of het gebouw wordt beheerd door één hoofdgebruiker. Voordelen van gebundeld beheer zijn dat er één aanspreekpunt is en het kosten- en tijdsefficiënt is. Er is ook duidelijkheid over het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes. Het nadeel van gebundeld beheer is dat er iets minder autonomie is per organisatie. Deze vorm van beheer vereist ook een periodiek overleg, maar dat is sowieso aangewezen.

Uitbesteding

De eigenaar of de gebruikers besteden het totaal beheer uit aan een derde partij, veelal het lokaal bestuur. Het grootste voordeel van uitbesteding is uiteraard tijdsbesparing. Maar er zijn ook wel nadelen. Zo is het duurder indien de uitbesteding gebeurt door een privé-partner en niet door het lokaal bestuur. Gebruikers moeten ook gedeeltelijk de autonomie uit handen geven. Tot slot heeft de ‘facility manager’ soms een vreemde positie tussen gebruikers en eigenaar. Het is soms onduidelijk wie er aanstuurt, tenzij er goede afspraken zijn.

Praktijkvoorbeeld

Het gedeeld gebruik van de stadsscholen in Gent en Antwerpen wordt georganiseerd vanuit de stad, die als tussenpersoon optreedt tussen de scholen en de gebruikers. Overeenkomsten met de gebruikers worden opgesteld door iemand binnen de stad die hiervoor werd aangesteld. Op die manier worden de scholen administratief ontlast.

Samenwerking tussen de verschillende betrokkenen

Verschillende partijen zijn betrokken bij het delen of openstellen van ruimte: eigenaar, gebruiker, overheid, intermediair, en de buurt. De rollen en verantwoordelijkheden die deze verschillende betrokkenen opnemen varieert naargelang de context, en overlapt meermaals. Een goede afstemming en samenwerking tussen de betrokken partijen is dus van groot belang.

Tip voor de gemeente

Samenwerking is niet enkel nodig op projectniveau maar ook op hogere schaal. Heel wat uitdagingen overstijgen namelijk het niveau van een gedeelde ruimte project, maar dienen te worden aangepakt op de schaal van de gemeente of stad (of zelfs op Vlaams of Europees niveau).


Door het vormen van nieuwe coalities – in de eerste plaats op lokaal niveau – tussen verschillende betrokken overheden enerzijds en burgers, organisaties, initiatieven en eigenaars die een pioniersrol opnemen op vlak van het delen van ruimte anderzijds kunnen de krachten gebundeld worden. Zulke nieuwe coalities zijn ongetwijfeld het best geplaatst om een breed gedragen visie en beleidskader te ontwikkelen rond het delen van ruimte, maar bijvoorbeeld ook om belemmerende regelgeving onder de loep te nemen en aan te pakken. 

Hoe zou jij jezelf typeren als gebruiker?

  • Een passieve consument of een actieve mede-eigenaar van de ruimte?
  • Een (formele) organisatie of een individuele persoon?
  • Een occasionele bezoeker of een vaste resident?

Je zal merken dat sommige gebruikers meer betrokken zijn bij het gedeelde gebruik dan andere. Dat varieert soms zelfs binnen één gedeelde ruimte initiatief.

Waarom ruimte delen als gebruiker?

Voor heel wat medegebruikers is gedeeld gebruik geen bewuste keuze. Vaak is gedeeld gebruik iets waar je toevallig op uit komt in je zoektocht naar een geschikte plek, of is het iets dat van bovenaf – bijvoorbeeld door je gemeente – wordt gestimuleerd of zelfs opgelegd. Anderen kiezen bewust voor gedeeld gebruik omdat zij hier een meerwaarde in zien.

Houtbewerker Wietse kiest bewust voor een gedeeld atelier.

“Het leuke is dat wij allemaal samenwerken maar geen concurrenten zijn. Dat is gewoon fijn."

Voor Wietse - een jonge houtbewerker die een atelier in Borgerhout deelt met een aantal andere beginnende schrijnwerkers – was ruimte delen een logische keuze: “Het leuke is dat wij allemaal samenwerken maar geen concurrenten zijn. Dat is gewoon fijn.

Dat je niet alleen thuis zit te werken, maar dat je elkaar wat kan helpen of ervaringen kan uitwisselen. Voor we deze atelier hadden opgestart huurde ik een atelier met een kameraad, maar die was duurder in verhouding tot de ruimte, en wij hadden te weinig plek.

Nu kunnen we de middenruimte gebruiken voor grotere projecten. Voor ons creëert dat kansen omdat we kunnen leren van elkaar, omdat we elkaar kunnen helpen, omdat we samen projecten kunnen aannemen, en dat er eigenlijk nooit een project verloren gaat omdat je geen tijd hebt. Het genereert extra werk, en daardoor zijn er al enkelen onder ons die de overstap naar het statuut van zelfstandige aan het maken zijn.” (Wietse, houtbewerker uit Borgerhout)

Voordelen van gedeeld gebruik voor de gebruiker

  • Door samen een ruimte te delen bespaar je kosten op de huur, het verbruik en het onderhoud. Ook de lasten van het beheer kan je spreiden over de verschillende gebruikers. Het delen van ruimte kan in die zin een manier zijn om als organisatie om te gaan met besparingen.
  • Je komt in contact met andere mensen of organisaties en vergroot je netwerk. Je wisselt ervaringen uit en leert van elkaar.
  • Een ruimte delen leidt tot samenwerking en wederzijdse win-win: je helpt elkaar, je kan elkaars materiaal of resources gebruiken of lenen.
  • Door intensiever gebruik van het gebouw vergroot ook de sociale controle, en worden problemen van overlast of vandalisme aangepakt.
  • Je springt duurzamer en zuiniger om met de ruimte en het milieu.

Tip voor de gemeente

Kies voor een stimulerend en ondersteunend beleid, en ga steeds een open dialoog aan met alle betrokkenen als je gedeeld gebruik wenst op een bepaalde site. Leg gedeeld gebruik niet eenzijdig van bovenaf op. Zorg voor voldoende draagvlak wanneer je wil inzetten op gedeeld gebruik van een bepaalde infrastructuur. Dat draagvlak kan groeien door samen met de betrokken organisaties, de buurt, en andere relevante stakeholders een kwaliteitsvol participatieproces te lopen.