Bij gedeeld gebruik wordt de relatie tussen het gebouw en de functie echter losgelaten, en kan één gebouw gebruikt worden voor een breed gamma aan functies. Dat is heel wat complexer, en onze administratieve kaders zijn hier niet op voorzien.

Onder meer omwille van deze reden worden gedeelde ruimte initiatieven geconfronteerd met vaak lastige administratieve uitdagingen. De bestaande administratieve kaders zullen dus moeten worden herdacht, maar dat vraagt tijd. Op korte termijn kan een goede ondersteuning op maat echter al een deel van de nood lenigen.

Aansprakelijkheid en verzekeringen

Een vaak aangehaalde drempel bij het delen van ruimte heeft te maken met de vraag wie verantwoordelijk of aansprakelijk is als er iets misloopt.

Concreet gaat het om vragen zoals

• Wat als ik mijn ruimte openstel, en er sneuvelt een raam door toedoen van een externe gebruiker. Wie vergoedt dan de schade? En wat als niet duidelijk is wie het raam kapot heeft gedaan?
• Wat als iemand lichamelijke schade oploopt doordat hij/zij door een bankje zakt, van een trapladder valt,…? Ben ik als ruimteaanbieder dan aansprakelijk?
• Of nog ingewikkelder: wat als iemand een tijdelijke constructie in mijn ruimte plaatst (bijvoorbeeld een zelfgemaakt klimrek) ten gevolge waarvan iemand anders zich kwetst? Wie moet dan de schade vergoeden?
  

Hoewel aansprakelijkheid zeer vaak als drempel wordt aangehaald zijn er voldoende voorbeelden die aantonen dat het delen van ruimte perfect mogelijk is zonder grote risico’s te nemen. Laat je dus vooral niet afschrikken, maar gebruik je gezond verstand en sluit de nodige verzekeringen af.

Bovendien lost een goede verzekering niet alles op. Een verzekering betaalt enkel een schadevergoeding uit, maar zorgt niet dat schade vermeden wordt of daadwerkelijk hersteld wordt eens ze zich voordoet.

• Als je als school je speelplaats openstelt buiten de schooluren wil je niet enkel goed verzekerd zijn voor het geval dat één van je leerlingen zich kwetst aan glas dat werd achtergelaten na de schooluren, maar wil je ook en vooral vermijden dat er glas op de speelplaats ligt.
• Als er een raam sneuvelt, moet niet enkel de kost vergoed worden door de verzekering, maar moet ook het raam hersteld worden, en liefst zo snel mogelijk.
  

De praktische beslommeringen die komen kijken bij het vermijden of herstellen van schade zijn vaak een grotere drempel voor gedeeld gebruik dan het aansprakelijkheids- en verzekeringsprobleem. Ook hier bestaan echter slimme oplossingen voor. Meer hierover vind je hier (link toevoegen naar paragraaf over afspraken maken over onderhoud en herstellingen).

Aansprakelijkheid

In juridische termen betekent aansprakelijkheid ‘het gebonden zijn aan de rechtsgevolgen van om het even welke daad, nalatigheid of onvoorzichtigheid’. In gewone mensentaal betekent aansprakelijkheid dat je verantwoordelijk bent voor je daden en dat je de gevolgen ervan moet dragen.

Er zijn twee soorten aansprakelijkheid: de strafrechtelijke en de burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Op Jeugdwerkregels vind je meer informatie.

Strafrechtelijke aansprakelijkheid

Strafrecht gaat over regels die, als ze niet nagevolgd worden, bestraft worden. Een strafrechtelijke fout is dus een fout waarmee je een inbreuk op de wet begaat. Zo ben je strafrechtelijk aansprakelijk als je een misdrijf pleegt.

Dat je schuldig bent aan het niet nakomen van de regel moet bewezen worden: geen straf zonder schuld.

Nuttig om te weten is dat je als organisatie niet strafrechtelijk aansprakelijk bent voor een misdrijf dat wordt gepleegd door een vrijwilliger of lid van de organisatie. Voor strafrechtelijke fouten kan je geen verzekering afsluiten.

Burgerrechtelijke aansprakelijkheid

De burgerrechtelijke aansprakelijkheid regelt de verhoudingen tussen burgers onderling. Volgens de wet ben je burgerrechtelijk aansprakelijk als een derde persoon schade lijdt ten gevolge van een al dan niet opzettelijke fout die je maakte. Er is sprake van een fout wanneer, in een identieke situatie, een normaal voorzichtig en toegewijd persoon niet op die manier zou gehandeld hebben. Een vergissing die eigenlijk iedereen die voldoende voorbereid en afgewogen te werk gaat zou maken, is dus geen fout.

Je wordt dus verwacht te handelen als een goede huisvader. Zo is de eigenaar van een gebouw aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door een instorting van het gebouw, wanneer deze te wijten is aan een verzuim aan onderhoud of door een gebrek in het gebouw. Als er sprake is van een uitbater die het pand huurt van de eigenaar en doorverhuurt of ter beschikking stelt aan anderen, dan is het mogelijk dat die uitbater (ook) aansprakelijk blijkt te zijn, bijvoorbeeld wegens gebrek aan onderhoud.

In dat geval is het nog steeds de eigenaar die de schade zal moeten vergoeden aan het slachtoffer. Dat komt omdat de eigenaar steeds vermoedelijk aansprakelijk is. Alleen zal in het geval dat de uitbater aansprakelijk is, zijn aansprakelijkheidsverzekering een belangrijk deel van de schade moeten terugbetalen aan de verzekeraar van de eigenaar, in het kader van de huuraansprakelijkheid (zie hier voor meer informatie).

In principe ben je alleen aansprakelijk voor de schade die je door je eigen fout aan een ander hebt veroorzaakt. Soms echter kan je ook aansprakelijk gesteld worden voor fouten van anderen. Ouders en begeleiders zijn in principe aansprakelijk voor de schade die kinderen onder hun hoede veroorzaken aan anderen. Ook organisaties kunnen aansprakelijk zijn.

Zo is (sinds 2007) een organisatie aansprakelijk voor de schade die een vrijwilliger van de organisatie berokkent aan een derde bij het verrichten van het vrijwilligerswerk (meer informatie vind je hier). Ben je burgerrechtelijk aansprakelijk, dan zal je een schadevergoeding moeten betalen aan het slachtoffer. In vele gevallen kan je je hier echter tegen indekken via een verzekering.

Verzekeringen

Het verzekeren van een gedeelde ruimte initiatief is niet vanzelfsprekend

• Een eerste moeilijkheid is de grote diversiteit aan activiteiten die doorgaan in gedeelde ruimtes. Verzekeraars willen graag weten over welke (soort) activiteiten het gaat, en dat is in een gedeelde infrastructuur niet altijd mogelijk. Dat resulteert vaak in dure verzekeringspolissen.
  
• Een tweede vraag is wie welke verzekeringen moet afsluiten. Bij gedeeld gebruik zijn er namelijk steeds meerdere partijen betrokken.
• Bij tijdelijk gebruik stelt zich bovendien vaak het probleem van het verzekeren van (activiteiten in) verouderde gebouwen of gebrekkige infrastructuren die niet meer volledig in orde zijn.
• Bij collectief gebruik heb je te maken met heel wat onbekenden in je infrastructuur. Ook dat vereist extra verzekeringswerk.
  

Kortom, het verzekerd krijgen van een gedeeld ruimte initiatief is een ingewikkeld kluwen. Dat heeft als gevolg dat

• Niet alle gedeelde ruimte initiatieven (voldoende) verzekerd zijn. 
• Heel wat gedeelde ruimte initiatieven stranden op het verzekerings- en aansprakelijkheidsvraagstuk, en daardoor uiteindelijk niet van de grond komen.
  

Stappenplan verzekeringen

Enkele aandachtspunten bij het afsluiten van verzekeringen bij gedeeld gebruik

• Het heeft geen zin jezelf dubbel te verzekeren. Ga dus eerst na welke verzekeringen er al werden afgesloten: door je eigen organisatie, door andere partijen binnen het gedeelde ruimte initiatief (bv. door de eigenaar), door de gemeente, door je koepelorganisatie.
• Breng alle risico’s in kaart en maak een kosten-batenanalyse
• Je kan niet alles verzekeren (dat kost namelijk handenvol geld).
• Zorg dat zeker de grote risico’s gedekt zijn (die het voortbestaan van je werking of initiatief in het gedrang kunnen brengen, bv brand,…)
• Vertrek van wat er regelmatig kan fout lopen (dingen die eigen zijn aan je werking of initiatief), niet van wat er ooit misschien eens zou kunnen mislopen (tenzij met betrekking tot risico’s met een grote financiële impact zoals brand,…)
• Maak duidelijke afspraken met de verschillende partijen betrokken bij het gedeelde ruimte initiatief over wie welke verzekeringen moet afsluiten. Neem die afspraken ook op in de overeenkomsten die je met elkaar afsluit. 
• Ga in gesprek met verschillende verzekeringsmakelaars om de meest interessante formule te bedingen. Verzwijg daarbij geen inlichtingen die de beoordeling van het risico kunnen beïnvloeden. Je kunt er de voordelen van een verzekeringscontract mee tenietdoen.
  

Op Jeugdlokalen vind je meer nuttige tips.

Welke verzekeringen sluit je af

Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (eventueel aangevuld met verzekering lichamelijke ongevallen)

Sinds 2007 zijn verenigingen met rechtspersoonlijkheid (vzw’s, publieke rechtspersonen,…) en feitelijke verenigingen die personeel tewerkstellen verplicht een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (voor vrijwilligers) te hebben. Maar ook feitelijke verenigingen die niet verplicht zijn deze verzekering af te sluiten zorgen best voor een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, zeker wanneer zij betrokken zijn bij gedeeld gebruik.

Via deze verzekering ben je als organisatie verzekerd voor de schade die een vrijwilliger of lid van je organisatie berokkent aan een derde bij het verrichten van het vrijwilligerswerk of in het kader van de activiteiten van je organisatie. Het gaat zowel om materiële schade (bijvoorbeeld aan de infrastructuur) als lichamelijk letsel (bijvoorbeeld door een gebrek aan je infrastructuur).

Een standaardpolis burgerlijke aansprakelijkheid zal enkel de normale activiteiten van de organisatie verzekeren. Als een school of jeugdvereniging haar infrastructuur openstelt, zullen daar ook activiteiten doorgaan die niet onder de normale school- of jeugdwerkactiviteiten vallen, en dus niet gedekt worden door de standaard verzekeringspolis van de school of de vereniging.

Daarom sluit bij gedeeld gebruik zowel de organisatie die de ruimte ter beschikking stelt als elke organisatie die medegebruiker is best een eigen verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Je neemt deze verplichting best ook op in de overeenkomst voor het gebruik van de infrastructuur (huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst,…).

Brandverzekering

Brandverzekering gebouw (eventueel aan te vullen met een brandverzekering voor de inboedel om ook de inhoud van het gebouw te verzekeren)

Niet wettelijk verplicht, maar een absolute must. Deze verzekering dekt de schade aan een gebouw ten gevolge van brand (en vaak ook ten gevolge van andere zaken zoals storm of water). Zowel de eigenaar als de gebruikers (huurders,…) kunnen aansprakelijk zijn bij brand, dus het is van groot belang dat zij allen een goede brandverzekering afsluiten. Bij gelijktijdig gedeeld gebruik is het bijvoorbeeld mogelijk dat verschillende gebruikers een aparte brandverzekering afsluiten voor de delen van het gebouw die zij gebruiken.

De eigenaar of verhuurder kan in zijn brandverzekering echter ook een clausule ‘afstand van verhaal’ laten opnemen. Dat betekent dat hij of zij in geval van schade door brand de kosten niet zal doorrekenen aan de huurders of gebruikers. In dat geval moet je als gebruiker dus geen brandverzekering afsluiten. Check als gebruiker zeker of die ‘afstand van verhaal’ ook in het huurcontract en in het verzekeringscontract van de eigenaar of verhuurder staat.

Wanneer je organisatie – occasioneel of regelmatig – lokalen of (gedeelten van) gebouwen ter beschikking stelt van andere organisaties is de clausule ‘afstand van verhaal’ dus heel nuttig. Die clausule verzwaart de premiekosten vaak behoorlijk – het lijkt dan ook terecht om minstens die kosten door te rekenen op je ‘onderhuurders’.

Klein artikel van maken?

Wat meer uitleg bij afstand van verhaal: als de verhuurder afstand van verhaal uitoefent op de huurder, zal de verhuurder zich bij een schadegeval waarvoor de huurder aansprakelijk is, niet tegen hem of haar keren. Met andere woorden: als jij als huurder schade aanricht en er is in het huurcontract ‘afstand van verhaal’ opgenomen, dan word je als huurder niet aansprakelijk gesteld. De verzekering zal de schade vergoeden aan de verhuurder. Om die ‘afstand van verhaal’ op te nemen in het huurcontract zal de verhuurder meestal een extra premie moeten betalen aan zijn of haar makelaar (bij sommige verzekeraars is dat echter niet zo). De verhuurder kiest zelf om dat al dan niet door te rekenen aan de huurder. Opgelet: afstand van verhaal moet vermeld worden in het huurcontract en schriftelijk bevestigd worden door de verzekeraar van de verhuurder. Pas goed op: soms is er sprake van een maximumbedrag in een regeling met afstand van verhaal. Dat houdt in dat bij schade hoger dan die waarvoor afstand van verhaal gedaan werd de huurder toch aansprakelijk gesteld kan worden! Het komt ook voor dat er een vrijstelling (‘franchise’) voorzien is. Dat is het bedrag dat je zelf moet betalen voor de verzekering de rest bijpast. Soms kan dat bedrag zelfs vrij hoog zijn (bijvoorbeeld € 20 000). Je dekt je dan het beste in tegen dat risico. Bron: Brochure Jeugdlokalen en overeenkomsten. De Ambrassade, 2017

Objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing

De objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing is een verplichte verzekering wanneer je als vereniging gebouwen gebruikt (huurt, leaset, in eigendom hebt) die toegankelijk zijn voor leden, medewerkers en/of publiek, of wanneer je activiteiten ontplooit in de publieke ruimte waarbij mogelijk brand- en ontploffingsgevaar is.

Anders dan de gewone brandverzekering dekt deze verzekering de lichamelijke en stoffelijke schade die bezoekers van een publiek toegankelijke plaats oplopen ten gevolge van een brand of ontploffing.

De verzekering moet worden afgesloten door degene die het gebouw exploiteert. Soms, wanneer je bijvoorbeeld een gebouw van de gemeente betrekt, heeft die al zo’n verzekering genomen. Soms legt de huurovereenkomst dit op aan de huurder-organisatie. Het is dus van groot belang dat je nagaat of dit risico voldoende is gedekt door je verzekering of die van een andere partij.

Specifiek voor jeugdwerk geldt in sommige gevallen een vrijstelling: als je als jeugdbeweging je lokaal enkel gebruikt voor de eigen werking, of als je verhuurt aan ander jeugdwerk, is het niet nodig om deze verzekering af te sluiten. Hou je fuiven of een spaghettislag, of verhuur je aan niet-jeugdwerk, dan is die verzekering wel verplicht. Ook jeugdhuizen (groter dan 50 m²) moeten verplicht een objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing afsluiten.

Bij gedeeld gebruik mag je er vanuit gaan dat een objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing nodig is. In principe wordt deze afgesloten door de uitbater van het gebouw.

Andere

• Verzekering van inboedel en materiaal (eventueel aan te vullen met een verzekering tegen diefstal): Bij gedeeld gebruik verzekert elke gebruiker best zelf zijn goederen, materiaal, inboedel, onroerende inrichtingen en verfraaiingswerken aan het gebouw. Het is aan te raden dit te doen bij dezelfde maatschappij die reeds het gebouw verzekert. Dit is de beste manier om polissen op elkaar te laten aansluiten en maakt vaak ook de regeling van schadegevallen makkelijker.
• Arbeidsongevallenverzekering, verplicht als de organisatie personeel in dienst heeft.
• Autoverzekering, verplicht als de organisatie eigenaar is van één of meer auto’s.
• Rechtsbijstandsverzekering
  

Nuttige links

Basisinformatie over verzekeringen vind je op ABCverzekering, een initiatief van Assuralia, de beroepsvereniging van de verzekeringsondernemingen.

Een overzicht van verplichte en nuttige verzekeringen voor verenigingen vind je op Scwitch. Verenigingen kunnen hier eveneens (tegen betaling, maar soms ook gratis) terecht voor ondersteuning op maat.

Organiseer je soms events, check dan zeker Fuifpunt.

Scholen vinden meer informatie over verzekeringen in functie van gedeeld gebruik op Slimgedeeld.

Financiën en subsidies 

Gedeeld gebruik brengt vaak extra kosten met zich mee. De zoektocht naar middelen om die kosten te dekken blijkt voor vele gedeelde ruimte initiatieven niet evident. 

In wat volgt gaan we wat dieper in op de kosten voor gedeeld gebruik, en de mogelijke inkomsten waarop gedeelde ruimte initiatieven beroep kunnen doen.

Kosten

Hoewel het delen van ruimte vaak gepromoot wordt als een vorm van besparing (in de eerste plaats op infrastructuur), brengt het ook heel wat extra kosten met zich mee

• Kosten voor gebruik van het gebouw (huur, energie, water …)
• Kosten voor aanpassingen aan de infrastructuur (compartimentering, elektronisch toegang systeem, brandveilig maken van een oud gebouw, plaatsen van een tijdelijke container …)
• Kosten voor beheer: organisatie van het gedeeld gebruik, communicatie, verzekeringen, onderhoud en netheid (poetsdienst …), personeelskosten (beheer, conciërge …), SABAM en billijke vergoeding
• Belastingen
• Kosten voor slijtage van materiaal door intensiever gebruik
• Kosten voor activiteiten of projecten: gezamenlijke activiteiten van de verschillende gebruikers, bouwdagen
  

Fiscaliteit

Organisaties betrokken bij gedeelde ruimte initiatieven zullen in verschillende gevallen belastingen moeten betalen. Welke belastingen je moet betalen hangt af van de aard van je organisatie of de activiteiten, de omzet die je draait.

Hieronder volgt een overzicht van belastingen die organisaties betrokken bij gedeeld gebruik mogelijk moeten betalen

• BTW: Wanneer je jaarlijkse omzet niet meer € 25 000 bedraagt, wordt je organisatie of onderneming van die belasting vrijgesteld, ongeacht de juridische vorm. Voor meer informatie, zie Scwitch.be.
• Patrimoniumtaks (of taks tot vergoeding der successierechten): Een vzw die roerende en/of onroerende goederen bezit met een waarde hoger dan € 25 000 zal deze moeten aangeven en hierop een patrimoniumtaks moeten betalen.
• Rechtspersonenbelasting of vennootschapsbelasting: vzw’s zijn onderworpen aan een rechtspersonenbelasting, ondernemingen die handels- of nijverheidsactiviteiten uitoefenen moeten vennootschapsbelasting betalen. Inkomsten uit het verhuren van een ruimte zal je als vzw bijvoorbeeld moeten aangeven in de rechtspersonenbelasting.
• Onroerende voorheffing (zie verder)
  

Bij gedeeld ruimtegebruik is het mogelijk dat zowel van belasting vrijgestelde als niet-vrijgestelde activiteiten plaatsvinden in één ruimte. Dat maakt het niet altijd eenvoudig om te bepalen wie welke belastingen moet betalen.

Onroerende voorheffing

Een bijzonder geval is de onroerende voorheffing, een gewestbelasting op het inkomen uit gronden en gebouwen. Sommige gebouwen en gronden zijn hiervan vrijgesteld, bijvoorbeeld erkende bossen, monumenten, gebouwen gebruikt voor onderwijs, openbare erediensten, hospitalen en rusthuizen, en gebouwen gebruikt door erkende jeugdwerkorganisaties, jeugdverblijfcentra, of sportverenigingen. Meer informatie vind je op de website van de Vlaamse Belastingdienst of op Slimgedeeld.

Bij gedeeld gebruik is het echter mogelijk dat ook niet van onroerende voorheffing vrijgestelde activiteiten plaatsvinden in het gebouw. De vrijstelling van onroerende voorheffing komt dan niet in het gedrang zolang

• De gedeelde ruimtes in hoofdzaak bestemd blijven voor de vrijgestelde bestemmingen (of noodzakelijk zijn voor de uitoefening van deze bestemmingen) 
• De inkomsten uit gedeeld gebruik terugvloeien naar de vrijgestelde bestemmingen

Een school kan haar sporthal dus zonder problemen openstellen na de schooluren (en zelfs occasioneel tijdens de lesuren), op voorwaarde dat de inkomsten van de openstelling terugvloeien naar de onderwijsactiviteiten. Van zodra bepaalde delen van het gebouw echter permanent of in hoofdzaak ter beschikking gesteld worden voor niet-vrijgestelde bestemmingen, vervalt de vrijstelling.

Voor een lokaal dat de school niet zelf gebruikt, maar permanent verhuurt aan een commerciële organisatie bijvoorbeeld, zal onroerende voorheffing betaald moeten worden.

Wanneer een gedeelde infrastructuur zowel activiteiten huisvest die vrijgesteld zijn van onroerende voorheffing als activiteiten die niet zijn vrijgesteld kan dit een ingewikkeld administratief kluwen worden, en bijgevolg een drempel voor gedeeld gebruik.

Kosten drukken

Er zijn verschillende mogelijkheden voor gedeelde ruimte initiatieven om de kosten te drukken

• Kosten (voor onderhoud, huur …) en materiaal (tafels en stoelen, spelmateriaal, beamers …) delen met andere gebruikers van het gebouw
• Werken met gratis gekregen (tweedehands) materiaal
  
• Goedkopere vormen van ‘tewerkstelling’: sociale economie, stagiairs, vrijwilligers, samenwerken met het beroepsonderwijs
• Samenwerken met andere organisaties
• Zaken ‘via via’ regelen
• Werken met alternatieve munten om je vrijwilligers te belonen …

Inkomsten

Om je gedeelde ruimte initiatief te bekostigen kan je gebruik maken van heel wat verschillende inkomstenbronnen, waaronder

• Subsidies, andere overheidsmiddelen (zoals intekenen op een projectoproep) en bedrijfsfondsen
• Niet-financiële ondersteuning door de overheid (logistiek, personeel, in natura …)
• Inkomsten uit verhuur of andere vormen van vergoeding voor (mede)gebruik van de ruimte
• Inkomsten uit de organisatie van activiteiten (bijdrage van de deelnemers, horeca-activiteiten …)
• Crowdfunding, schenkingen, sponsoring
  

Uiteraard kan je verschillende inkomstenbronnen met elkaar combineren.

Het pop upparkje Canal Park Bxl werd gefinancierd door een crowdfunding project via het online platform Growfunding.be.

Subsidies

Subsidies zijn misschien wel de belangrijkste inkomstenbron voor gedeelde ruimte initiatieven.

Je kan een beroep doen op

• Gemeentelijke subsidies
• Vlaamse subsidies, of in Brussel subsidies van de VGC of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
• Europese subsidies: Een overzicht vind je via de subsidiewijzer van VLEVA. Specifiek voor de culturele en creatieve sectoren kan je terecht op de Toolbox EU-financiering van het departement CJM.
• Fondsen beheerd door de Koning Boudewijnstichting, CERA, solidariteitsfondsen van bedrijven
  

Algemene subsidies: niet aangepast aan gedeeld ruimtegebruik

De meeste subsidiemechanismen zijn jammer genoeg niet aangepast aan gedeeld ruimtegebruik. Heel wat subsidies – zowel voor infrastructuur als voor werkingsmiddelen – zijn sectoraal georganiseerd. Zo worden Vlaamse infrastructuursubsidies voor jeugd en cultuur uitgereikt door het Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI), voor onderwijs door het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs (AGION), voor zorginfrastructuur (o.a. kinderopvang) door het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA), voor sportinfrastructuur door Sport Vlaanderen.

Hetzelfde geldt voor de structurele subsidiëring van organisaties, met aparte subsidies voor jeugdwerk, sportverenigingen, sociaal-cultureel volwassenenwerk, professionele kunstenorganisaties. Ook op lokaal niveau is dit vaak het geval. Door haar sector overschrijdende karakter past gedeeld ruimtegebruik vaak niet binnen dit strakke subsidiekader. Een gedeelde loods is bijvoorbeeld noch jeugdlokaal, noch cultuurhuis, noch sporthal en tegelijkertijd al die zaken tegelijkertijd.

Dat maakt het niet evident om infrastructuursubsidies aan te vragen. Meestal bevatten deze subsidielijnen bovendien voorwaarden die stipuleren dat het gebouw in hoofdzaak gebruikt moet worden voor het doel waarvoor het gesubsidieerd wordt, en ontraden zij dus het gedeeld gebruik van het gebouw.

Omwille van gelijkaardige redenen is het voor intermediaire organisaties met als core business het delen van ruimte erg moeilijk om structurele werkingssubsidies te krijgen. Er bestaan namelijk geen aparte subsidielijnen voor “plekwerk”.

Als gedeelde ruimte initiatieven toch in aanmerking komen voor bepaalde subsidies, dan gaat het vaak over projectsubsidies of tijdelijke subsidies (bijvoorbeeld subsidies experimenteel jeugdwerk, subsidies in het kader van het stedenfonds ). Zulke projectsubsidies zijn uitermate geschikt om beginnende initiatieven op weg te helpen (al komt de timing van de subsidie niet altijd overeen met de timing van het initiatief).

Het probleem is dat ook gevestigde initiatieven of intermediaire organisaties die een duurzame werking willen opbouwen vaak niet anders kunnen dan terugvallen op tijdelijke projectsubsidies. Hou er ook rekening mee dat het aanvragen en/of verantwoorden van subsidies vaak hoogdrempelig is, veel administratie en rapportering vraagt, en erg arbeidsintensief is.

Al zijn er – vooral voor projecten en op lokaal niveau – voorbeelden die het tegendeel bewijzen.

Specifieke subsidies voor gedeeld gebruik

Er bestaan verschillende goede voorbeelden van subsidies die wel geschikt zijn voor gedeeld gebruik, vooral op gemeentelijk niveau en op vlak van infrastructuursubsidies.

Lokale besturen op zoek naar manieren om gedeeld ruimtegebruik in hun gemeente te stimuleren vinden zeker inspiratie in onderstaande voorbeelden:

• In Gent bestaat er sinds 2014 een subsidie tijdelijke invulling van publieke ruimte en leegstaande gebouwen. Via deze subsidie kunnen initiatieven of organisaties die een leegstaande ruimte of gebouw tijdelijk willen heractiveren hiervoor middelen krijgen. Initiatieven kunnen op eender welk moment een aanvraag indienen.
• De stad Leuven lanceerde in 2017 Groenplaats: een subsidie voor scholen om hun speelplaats om te bouwen tot een groene en uitdagende speelplek. Scholen die hun buitenruimte openstellen buiten de schooluren kunnen voor de realisatie van de groene speelplaats dubbel zoveel subsidies krijgen dan scholen die hun speelplaats niet openstellen. Het subsidiereglement vind je hier.
• Sinds 2016 heeft de stad Genk een nieuw subsidiereglement voor socioculturele infrastructuur. Met dit reglement wenst het stadsbestuur onder meer “het polyvalent gebruik van socioculturele infrastructuur (lokalen bedoeld om meerdere socioculturele verenigingen een onderdak te bieden, lokalen met een open uitstraling breder dan één vereniging,…) sterk aan te moedigen. Dit sluit aan bij de beleidsambitie om socioculturele lokalen optimaler te laten gebruiken en de nood om ontmoeting, kennismaking en uitwisseling tussen groepen Genkenaren te stimuleren. Open, polyvalente infrastructuur speelt een rol van betekenis om deze ambities waar te maken”.
  
• In 2016 schreven de Vlaamse ministers van onderwijs Hilde Crevits en van sport Philippe Muyters een projectoproep uit voor het openstellen van schoolsportinfrastructuur. Deze projectoproep werd inhoudelijk ondersteund door het Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid (ISB). In 2017 volgde een tweede subsidieronde.
  

Subsidie socioculturele infrastructuur Genk

“De omvang van de stedelijke subsidie én het subsidiebedrag kan worden opgetrokken tot maximum 95 % [normaal gezien 50 %] van de kostprijs en max. 160.000,00 EUR (incl. btw) [normaal gezien 80.000,00 EUR] indien de infrastructuur een duidelijke polyvalente functie en uitstraling heeft. Dit betekent dat het gebouw efficiënt en intensief gebruikt wordt door min. vier onafhankelijke verenigingen en dat het gebouw betekenisvol moet zijn voor de bredere buurt”.

Bovendien kan nog een extra subsidiebedrag worden toegekend “voor investeringen die leiden tot een combinatie van functies in het gebouw. Bedoeld wordt een samenwerking tussen verschillende types onafhankelijke verenigingen/disciplines/sectoren die voorheen op verschillende plekken zaten en door de verbouwing lokalen delen, gebouw samen en efficiënter gebruiken”.

Binnen dit subsidiereglement is er ook aandacht voor het intersectorale karakter van gedeelde infrastructuur: “Dit subsidiereglement past in een breder stedelijk beleid waarbij gemeenschapsinfrastructuur intersectoraler en dus efficiënter kan gebruikt worden.

In die zin zullen aanvraagdossiers uit alle sectoren (sport, kinderopvang, jeugd, cultuur) stadsbreed ambtelijk geadviseerd worden waarbij de beleidsaccenten richtinggevend zijn om een prioritering van de aanvraagdossiers op te maken”.

Niet-financiële ondersteuning door de overheid

Subsidies of projectoproepen zijn niet de enige manier waarop de overheid ondersteuning kan bieden aan gedeelde ruimte initiatieven. Het kan ook gaan om

• Logistieke ondersteuning: onderhoud van gedeelde buitenruimtes door de groendienst
• Ondersteuning in natura: gratis ter beschikking stellen van overheidsinfrastructuur, materiaal
• Personeel: vliegende conciërges betaald door de gemeente
• Procesmatige ondersteuning: participatietraject met de buurt opzetten ter voorbereiding van gedeeld ruimtegebruik
  

Inkomsten uit verhuur of openstelling van je infrastructuur

Stel je (een deel van) je gebouw open voor gedeeld gebruik, dan kan je daar al of niet een huurprijs of een vergoeding voor vragen. Daarbij zijn er verschillende mogelijkheden. Die verschillende mogelijkheden kan je ook combineren door verschillende tarieven te vragen naargelang de gebruiker:

• Gratis openstelling of sociaal tarief

Dit is een tarief onder de werkelijke kost van de gedeelde ruimte. Op deze manier hou je gedeeld gebruik betaalbaar voor maatschappelijke initiatieven (jeugd- en sportverenigingen, scholen, welzijnsorganisaties) of niet-professionele hobbyisten (amateurkunstenaars) die een kostendekkend of marktconform tarief niet kunnen betalen. 

Voor de aanbieder van de ruimte is dit uiteraard enkel haalbaar wanneer hij of zij nog over andere inkomsten beschikt (subsidies, fondsen, crowdfunding,…). Het werken met gratis openstelling of een sociaal tarief is echter de enige manier om de openheid van een gedeelde ruimte initiatief voor zoveel mogelijk doelgroepen te garanderen. Hou ook rekening met het feit dat de gebruikers van gedeelde infrastructuur vaak net minder kapitaalkrachtige groepen zijn die niet de middelen hebben voor een eigen infrastructuur.

De tijdelijke invulling Alleedukaai in Brussel werkt met een systeem van vrije bijdrage: iedereen betaalt naargelang zijn of haar mogelijkheden voor het gebruik van de infrastructuur. Organisaties die activiteiten organiseren op Alleedukaai mogen aan hun deelnemers geen vast inschrijvingsgeld vragen, maar zijn eveneens verplicht te werken met het systeem van vrije bijdrage.

Vzw Vonk stelt ateliers ter beschikking aan beginnende kunstenaars in Hasselt en Genk. Vonk haalt haar middelen uit de verhuur van de ateliers, maar daarbij wordt de huurprijs bewust laag gehouden. Dat is mogelijk omdat de vzw haar ruimtes gratis ter beschikking krijgt van de steden.

• Kostendekkend tarief
• Bij een kostendekkend tarief worden alle kosten van het gedeeld gebruik doorgerekend in de vergoeding. Alle kosten van de gebruikte ruimte kunnen daarmee gedekt worden, maar er wordt geen winst gemaakt. 
• Marktconform tarief
• Er wordt een commerciële prijs in rekening gebracht. Dit betekent dat de gehanteerde prijs meer dan kostendekkend is en dat er dus winst gemaakt wordt. Onder meer commerciële leegstandsbeheerders hanteren een marktconform tarief.
  
  Wees je er van bewust dat je door een marktconform tarief te vragen heel wat potentiële medegebruikers zal uitsluiten, en dat de maatschappelijke meerwaarde van je initiatief beperkt zal zijn. Geniet je van een vrijstelling van onroerende voorheffing, dan zal je zeer duidelijk moeten kunnen aantonen dat de gemaakte winst volledig terugvloeit naar de bestemming waarvoor je vrijgesteld bent van onroerende voorheffing, anders loop je het risico je vrijstelling te verliezen.

Financieel beheer

Werken met inkomsten en uitgaven vereist ook een vorm van financieel beheer, zoals het bijhouden van een boekhouding, het opstellen van een begroting, jaarrekening, business plan,… Voor startende organisaties of initiatieven die volledig op vrijwilligers draaien is dat niet evident.

Financiële verdeelsleutels

Wat moet dat kosten? Dat is uiteraard voor alle betrokken partijen een belangrijke vraag. Hoe kan u een billijke kostprijs berekenen? Waarmee kan u zoal rekening houden? Hanteert u één of verschillende tarieven? Hierbij geven we enkele tips en mogelijkheden die we op het terrein vonden.

De berekening van de kostprijs kan op basis van volgende parameters

• Aantal vierkante meters
• Aantal deelnemers
• Aantal uren per week
• Bezetting van ruimten

Andere zaken om rekening mee te houden:

• Gebruik van materiaal
• Slijtage (sport)ruimte 
• Energieverbruik 
• Schoonmaak
• Gemeenschappelijke kosten vooraf te bepalen
• (bron: Slimgedeeld.be)
  

Nuttige links

• Op Scwitch en Jeugdlokalen vind je een overzicht van inkomsten, uitgaven, en tips voor een goed financieel beheer. Scholen kunnen terecht op Slimgedeeld
• Specifiek met betrekking tot jeugdwerk vind je meer informatie over deze verschillende vormen van belasting op Jeugdlokalen of op Formaat
• Een overzicht van mogelijke inkomstenbronnen vind je op Scwitch
• Nuttige overzichten van subsidies vind je onder meer op Scwitch of Jeugdlokalen
  
• Meer informatie over boekhouding (inclusief begroting, jaarrekening) specifiek voor vzw’s, vind je op Scwitch en Jeugdlokalen
• Ook op de website van Formaat, de federatie van de jeugdhuizen in Vlaanderen, vind je heel wat nuttige informatie over financieel beleid, het opstellen van facturen, en het bijhouden van een boekhouding.
• Wil je een business plan opstellen?
  
• Voor grote aanbestedingen val je mogelijk onder de wet op de overheidsopdrachten. Voor aanbestedingen kleiner dan € 30 000 (exclusief btw) moet je hier niet aan voldoen. Toch een grotere aanbesteding? 
  

Contracten en overeenkomsten

Bij gedeeld gebruik van een ruimte wordt best een duidelijke overeenkomst afgesloten tussen de aanbieder van de ruimte (vaak de eigenaar) en de gebruikers. Verschillende overeenkomsten zijn mogelijk naargelang de aard van het gedeeld gebruik. Onafhankelijk van welk contract je afsluit, kies je best voor een schriftelijke overeenkomst. Een mondelinge overeenkomst biedt namelijk heel wat minder zekerheid! Bewaar je overeenkomsten (en andere belangrijke papieren, zoals verzekeringspolissen) steeds goed, en zorg dat ze niet verloren gaan bij een wissel in het bestuur van je organisatie.

Zorg ook steeds voor een evenwichtig contract, met evenredige rechten en plichten voor de verschillende betrokken partijen. Er zijn heel wat voorbeelden – zowel van gedeeld als tijdelijk gebruik – waarbij aan de gebruiker een wurgcontract wordt opgedrongen met onhoudbare voorwaarden, onmogelijke opzegtermijnen … Vraag indien nodig professionele hulp. Je kan bijvoorbeeld bij een notaris terecht voor onpartijdig advies over overeenkomsten. Hij of zij helpt ook bij het voorkomen en/of oplossen van conflicten. Het eerste bezoek bij een notaris is gratis.

Soorten contracten

Hieronder geven we een overzicht van mogelijke overeenkomsten, met enkele aandachtspunten voor gedeeld gebruik.

Behalve onderstaande overeenkomsten wordt er vaak ook een huishoudelijk reglement opgesteld. Het huishoudelijk reglement is een verzameling ‘huisregels’ waaraan de gebruikers zich moeten houden. In de overeenkomst kan je verwijzen naar dit huishoudelijk reglement (en dit ook als bijlage toevoegen), waardoor het deel uitmaakt van de overeenkomst.

Voor meer informatie verwijzen we naar jeugdlokalen.be, en de brochure Jeugdlokalen en overeenkomsten, waar je een gedetailleerde en heldere uitleg vindt over de meeste van deze overeenkomsten. Je vindt hier ook een aantal modelcontracten.

Huurcontracten

Het huurcontract is de standaard overeenkomst om het tijdelijk genot van een bepaald goed tegen betaling te verlenen aan een andere partij. Huren kan zowel voor korte als middellange termijn. Bij gedeeld gebruik in de vrije tijdssfeer zal het bijna steeds gaan om het gemeen huurrecht (daarnaast zijn er nog drie specifieke huurregimes namelijk woninghuur, handelshuur en pacht).

Het gemeen huurrecht is grotendeels aanvullend recht. Dat wil zeggen dat je heel wat aspecten in je huurcontract zelf kan regelen en dat je vrij van het gemeen huurrecht mag afwijken (bij woninghuur, handelshuur of pacht is dat niet zo, daar gelden vaste regels over huur- en opzegtermijnen bijvoorbeeld). Het voordeel van een huurcontract is dat het zowel aan de huurder als de verhuurder de nodige zekerheid biedt.

Zo bepaalt de wet welke rechten en plichten de huurder en de verhuurder hebben, bijvoorbeeld met betrekking tot herstellingen en onderhoud, toegang tot het gebouw, verzekeringen,… en mag de verhuurder de huurprijs niet zo maar wijzigen.

Een huurovereenkomst moet zeker de volgende elementen bevatten:

• Plaats en datum van ondertekening
• Naam en adres van de partijen (en hun vertegenwoordigers – let wel: zij moeten gemachtigd zijn om je organisatie te vertegenwoordigen)
• Voorwerp van de huurovereenkomst: de beschrijving van de gebouwen, lokalen, weides, enzovoort die inbegrepen zijn in de huur (eventueel ook de inboedel), en hun bestemming Huurtermijn en aanvangsdatum van de huurperiode
• Opzeg- en verlengingsvoorwaarden
• Prijs, termijn en manier van betalen
• Bijzondere afspraken
• Verzekeringen
  

Onderhoud en herstellingen

Met betrekking tot onderhoud en herstellingen hebben zowel verhuurder als huurder een aantal rechten en plichten. Met betrekking tot onderhoud en herstellingen hebben zowel verhuurder als huurder een aantal rechten en plichten.

• De verhuurder moet grote herstellingen of herstellingen ten gevolge van ouderdom of normale slijtage voor zijn of haar rekening laten uitvoeren. Het gaat ook om herstellingen die de stabiliteit van het onroerend goed in gevaar brengen.

Dat is bijvoorbeeld:

• Herstellingen aan het dak, aanbrengen van nieuwe dakgoten
• De gevel schoonmaken
• Noodzakelijke herstellingen aan vloeren, muren, trappen laten uitvoeren
• Onderhoud van het afwateringssysteem
• Werken die betrekking hebben op de stabiliteit van het gebouw

Ook huurherstellingen die nodig werden door overmacht of door toedoen van een derde (bijvoorbeeld beschadiging aan je lokaal ten gevolge van vandalisme) moeten door de verhuurder uitgevoerd worden, tenzij anders opgenomen in de overeenkomst.

De huurder heeft daarbij de plicht de verhuurder op de hoogte te brengen van gebreken aan de ruimte, en de verhuurder te vragen de werken uit te voeren. Of het gaat om dringende of niet-dringende herstellingen is niet belangrijk.

• Als huurder ben je verondersteld de ruimte als een 'goede huisvader' in orde te houden. Dat wil zeggen dat je het gehuurde goed niet laat verkrotten, zorgt voor verwarming en verluchting in het gebouw, erover waakt dat er geen te grote beschadigingen aangericht worden, enzovoort.
  

Als huurder moet je ook kleine herstellingswerken doen of laten uitvoeren om het gebouw in orde te houden. Je moet het goed immers in de oorspronkelijke staat teruggeven bij het einde van de overeenkomst. Ook werken die door je eigen fout (of door iemand van je vereniging) noodzakelijk zijn geworden, moet je zelf (laten) uitvoeren. Als huurder moet je de verhuurder tijdig op de hoogte brengen als je zoiets doet.

De huurder moet onder meer de herstelling uitvoeren van:

• Haarden en schoorstenen
• Glasbreuk
• Enkele tegels
• Muurbepleistering tot één meter hoog 
• Sloten en hengsels 
• Deuren en vensterramen

• Als huurder mag je ook kleine inwendige verbeteringswerken verrichten, bijvoorbeeld schilderen en behangen. Hetzelfde geldt voor verbeteringswerken bedoeld om het lokaal geschikt te maken voor de bestemming, zoals de installatie van centrale verwarming of scheidingswanden. Ook mag je nieuwe constructies optrekken, op voorwaarde dat die de vorm en de structuur van het gebouw niet wijzigen.
  

Om zeker te zijn welke werken je mag uitvoeren, laat je die het beste in de huurovereenkomst beschrijven. De wet voorziet voor dat thema immers geen regels. Staan ze er niet in, vraag dan voor de uitvoering van de werken de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de verhuurder.

Die schriftelijke toestemming is ook belangrijk bij het beëindigen van het contract. Het is namelijk zo dat de verhuurder kan eisen dat gedane werkzaamheden weer ongedaan worden gemaakt als je die werken als huurder niet mocht uitvoeren.

Beëindiging van het huurcontract

Een huurovereenkomst voor onbepaalde duur (en een mondelinge huurovereenkomst) wordt geacht aangegaan te zijn per maand. De opzegtermijn bedraagt hier zowel voor huurder als verhuurder één maand. In de huurovereenkomst kunnen andere (duidelijke) afspraken over de opzegtermijn opgenomen worden: andere termijnen, verschillende termijnen voor huurder en verhuurder, eventueel met schadevergoedingen bij niet-naleving van de afspraken.

Een schriftelijke overeenkomst van bepaalde duur eindigt wanneer de bepaalde tijd verstreken is, zonder dat er een opzegging nodig is, tenzij die uitdrukkelijk in de overeenkomst voorzien werd. Een vervroegde opzegging – zelfs voor eigen gebruik – is hier niet mogelijk, tenzij het anders wordt bepaald in de overeenkomst. Blijft de huurder na beëindiging van de contractuele duur toch het goed gebruiken, zonder verzet van de verhuurder, dan is er stilzwijgende verlenging van huur tegen dezelfde voorwaarden (ook qua duur) als in de oorspronkelijke huurovereenkomst.

Ook wat dat betreft zijn de partijen vrij om contractueel iets anders overeen te komen. Een huurovereenkomst kan op verschillende manieren beëindigd worden. Dat kan heel normaal gebeuren omdat er in het contract een termijn werd aangeven (contract van bepaalde duur).

De overeenkomst kan ook beëindigd worden als huurder of verhuurder de overeenkomst willen opzeggen (contract van onbepaalde duur of bepaalde duur als dat werd opgenomen in de overeenkomst). Andere redenen voor beëindiging zijn dat een van beide partijen in gebreke blijft, brand, verkoop (als het contract niet werd geregistreerd), overmacht, enzovoort.

Gebruiksovereenkomst of bruikleenovereenkomst

In een gebruiksovereenkomst leggen eigenaar en gebruiker vast aan welke voorwaarden de gebruiker moet voldoen om kosteloos gebruik te kunnen maken van een pand. Dat soort overeenkomst wordt ook wel bruikleen genoemd. De uitlener van het pand blijft namelijk wel nog altijd de eigenaar, ook tijdens de gebruiksovereenkomst. Het grote voordeel van deze overeenkomst is dat ze gratis is. Een groot nadeel is dan weer dat die overeenkomst niet dezelfde rechten van de gebruiker en plichten van de eigenaar biedt die bijvoorbeeld een huurcontract wel duidelijk heeft.

Gebruiksovereenkomsten worden vaak gebruikt bij gedeeld gebruik, bijvoorbeeld wanneer een organisatie een bepaalde ruimte wekelijks mag gebruiken op een vaste avond, of eenmalig voor een dag of gedurende een vakantieperiode.

Bij een gebruiksovereenkomst mag de gebruiker de infrastructuur voor een bepaalde termijn gratis gebruiken. In een gebruiksovereenkomst is het dus niet mogelijk om een huurprijs te vragen. Wel kan de eigenaar een gebruiksvergoeding of retributie vragen, waarbinnen onder meer kosten voor energie en water verrekend zijn. De gebruiksovereenkomst legt maar minimale voorwaarden op. Het is eerder een beschrijving van enkele regels en richtlijnen die je moet volgen bij het gebruik van het onroerend goed. In die zin staan in een gebruiksovereenkomst vaak bepalingen die je zou verwachten in een huishoudelijk reglement. Bij een gebruiksovereenkomst is de eigenaar verplicht alle kosten op zich te nemen die noodzakelijk zijn voor het behoud van het pand. Het gaat vooral om uitgaven die gemaakt moeten worden omdat het pand anders niet gebruikt kan worden voor de bestemming ervan.

Kosten voor water- en energieverbruik mogen echter wel aangerekend worden aan de gebruiker. Van de gebruiker wordt verwacht dat die zich zal gedragen als ‘goede huisvader’. Als de gebruiker door eigen schade de waarde van het pand doet verminderen, dan zal hij of zij daarvoor moeten opdraaien. Je kan zowel een gebruiksovereenkomst van bepaalde duur afsluiten als voor een onbepaalde termijn. In het eerste geval moet je rekening houden met de opzegtermijn als je de overeenkomst wil opzeggen, in het tweede geval kan je de overeenkomst gelijk wanneer opzeggen.

Verder kan een gebruiksovereenkomst verlengd worden, tenzij hier andere afspraken over gemaakt zijn bij de opmaak ervan. Op Slimgedeeld vind je een lijst met items die je kan opnemen in een gebruiksovereenkomst. Je vindt er ook een aantal voorbeeldcontracten. Meer informatie vind je op Jeugdlokalen.

Bezetting ter bede

Een bezetting ter bede mag enkel worden afgesloten om een tijdelijke situatie te overbruggen, zoals:

• Een verwachte onteigening
• De toekomstige realisatie van een bouwproject
• De verwachte toekomstige regeling van een nalatenschap
• De verwachte beëindiging van een proces 
• De intentie van de eigenaar om het goed te verkopen
• De bedoeling van de eigenaar om het goed persoonlijk te gebruiken in afwachting van het vinden van een nieuwe bestemming van het gebouw
  

Kenmerkend aan deze tijdelijke situaties is dat de eigenaar plots en snel (vaak onverwacht) weer zal willen beschikken over het goed. Deze tijdelijke situatie mag echter niet te lang duren volgens de rechtspraak. Het is daarbij van belang in het contract duidelijk te vermelden welke tijdelijke situatie de aanleiding was voor de bezetting ter bede. Er moet met andere woorden een reden zijn waarom er slechts een precair gebruik wordt toegestaan.

Bij een bezetting ter bede is het dus mogelijk om te werken zonder opzegtermijn, waarbij het contract ten allen tijde en onmiddellijk kan worden opgezegd door de verschillende partijen. Dat biedt uiteraard erg weinig rechtszekerheid aan de gebruiker (en de eigenaar). Daarom is het aan te raden – in de mate van het mogelijke – toch een opzegtermijn op te nemen in een bezettingsovereenkomst.

Een bezettingsovereenkomst mag zeker niet gebruikt worden om de dwingende wettelijke regels inzake pacht-, handels- en woninghuur te ontwijken.

In een bezettingscontract kunnen onder meer volgende zaken geregeld worden:

• Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst
• De prijs
• De duur van de overeenkomst
• Indexeringsclausule
• Regeling van de waarborg
• Plaatsbeschrijving
• Regeling met betrekking tot de belastingen
• Bepalingen omtrent onderhoud en herstellingen
• De kosten en lasten
• Regeling van de verzekeringen
• Bepalingen omtrent de veranderingen aan het pand
• Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
  

 Een voorbeeldcontract voor een bezettingsovereenkomst bij het gedeeld gebruiken van een kerkgebouw in afwachting van een herbestemming vind je bij het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur.

Aandachtspunten bij overeenkomsten in het kader van gedeeld gebruik

Overeenkomsten met meerdere partijen

Eigen aan gedeeld gebruik is dat er steeds meerdere betrokken partijen zijn. Dat maakt het afsluiten van overeenkomsten soms wat complexer. Daarbij zijn er verschillende mogelijkheden:

• Wanneer de verschillende medegebruikers elk een ander deel van het gebouw gebruiken of wanneer zij het gebouw op verschillende tijdstippen gebruiken, wordt best een afzonderlijk contract afgesloten tussen de eigenaar en elk van de medegebruikers apart.
• Een andere mogelijkheid is dat één van de gebruikers als hoofdhuurder optreedt, en aan de andere medegebruikers onderverhuurt (of andere vormen van het doorgeven van het gebruiksgenot van de ruimte wanneer het niet om huur gaat).
• Enkel wanneer verschillende gebruikers gezamenlijk gebruik maken van een gedeelde ruimte, sluit je best één contract af met alle gebruikers samen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een gedeeld atelier. Ook wanneer je samen een gebouw koopt zal je één gezamenlijke overeenkomst afsluiten. Voorbeeldcontracten in geval van meerdere huurders of gebruikers vind je op Jeugdlokalen.be.
  

Maak steeds duidelijke afspraken over de rechten en plichten van de verschillende partijen:

• Wie sluit welke verzekeringen af
• Wie staat in voor onderhoud en herstellingen
• Wie draait op voor welke kosten

Wanneer je een ruimte huurt, in bruikleen neemt,… met de bedoeling deze open te stellen voor een breed publiek vermeld je dit best expliciet in de overeenkomst met de eigenaar zodat hier geen conflicten over ontstaan. Zorg in dit geval zeker ook voor de juiste verzekeringen.

Onderverhuring

Bij gedeeld gebruik is er al eens sprake van onderverhuring of huuroverdracht (of andere vormen van het doorgeven van het gebruiksgenot van de ruimte wanneer het niet om huur gaat), bijvoorbeeld wanneer een intermediaire organisatie de ruimte huurt en ter beschikking stelt aan andere organisaties of personen. In dat geval moeten er zowel contracten afgesloten worden tussen de eigenaar en de intermediaire organisatie en tussen de intermediair en de uiteindelijke gebruikers.

• Onderverhuring betekent dat je (een deel van) het gebouw verder verhuurt aan iemand anders. Onderverhuren kan, maar natuurlijk niet langer dan de duur van je eigen huurcontract. Opgepast: hierbij draag je als hoofdhuurder wel nog altijd alle rechten en plichten en kan je ook nog altijd door de verhuurder aangesproken worden. Enige voorzichtigheid is dus aangewezen. Zorg in dit geval steeds voor goede overeenkomsten met de onderhuurders.
• Huuroverdracht wil zeggen dat je je huurcontract overdraagt aan iemand anders. De overnemer wordt de rechtstreekse huurder en het contract loopt gewoon verder volgens dezelfde voorwaarden en modaliteiten.
  

Ben je dit van plan, zorg dan zeker dat onderverhuring en huuroverdracht (of andere vormen van het doorgeven van het gebruiksgenot van de ruimte wanneer het niet om huur gaat) expliciet toegelaten worden in de overeenkomst tussen de eigenaar en de intermediaire organisatie.

Beëindiging van het contract en opzegtermijn

Zeker bij tijdelijk gebruik is vaak vooraf niet duidelijk hoe lang de gebruiker de ruimte zal kunnen gebruiken. De duur van het tijdelijk gebruik wordt namelijk bepaald door externe factoren zoals het bekomen van de nodige vergunningen voor een definitieve bestemming, het afronden van een erfeniskwestie of een juridische procedure. Dat maakt het moeilijk of onmogelijk om een duidelijke duur of termijn op te nemen in de overeenkomst.

Voor de gebruikers is deze onduidelijke termijn waarbinnen zij de infrastructuur mogen gebruiken een belangrijke bron van onzekerheid, die het erg moeilijk maakt om verder dan op korte termijn te plannen. Probeer daarom in de mate van het mogelijke toch een termijn op te nemen in de overeenkomst waarbinnen de gebruiker of huurder zeker is van het gebruik van het gebouw. Zorg ook dat de opzegtermijn niet onmogelijk kort is, zodat de gebruikers voldoende tijd hebben om een alternatieve locatie te zoeken.

Een goede communicatie tussen de eigenaar en de gebruikers van de infrastructuur is daarbij van groot belang. Hou als eigenaar de gebruikers regelmatig op de hoogte van de evolutie van de processen en procedures die een invloed hebben op de duur van het gebruik, en pas de overeenkomst aan indien plots blijkt dat het allemaal wat langer zal duren dan aanvankelijk werd voorzien.

Plaatsbeschrijving

Het is sterk aan te raden om bij aanvang van de overeenkomst met de verschillende partijen samen een algemene en tegensprekelijke plaatsbeschrijving op te nemen in de overeenkomst. Die kan je dan vergelijken met een plaatsbeschrijving die op het einde van de overeenkomst opgemaakt wordt. Op die manier worden eventuele gebreken en/of beschadigingen geen bron van twisten. Als er in het begin geen plaatsbeschrijving gemaakt is, dan moet ervan uitgegaan worden dat de infrastructuur teruggegeven werd zoals je deze ontvangen hebt.

Gedeelde ruimtes bestaan uit meerdere delen en laten verschillende groepen tegelijkertijd toe. Beschrijf duidelijk welke delen gebruikt worden door de gebruiker met wie de overeenkomst wordt afgesloten en welke niet. Beschrijf ook de plaatsen voor gemeenschappelijk gebruik (toiletten, traphallen,…) als dusdanig. Voeg ook de buitenruimtes (speelterreinen, kampweiden,…) toe aan de plaatsbeschrijving (op voorwaarde dat de uitbater ook eigenaar is van die terreinen), en beschrijf wie deze mag gebruiken. Verder is het zinvol om de inboedel (tafels, stoelen, muziekinstallatie, enz.) te beschrijven als die ook wordt gebruikt.

Verzekeringen

Maak in je overeenkomst duidelijke afspraken over wie welke verzekeringen afsluit. Een interessante formule bij gedeeld gebruik is de clausule ‘afstand van verhaal’ waarbij de eigenaar in zijn of haar brandverzekering vastlegt dat bij schade door brand de kosten niet verhaald zullen worden op de gebruikers.

Hoofdfunctie en bestemming van het gebouw of perceel

Of je nu een ruimte huurt, in bruikleen neemt, of koopt: hou rekening met de vastgelegde hoofdfunctie en bestemming van het gebouw of perceel. Er zijn heel wat mogelijkheden: wonen, detailhandel, industrie, verblijfsrecreatie, enzovoort.

Je mag immers niet zomaar om het even waar eender welke activiteit uitvoeren. Het is erg belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent voor je een overeenkomst voor het onderkomen voor je organisatie tekent. Vraag na wat de mogelijkheden zijn in je gemeente.

Het wijzigen van de hoofdfunctie en zeker van de bestemming van een gebouw of perceel is geen eenvoudige procedure, en vereist steeds de voorafgaandelijke toestemming van de eigenaar.

Onderhoud en herstellingen

Maak duidelijke afspraken over wie welke onderhoudstaken en herstellingen op zich neemt. Je kan daarbij het gemeen huurrecht als model nemen bijvoorbeeld.

Vergunningen

Stedenbouwkundige handelingen

Bij heel wat ruimtelijke ingrepen zal je een omgevingsvergunning nodig hebben, zoals bij:

• Het bouwen, verbouwen, herbouwen of afbreken van gebouwen
• Het aanbrengen van verhardingen
• Het gebruiken, aanleggen of inrichten van een grond voor het parkeren van voertuigen of opslaan van materialen, afval
• Het plaatsen van lichtreclames en reclameborden
• Het vellen van bomen of het rooien van bos het aanbrengen van grote wijzigingen aan het reliëf van de bodem het plaatsen van woonwagens, kampeerauto’s
  

Ook als de ruimtelijke ingreep tijdelijk is (bijvoorbeeld bij een tijdelijke invulling), zal je meestal een omgevingsvergunning nodig hebben. Voor het plaatsen van tijdelijke constructies voor een periode van maximum vier keer dertig dagen per jaar is vaak echter geen omgevingsvergunning nodig. In verschillende gevallen volstaat het om een melding te doen bij de gemeente, en moet je geen omgevingsvergunning aanvragen. Contacteer hiervoor de dienst omgeving van je gemeente.

Milieubelastende of hinderlijke activiteiten 

Als je milieubelastende of hinderlijke activiteiten wil uitoefenen zal je een omgevingsvergunning nodig hebben (vroeger milieuvergunning). Het gaat om zogenaamde ingedeelde inrichtingen of activiteiten uit de VLAREM wetgeving (Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning). Bij gedeeld gebruik zal het voornamelijk gaan over geluidshinder ten gevolge van muziekactiviteiten.

Maar ook als je werkt met schadelijke stoffen, in een atelier bijvoorbeeld, heb je mogelijks een omgevingsvergunning nodig. Gebouwen waar regelmatig luidruchtige muziekactiviteiten doorgaan (fuifzalen, jeugdhuizen, cafés) moeten hiervoor een omgevingsvergunning aanvragen bij de gemeente om een ingedeelde inrichting VLAREM klasse 2 te worden (voor muziekactiviteiten luider dan 95 dB(A) LAeq,15min), of een eenmalige melding doen bij de gemeente om een ingedeelde inrichting VLAREM klasse 3 te worden (voor muziekactiviteiten met een maximumvolume tussen 85 dB(A) LAeq, 15min en 95 dB(A) LAeq, 15min).

Ook in gebouwen die geen ingedeelde inrichting zijn mogen sporadisch luide muziekactiviteiten georganiseerd worden (luider dan 85 dB(A) LAeq, 15min). Daarvoor kan tot 12 keer per jaar (en maximum twee keer in dezelfde maand) een uitzondering aangevraagd worden bij het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente.

Op Fuifpunt.be kan je terecht voor meer informatie over welke vergunningen je nodig hebt voor luidruchtige muziekactiviteiten.

Meer weten over geluidsnormen? Kijk dan zeker op de website van Formaat.

Tijdelijke inrichting of evenement in de publieke ruimte

In heel wat gemeenten moet je een vergunning aanvragen als je een evenement wil organiseren in de publieke ruimte of op publiek toegankelijke plaatsen. In sommige gevallen volstaat het om hiervan een melding te doen. Ook wanneer je een tijdelijke constructie (tent, podium, tijdelijk skateparcours, stelling, kunstwerk,…) wil plaatsen in de publieke ruimte zal je hiervoor vaak toestemming moeten vragen aan de gemeente. Voor meer informatie contacteer je best je stad of gemeente.

Drankvergunning

Voor het schenken van bieren, wijnen, mousserende en andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini heb je geen drankvergunning nodig.

Voor het schenken van sterke drank is het de gemeente die beslist of en onder welke vorm ze een vergunning aflevert.

Eetwarenvergunning

Organiseer je regelmatig activiteiten waarbij voedsel geproduceerd of verkocht wordt (volkskeuken,…), dan is het mogelijk dat je een vergunning of toelating nodig hebt van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), of dat je dit moet registreren bij het FAVV.

Beschik je over een inrichting die geregistreerd moet zijn bij het FAVV of waarvoor je een vergunning of toelating nodig hebt (bv. een grootkeuken in een school), en wil je deze ter beschikking stellen van anderen, dan moeten deze in principe ook een vergunning of erkenning hebben of geregistreerd zijn.

In sommige gevallen heb je geen vergunning of toelating nodig, en moet je ook niets registreren. Het gaat onder meer om deze uitzonderingen:

• Vzw’s die niet meer dan vijf activiteiten (maximum 10 dagen per jaar) organiseren, waarop zij voedsel vervaardigen en/of te koop aanbieden. Meer informatie vind je hier.
• De organisatie van activiteiten zoals een concert, markt, braderij,… waar voedingswaren te koop worden aangeboden. De individuele standhouders of verkopers daarentegen zijn al naargelang het geval wel onderworpen aan een erkenning of toelating.
• Kook–workshops waar de deelnemers de maaltijden zelf consumeren vallen onder de privésfeer en hiervoor dient men dus geen registratie bij het FAVV aan te vragen.
• Begeleiders van jeugdbewegingen op kamp of speelpleinwerkingen.
  

SABAM en Billijke Vergoeding

Wil je muziek, een film afspelen in je gedeelde ruimte, dan moet je mogelijk de auteurs en uitvoerders vergoeden. Dat is zeker het geval wanneer de ruimte toegankelijk is voor het publiek. Je moet dan zowel SABAM als de Billijke Vergoeding betalen. Enkel gratis activiteiten in familiekring zijn vrijgesteld.

SABAM

SABAM is de Belgische vereniging van auteurs, componisten en uitvoerders. SABAM int auteursrechten en speelt die door naar de auteurs en componisten van muziek, films, teksten, theaterstukken, kunstwerken,... Je kan ofwel auteursrechten betalen telkens je een evenement voor een publiek organiseert, ofwel een contract afsluiten met SABAM voor dagelijks gebruik.

Het SABAM tarief is niet overdraagbaar. Als je een contract hebt met SABAM en je verhuurt je ruimte, dan zal de gebruiker zelf nog SABAM moeten betalen (tenzij het evenement of de activiteit van de gebruiker onder jouw naam georganiseerd wordt en dus onder jouw werking valt).

Billijke Vergoeding

De Billijke Vergoeding is een compensatie voor uitvoerders en producenten. Billijke Vergoeding moet je betalen wanneer je muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn. Voor live muziek of live voorstellingen moet je geen Billijke Vergoeding betalen. Ook bij de Billijke Vergoeding kan je betalen voor individuele evenementen, of je kan kiezen om een jaartarief te betalen.

Het jaartarief Billijke Vergoeding is gebonden aan een locatie. Zolang dit jaartarief dekt wat er die avond gebeurt, mag elke gebruiker of huurder van de locatie er beroep op doen. Maak je zelf gebruik van een externe locatie, ga dan bij de uitbater na of de Billijke Vergoeding al betaald is. Of je kan zoeken op IkGebruikMuziek.

Intern organisatiebeheer

Hoe organiseer je jezelf als gedeelde ruimte initiatief? Richt je een vzw op of niet? Waar moet je op letten als je werkt met vrijwilligers? Zeker voor startende initiatieven is het niet altijd gemakkelijk om een goed intern organisatiebeheer te voeren. We zetten je graag op weg op vlak van: 

• Organisatiestructuur: feitelijke vereniging of vzw of?
• Vrijwilligersbeleid
• Financieel beheer (zie hoger)
  

Organisatiestructuur: feitelijke vereniging of vzw

Als je een gedeelde ruimte initiatief opstart kan je er al dan niet voor kiezen een formele organisatiestructuur op te richten.

• Heb je geen formele organisatiestructuur, dan vorm je de facto een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid of feitelijke vereniging.
  

Een feitelijke vereniging ontstaat volgens het Belgische recht zodra twee of meer personen het idee ontwikkelen om gezamenlijk een ideëel doel te verwezenlijken. Omdat de feitelijke vereniging geen juridische grond heeft, kan zij geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten, geen schenkingen of legaten aanvaarden. Het zijn de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. De leden zijn hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk. Wanneer bijvoorbeeld een huurcontract voor een gebouw door een van de leden ondertekend wordt, is deze persoon zelf verantwoordelijk voor het naleven van de overeenkomst. Het grote voordeel is dat er geen administratieve verplichtingen verbonden zijn aan het oprichten van een feitelijke vereniging.

• Richt je wel een formele structuur op, dan zal het vaak gaan om een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) (althans wanneer het initiatief geen commerciële doeleinden heeft).

Een vzw beschikt over een rechtspersoonlijkheid: de vzw kan roerende of onroerende goederen verwerven, overeenkomsten afsluiten, schenkingen en legaten aanvaarden, alsof het een persoon was. Voorwaarde is wel dat dit alles kadert in de realisatie van haar maatschappelijk doel. Wil je je beroepen op een vzw-statuut, dan zal je echter moeten voldoen aan diverse verplichtingen op zowel juridisch, boekhoudkundig als fiscaal vlak. Niet enkel bij de oprichting, maar gedurende het hele bestaan van de vzw dient men heel wat administratieve verplichtingen te volbrengen. Sommige van die verplichtingen kosten bovendien geld.

Het statuut van een vzw zorgt ervoor dat leden van de vereniging niet persoonlijk aansprakelijk zijn voor hun daden, wat bij een feitelijke vereniging wel is. Dit is zeer voordelig bij het afsluiten van contracten met hoge financiële bedragen, zoals het kopen of bouwen van een gebouw. Eventuele fouten worden dan niet verhaald op de persoon die tekende, maar op de vzw waarvoor de persoon tekende. De titel van rechtspersoonlijkheid schermt de bestuurders (bestuursvrijwilligers) echter niet van alle aansprakelijkheid af. De bestuurders moeten immers de vereniging leiden volgens het principe van ‘de goede huisvader’. Zij hebben een bepaalde verantwoordelijkheid binnen de vereniging en moeten zich daarnaar gedragen. Fraude plegen is bijvoorbeeld uit den boze.

Organisaties die zelf een gedeelde infrastructuur beheren - zoals intermediaire organisaties, initiatiefnemers van een tijdelijke invulling, of eigenaars die hun gebouw openstellen voor anderen - kiezen er vaak voor een vzw op te richten. Zo zijn leden of vrijwilligers niet aansprakelijk als er iets mis gaat, en moeten zij niet persoonlijk instaan voor de overeenkomsten die de vereniging afsluit. Ook om bepaalde subsidies te kunnen aanvragen zal je organisatie rechtspersoonlijkheid moeten hebben. Keerzijde is de administratieve last.

Wanneer verschillende organisaties samen een gebouw of infrastructuur delen is het mogelijk een overkoepelende vzw op te richten. Wanneer één of meerdere van deze organisaties zelf al een formele organisatiestructuur heeft (vzw,…), kan je het gedeeld gebruik soms ook in één of meerdere van die organisaties onderbrengen, en hoef je dus geen nieuwe organisatie op te richten. In sommige gevallen is het echter toch nuttig een overkoepelende vzw op te richten, bijvoorbeeld wanneer je met verschillende organisaties samen een gebouw aankoopt of grote verbouwingswerken doet.

Op Scwitch.be vind je heel wat nuttige informatie over organisatiestructuur en vzw’s, waaronder een overzicht van verschillende organisatietypes, een checklist om te bepalen welk soort organisatie je best opricht, en een statutenbouwer voor vzw’s.

Werken met vrijwilligers

Gedeelde ruimte initiatieven steunen vaak in grote mate op vrijwilligers. Dat heeft vele voordelen, maar brengt ook specifieke uitdagingen met zich mee. Verschillende initiatieven voelen dan ook de noodzaak om een vrijwilligersbeleid te voeren om hun vrijwilligers te ondersteunen en blijvend te motiveren.

Op de website Vlaanderenvrijwilligt.be vind je allerhande tips en tricks over het werken met vrijwilligers, en een overzicht van de wetgeving rond vrijwilligers.

Het inschakelen van vrijwilligers bij bouw- of verbouwactiviteiten brengt een aantal specifieke uitdagingen met zich mee, bijvoorbeeld op vlak van verzekeringen. Meer informatie vind je op Jeugdlokalen.be.

Ben je als organisatie van plan om ook personeel in dienst nemen, surf dan zeker eens naar Hrwijs of Scwitch.be om je licht op te steken over medewerkersbeheer.