Opgelet: Deze regels gelden niet meer op dit moment. Je vindt de huidig geldende regels voor het werkjaar van 2021-2022 terug op deze pagina.

Je hebt de jeugdwerkregels en het zomerplan gelezen, maar daarin verwijzen we regelmatig naar de noodprocedure. Deze kan je hieronder terug vinden.

Opgelet: al het onderstaande blijft, zoals voor heel het zomerplan geldt, onder voorbehoud van lokaal strengere regels.

Wie ben je? 

Jeugdorganisatie of vrijwilliger in een jeugdwerkorganisatie

Je kan hieronder heel wat informatie vinden over de noodprocedure. Verder kan je aankloppen bij je eigen koepel of organisatie. Zij kunnen jou het best verder helpen. In het menu bij 'contact' vind je hun informatie.

Inhoud

Klik op onderstaande titels om door te springen naar het bijhorende onderdeel. 

• Algemene aandachtspunten
  
  
• Deelnamevoorwaarden
  
  
• Voorbereiding
  
  
• Belangrijke termen
  
  
• Stappenplannen
  
  
• Veelgestelde vragen noodprocedure
  
  
• Checklist: wat heb je nodig voor vertrek?
  
  
• Aanwezigheidsregister en contactlogboek
  
  
• Modelbrieven ter communicatie

Organisatie of koepel

Hieronder vind je alle informatie gericht op begeleiding, lokale afdelingen en groepen.

Helemaal onderaan deze pagina vind je meer informatie over jouw rol als koepel of organisatie bij het organiseren van een mobiele testing ter plaatse en verdere ondersteuning.

Klik door naar alle info voor organisatie/koepel/lokaal bestuur

Algemene aandachtspunten

We gaan samen voor een veilige en verantwoorde, maar superfijne en vrije zomer voor kinderen en jongeren. Daarvoor gebruiken we samen de zomerregels en het zomerplan. Er zullen ook deze zomer kinderen ziek worden. Er zullen deze zomer kinderen naar huis moeten die helemaal geen COVID (symptomen) hebben. Er zullen kinderen en jongeren zijn deze zomer die geen COVID hebben maar wel symptomen en daardoor geen plek hebben op een activiteit, kamp of vakantie. Misschien meer dan vorige zomer, misschien minder. Er zullen kinderen en jongeren getest worden na een reis voor of na je jeugdwerkactiviteit. 

Dat zal soms lastig zijn maar dit is ook de huidige realiteit, en de enige manier om jeugdactiviteiten te kunnen organiseren deze zomer. Via dit ‘stappenplan bij een zieke deelnemer’ willen we jullie een handje helpen om een aantal beslissingen te kunnen nemen. Hieronder vind je in één stappenplan terug: 

• Wat je moet doen met zieke deelnemers of begeleiding
• Wat er gebeurt bij een bevestigde corona besmetting 
• Wanneer er eventueel tot testing ter plaatse wordt overgegaan.  
  

In grote lijnen zal je als organisatie de keuze hebben tussen de geformaliseerde noodprocedure met testing ter plaatse indien nodig én de optie om bij één bevestigde besmetting je hele bubbel naar huis te sturen om daar een PCR-test te doen. Hoe je deze afweging kunt maken, komt hier verderop aan bod. Wees je hiervan bewust voor vertrek, en kijk bewust naar de contacten binnen grote bubbels met groepsspelen, of vermijdbare contacten. We werken met duidelijke concepten om de inschatting voor (vrijwillige) begeleiding zo eenvoudig mogelijk te houden. We gaan hierbij uit van het epidemiologisch meest waarschijnlijke risicomoment voor virusoverdracht. Bij een activiteit met overnachting is dit het slapen, bij een activiteit zonder overnachting zijn dit de eetmomenten. Dit zijn uiteraard niet de enige risicomomenten, maar het geheel aan maatregelen en handhaving: ventilatie, handhygiëne, materiaalhygiëne, beperken van intens fysiek contact (+12 jaar), bubbelwerking enz. beperken de andere risicomomenten en zorgen ervoor dat we deze activiteiten veilig kunnen organiseren. 

Mandaat van de noodprocedure met testing ter plaatse

Zeer belangrijk hierbij is dat dit een geformaliseerde noodprocedure betreft. Dit betekent dat je dit stappenplan kan gebruiken vanuit de eigen mogelijkheden en draagkracht van de organisatie. We zorgen er ook voor dat alle betrokken mensen (denk aan lokale bestuur, ouders en opvoedingsverantwoordelijken, je koepel/organisatie, je mede-begeleiding) op de hoogte zijn van deze noodprocedure. Een lokaal bestuur kan steeds strengere regels opleggen of tussen komen bij dit soort beslissingen, maar we doen er alles aan om afwijkingen van deze mogelijkheden te vermijden. 

Belangrijk om te weten

Jullie krijgen via dit document handvaten om beslissingen te maken, een stappenplan en de nodige info om correct te communiceren met alle betrokkenen. Jullie moeten zelf echter geen medische inschattingen maken, daarvoor moeten jullie terecht kunnen bij de huisarts van de betrokken zieke deelnemer of begeleider, of eventueel een ander medisch aanspreekpunt dat jullie op voorhand hebben afgesproken. 

Daarnaast zullen bepaalde afwegingen bij een bevestigde besmetting samen gemaakt worden met de casemanager die de besmetting opvolgt. 

Waar kan je terecht met vragen? 

Je kan de procedure terug vinden op de website van het departement cultuur, jeugd en media, je kan met vragen terecht bij je koepel of organisatie. Daarnaast vind je FAQ’s en ontwerpbrieven terug op de website van De Ambrassade. Ben je zelf een koepel of organisatie? Dan kan je ook rechtstreeks terecht bij De Ambrassade voor vragen. We nemen je hieronder mee in de voorbereidingen die je kan treffen om het stappenplan zo vlot mogelijk te laten verlopen tijdens het kamp of de activiteit, het stappenplan zelf en wanneer overgegaan wordt op een noodprocedure.  

Voor je activiteit

Deelnamevoorwaarden 

Er kunnen geen zieke of mogelijks besmette personen vertrekken. Er zijn een aantal deelnamevoorwaarden voor alle activiteiten deze zomer: 

• Wie ziek is kan niet deelnemen.
  
  
• Wie Covid-19 heeft gehad (bv. na een positieve test bij terugkeer van een reis) moet minimaal 10 dagen na start symptomen rekenen alvorens terug deel te kunnen nemen aan een activiteit of kamp EN bij terugkeer ook koorts- en symptoomvrij zijn. Kijk hierbij zeker naar het medische oordeel van je arts of het testcentrum en de geldende regelgeving.
  
  
• Wie ziek was (geen Covid – 19) voor de activiteit of het kamp mag deelnemen aan de activiteit zodra je klinische toestand het toelaat, tenzij er twijfel is over een vals negatieve test: raadpleeg eventueel huisarts betrokken deelnemer/begeleiding. Zie ook FAQ over de wachtperiode voor deelnemer (opnieuw) kan deelnemen na ziekte. 
  
  
• Wie een besmet persoon binnen de eigen gezinsbubbel/primaire bubbel heeft (ouder, broer, zus, ..) moet getest worden en moet de termijn voor thuisisolatie respecteren vanaf het laatste contact met de corona patiënt en kan dus niet verder deelnemen aan activiteiten etc.  

Voorbereiding

• Zorg dat je van elke deelnemer een medische fiche hebt, de meesten onder jullie hebben er zelf al één, er zijn een aantal extra vragen die je daar dit werkjaar aan toevoegt, deze vind je hier. 
  
  
• Vul tijdens de activiteit goed het contactlogboek (zie hieronder) in met de nodige contactgegevens en informeer je begeleiding goed over het belang hiervan. 
  
  
• Elk kamp/aanbod heeft een corona coördinator. Deze persoon kent de maatregelen en afspraken goed en is aanspreekpunt voor begeleiding, deelnemers en ouders m.b.t. de afspraken. Deze vormt ook het contact tussen de groep/bubbel en huisarts, ouders etc. wanneer een deelnemer ziek is. Deze persoon hoeft geen medische achtergrond te hebben maar moet snel contact kunnen opnemen met de betrokkenen. De corona coördinator beschikt over gegevens van begeleiders, lijst van deelnemers, contactnummers van personen verantwoordelijk voor de deelnemer en zijn/haar verwijzende arts, contactgegevens van een eventueel medisch aanspreekpunt indien de huisarts niet bereikbaar is, en de spoeddienst van het dichtstbijzijnde ziekenhuis. 
  
  
• Contacteer voor je activiteit een huisarts die je mag bellen gedurende de periode van je activiteit in geval van een mogelijke besmetting als de huisarts van de betrokken patiënt niet bereikbaar is. Wanneer je heel de zomer activiteiten organiseert, kan je uiteraard verschillende medische aanspreekpunten hebben. 
  
  
• Voorzie een goede quarantaine ruimte. 1 per activiteit volstaat, dit is geen noodzaak per bubbel. Let wel: Als er plots 2 vermoedelijk zieken zijn uit 2 verschillende bubbels, breng je hen niet samen in 1 lokaal. In dat geval moet er ad hoc een kindvriendelijke quarantaineruimte bij ‘gemaakt’ worden, bv. door een speellokaal op te offeren… Een kindvriendelijke quarantaineruimte is voorzien van mondmaskers, is goed geventileerd, een plek om te rusten, wat speelmateriaal om met een begeleider en/of alleen zich te kunnen bezighouden. Hou er rekening mee dat het materiaal allemaal makkelijk te ontsmetten moet zijn nadien. Het is belangrijk dat een vermoedelijk ziek kind afhankelijk van de leeftijd goed begeleid wordt, spreek dus op voorhand ook af wie bij een vermoedelijk ziek kind blijft (zie zomerplan). 
  
  
• Respecteer de bubbels van je aanbod altijd heel goed. Bij besmetting binnen een bubbel wordt er in eerste instantie naar de slaap of eetgroep rond de besmette persoon gekeken, en niet meteen naar de volledige bubbel. Houd er echter rekening mee dat de grootte van je bubbel bepaalt hoeveel mensen er naar huis moeten als er toch sprake is van doorgegeven besmetting na de verschillende testrondes. Daarnaast kan je er als organisatie voor kiezen om sowieso heel de bubbel naar huis te sturen bij een besmetting, wanneer de testingstrategie niet haalbaar is. In dat geval is de grootte van die bubbel dus cruciaal voor het al dan niet verder zetten van je activiteiten (de andere bubbels). Als je hier niet correct mee omgaat breng je het volledige aanbod of kamp in gevaar. 
  
  
• Ook het bijhouden van de contactlogboeken is hierbij cruciaal dus zet hier dagelijks op in. 
  
  
• Vaste eetplaatsen bij activiteiten zonder overnachting zullen het deze zomer veel makkelijker maken om de juiste groepen te kunnen definiëren bij 1 besmetting. De eetmomenten zijn de meest risicovolle momenten om een eventuele besmetting door te geven bij activiteiten zonder overnachting, bij andere activiteiten moet je dit niet doen. Let wel altijd op om zoveel mogelijk activiteiten buiten te doen. Als vaste eetplaatsen niet kunnen, zoek je een manier om de eetplaatsen bij te houden zoals een foto maken. 
  
  
• Hetzelfde geldt voor vaste slaapplaatsen bij activiteiten met overnachting. De slaapmomenten zijn de meest risicovolle momenten om een eventuele besmetting door te geven bij activiteiten met overnachting. Je maakt dus best gebruik van vaste slaapplaatsen.  

Belangrijke termen

Hieronder definiëren we verschillende contactgroepen. Dit houdt niet in dat je je bubbels in deze kleinere groepen moet opdelen of deze verdeling constant moet aanhouden. Weet wel met deze informatie welke groepen mogelijks naar huis gaan bij een besmetting. Meer onderlinge contacten zorgen altijd voor meer risico. 

• Indexpersoon: De persoon die omwille van symptomen of een andere reden je aanbod verliet en een test moet afleggen. De persoon wordt de indexpersoon wanneer deze positief test op covid- 19. 
  
  
• Slaap/ of eetgroep:
  Met overnachting = personen die samen met de indexpersoon/personen in één slaapruimte lagen: op 1 slaapzaal of in 1 slaaptent lagen.
  Zonder overnachting = personen die samen met de indexpersoon/personen samen aan 1 tafel aten. 
  Extra Noot: houd ook buiten de slaapgroep of eetgroep rekening met intensieve contacten van de 'indexpersoon'.
  
  Je geeft in geval van een besmetting de nauwe contacten door. De tracer zal deze benoemen als de speelgenoten, maar dit zijn dus de eet/ of slaapgenoten en de fysiek nauwe contacten. De personen waarmee er geen nauw contact was, moet je dus niet doorgeven.
  
  
• Groep 100/200: Volledige bubbel zoals afgesproken door de organisatie, met een maximum van 100 in juli en van 200 in augustus, exclusief begeleiding. 
  
  
• Symptomen// symptoomvrij: Symptomen inschatten op basis van deze info: Minstens één van de volgende hoofdsymptomen die plots ontstaan zijn, zonder andere duidelijke oorzaak: hoest, kortademigheid, pijn op de borstkas, geur- of smaakverlies, koorts (bij kinderen).
  OF Minstens twee van de volgende symptomen heeft, zonder andere duidelijke oorzaak: koorts (bij volwassenen), spierpijn, vermoeidheid, neusverkoudheid, keelpijn, hoofdpijn, gebrek aan eetlust, waterige diarree, acute verwardheid, plotse val
  OF Verergering van chronische respiratoire symptomen (COPD, astma, chronische hoest, ...), zonder andere duidelijke oorzaak. 
  Opgelet: bij kinderen is enkel koorts zonder duidelijke oorzaak dus voldoende om de diagnose van COVID-19 te overwegen tijdens deze epidemie. 
• Symptoomvrij: liefst inschatting van dokter, zonder medische inschatting langere wachtperiode (zie FAQ). 
  
  
• Test ter plaatse (onder voorbehoud): Snelle antigeentest, afgenomen door mobiel team en mét medisch mandaat en tracingopvolging. (type korte wisser) 
  
  
• Waakzaamheid en/of afstand: In afwachting van een eerste test door persoon met symptomen wordt waakzaamheid toegepast door slaap of eetgroep en de begeleiding van de bubbel: bewuste keuzes rond activiteiten, geen uitstappen of bijkomende contacten buiten de bubbel. Wanneer een besmetting bevestigd wordt, wordt afstand toegepast door slaap- of eetgroep en begeleiding van de bubbel tussen dat moment en het moment dat deze groep naar huis gaat voor testing. 

Stappenplannen *laatste verduidelijking 6/7

Activiteit met overnachting 

Activiteit zonder overnachting 

Activiteit met overnachting in het buitenland

Voor vertrek: testing verplicht voor landen die dit verplichten, andere landen: testing ten stelligste aanbevolen voor landen waaruit niet vlot naar huis kan/mag teruggekeerd worden. Procedures bij ziekte of symptomen worden uitgewerkt door organisatie zelf conform procedure binnenland en/of lokale procedures en lokale mogelijkheden.

Uitzonderingssituatie: activiteit met en zonder overnachting kleuters

Wat als een deelnemer na de activiteit besmet blijkt?

Wat als iemand uit de omgeving van een deelnemer besmet blijkt?

Veelgestelde vragen noodprocedure

Moet elke zieke deelnemer de activiteit verlaten? 

Een belangrijke deelname voorwaarde is dat men niet ziek mag zijn om te kunnen deelnemen. Dit wil inderdaad zeggen dat er mogelijks in de zomer van 2021 meer deelnemers huiswaarts worden gestuurd. De zieke gaat bij vermoeden van Covid-19 in quarantaine voor men wordt opgehaald of voor einde activiteit en wordt naar huis gestuurd (bij buitenland: afh. Van regelgeving ter plaatse). Twijfel bij ernstige symptomen zeker niet om urgente hulp in te schakelen. 

Wat met breuken, verstuikingen, insectenbeten…?

Wie een trauma/verwonding oploopt zoals een breuk, niet-besmettelijk probleem waarbij tussenkomst van een (huis)arts nodig is bv. allergische reactie op een beet, etc., hoeft niet in quarantaine te worden gezet maar kan mits het volgen van de maatregelen een plaatselijke dokter of ziekenhuis bezoeken. Of deze persoon dan nog verder kan deelnemen aan het aanbod kan ook door de medische experts geadviseerd worden. 

Hoe weten we of het Covid-19 kan zijn? 

Je kan deze symptomenlijst alvast hanteren om na te gaan of er een vermoeden van Covid-19 is en om al dan niet een arts in te schakelen om de afweging te maken of de deelnemer naar huis moet. Een deelnemer die je naar huis stuurt met symptomen vraag je om contact op te nemen met de huisarts om te bekijken om een test af te nemen. Deze test wordt door de huisarts of een testcentrum thuis afgenomen. Vraag de deelnemer wel jullie mee op de hoogte te houden. 

Welke rol spelen wij als begeleiding in de tracing? 

Groepen wordt in eerste instantie gevraagd om vooral zeer goed bij te houden wie in welke bubbels zit, met welke externen deze bubbels (eventueel) in contact komen, hoe de bubbels zich verhouden t.a.v. elkaar. Daarnaast wordt het in deze noodprocedure zeer belangrijk om, afhankelijk van overnachting of geen overnachting ook een goed beeld te hebben van de slaap- en eetgenoten van de indexpatiënt. Wat hierbij kan helpen; overzichtsfoto’s maken van je eetmomenten, werken met vaste tafel- of slaapgenoten,...

Wie wordt door de organisatie verwittigd bij positief geteste Covid-19-besmetting?

• Ouders/opvoedingsverantwoordelijke van kind zelf 
  
  
• Je koepel of organisatie 
  
  
• Ouders van kinderen in dezelfde bubbel (denk ook aan de deelnemers die aanwezig waren op dagen dat de betrokken indexpersoon er was tot 2 dagen terug voor de symptomen begonnen zijn).
  
  
• Ouders/opvoedingsverantwoordelijke van kinderen uit andere bubbels van hetzelfde kamp/aanbod om vragen voor te zijn en ongerustheid te vermijden (indien van toepassing bij je werking).
  
  
• Huisarts op het thuisfront (als organisatie kan je deze bellen bij vragen of voor een medische inschatting, de ouders contacteren de huisarts wanneer er een test afgenomen moet worden). 
  
  
• Eigenaar van het gebouw/terrein of lokaal contactpersoon
  
  
• Lokaal bestuur woonplaats indexpersoon
  
  
• Lokaal bestuur ter plaatse met informatie over genomen stappen 

Wanneer kan je terugkomen op de activiteit of later aansluiten na ziektesymptomen? 

• Is er een medische inschatting geweest door een arts met of zonder test? En was de test negatief? > na 24u symptoomvrij zijn kan je weer meedoen tenzij de arts anders bepaalt. Je kan bv. quarantaine opgelegd worden waardoor je zelfs bij een negatieve test in quarantaine moet blijven. 
  
  
• Is er geen medische inschatting geweest of je al dan niet een test moet doen? > Na 3 dagen symptoomvrij zijn kan je weer meedoen. Dit om te voorkomen dat je andere symptomen ontwikkelt na terugkeren. 
  
  
• Heb je een positieve test afgelegd of iemand in je omgeving of van je nauwe contacten? > Dan houd je je aan de regelgeving rond quarantaine of eventuele isolatie, en bijkomende hertesting. 
  
  
• Indien je na een hertest de medische inschatting krijgt dat je opnieuw kunt deelnemen, kan dit als je geen symptomen hebt. 

Welke contacten geef ik door als coronacoördinator als de tracing me belt?

Je gebruikt hiervoor het aanwezigheidsregister en logboek en geeft de contacten door afhankelijk van de (testing-)fase waarin je je bevindt (eet- en slaapgenoten, eventuele extra contacten of grotere groep). De tracer kan hiervoor de term speelgenoten gebruiken, maar je geeft dus alleen de contacten door mét nauw contact. 

Bij activiteit met overnachting geef je alle personen door die in dezelfde slaapruimte geslapen hebben als de indexpatiënt waarover sprake is. Opgelet: je kan meerdere keren gebeld worden door de tracing voor nieuwe indexpatiënten in andere slaapruimtes. 

Bij activiteit zonder overnachting geef je alle personen door die aan dezelfde tafel gegeten hebben als de indexpatiënt waarover sprake is. Opgelet: zeker bij wisselende dag-groepen, kan je meerdere keren gebeld worden door de tracing, ook over twee deelnemers aan dezelfde tafel omdat sommige kinderen aanwezig zijn op dag 1 en niet op dag 2, of alleen op dag 2. Je geeft in elke situatie de personen door die aan dezelfde tafel gegeten hebben als het kind in kwestie, tot twee dagen terug, ook wanneer dit wisselende deelnemers waren. 

Extra Noot: houd ook buiten de slaapgroep of eetgroep rekening met intensieve contacten van de 'indexpersoon'. De tracer kan voor het totaal aan contacten de term speelgenoten gebruiken, maar je geeft dus alleen de contacten door mét nauw contact. 

Bij een activiteit met kleuters kijk je naar de specifieke flowchart en geef je dus bij een besmette begeleider heel de bubbel door. 

Hoe zit het met hertesten na 2/4 dagen?

Zoals in de procedure en flowchart terug te vinden, wordt gevraagd om te hertesten na 2/4 dagen in specifieke gevallen wanneer de bubbel ter plaatse blijft. Je maakt hiervoor indien van toepassing een afspraak wanneer de eerste testing afgelopen is en de opvolgende stappen bepaald zijn. Wanneer je activiteit afgelopen is voor een eventuele hertesting georganiseerd kan worden, wordt overgeschakeld op de gewone tracing.

Welke procedures volg ik bij een gemengde groep met kleuters en oudere kinderen?

Wanneer je groep gemengd is, gebruik je de gewone procedures voor activiteiten met of zonder overnachting van hierboven. De kleuterprocedure is specifiek bedoeld voor kleutergroepen. Het is geen evidente inschatting om bij een groep gemengde kleuters en kleinere kinderen te kijken wie er nauwe contacten heeft gehad, zeker bv. met begeleiding. De Vlaams Dienst Speelpleinwerk formuleerde hier een specifiek antwoord rond, aangezien deze gemengde groepen vooral op speelpleinen voor komen.

Welke stappen neem ik om een groep minderjarige deelnemers te laten repatriëren uit het buitenland? (bij een besmette persoon in de groep)

Ben je in het buitenland met minderjarige deelnemers en test er iemand positief in deze bubbel? Volg dan volgende stappen om terugkeer van deze jongeren aan te vragen: 

(Enkel van toepassing indien de minderjarige deelnemers uit Vlaanderen komen) 

1. Stuur een mail naar volgende adressen (FOD, Agentschap Zorg en Gezondheid, dossierbeheerders) : paul.pardon@health.fgov.be ; vigilance.sanitaire@health.fgov.be ; phe@health.fgov.be; infectieziektebestrijding@vlaanderen.be ; contactonderzoek@vlaanderen.be ; naima.hammami@vlaanderen.be ; jill.massin@devoorzorg.be ; marlies.descan@bondmoyson.be 

Zet in jouw mail de volgende zaken: 

• Vraag toestemming voor de repatriëring van de hoog risico contacten en de besmette perso(o)n(en) naar België
• Een lijst van alle deelnemers (naam, voornaam, rijksregisternummer, email en telefoonnummer, domicilieadres)
• Datum en tijdstip van gepland vertrek uit het land waar jullie op kamp/vakantie zijn 
• Datum en (ingeschatte) tijdstip van aankomst in België 

Checklist: wat heb je nodig voor de noodprocedure?

• Aanpassing van je activiteiten aan vaste tafel- OF slaapgenoten (afh. Van je activiteit) en als dat niet kan, een alternatief uit te werken ter registratie. 
  
  
• Ga de impact van je bubbelgrootte na op je eventuele noodprocedure met testing ter plaatse of meteen naar huis gaan. 
  
  
• Ga de lokale regelgeving van je activiteit na (buitenland/gemeente/stad). 
  
  
• Zorg voor communicatie op voorhand aan de ouders/opvoedingsverantwoordelijken van alle deelnemers over de te volgen stappen. - Zorg dat al je begeleiders weten dat er een noodprocedure in werking gaat vanaf er een deelnemer thuis positief test (of ter plaatse wanneer buitenlandse regelgeving dat zo voorschrijft). 
  
  
• Zorg voor een medisch aanspreekpunt voor wanneer de huisdokter niet bereikbaar is. 
  
  
• Zorg dat je weet wat te doen bij een bevestigde besmetting en of jullie voor de testingstrategie kunnen gaan. Wanneer deze testing effectief in werking gaat, neem je contact met je koepel of organisatie op. 
  
  
• Zorg voor een goed contactlogboek zodat je de nodige contacten goed kunt doorgeven. 
  
  
• Wanneer je als corona coördinator gecontacteerd wordt door de tracing na afloop van een activiteit, geef je de tafel of slaapgenoten door, houd hierbij goed in de gaten of het over 1 of verschillende tafels of slaapruimtes gaat en contacteer indien nodig bijkomende hulp bij de eerstelijnszone van de thuisgemeente van je deelnemer.
  Extra Noot: houd ook buiten de slaapgroep of eetgroep rekening met intensieve contacten van de 'indexpersoon'. 
  
  
• Zorg als je geen koepel of organisatie ter ondersteuning hebt, voor het doorgeven van je besmetting aan het departement Cultuur, Jeugd, Media. Je kan de besmetting doorgeven via deze bevraging. Geef het via deze monitoring ook door als je activiteit niet is kunnen starten door (een) corona besmetting(en).

Aanwezigheidsregister en contactlogboek

Hieronder vind je het aanwezigheidsregister en contactlogboek terug. Wanneer dit register opgevraagd wordt door de tracing, geef je de nauwe contacten door. De tracer zal deze benoemen als de speelgenoten, maar dit zijn dus de eet/ of slaapgenoten en de fysiek nauwe contacten. De personen waarmee er geen nauw contact was, moet je dus niet doorgeven.

Modelbrieven ter communicatie

1. Brief rond GDPR

Als er vragen zouden komen in verband met de gegevens die jullie vragen en bijhouden, kan je deze GDPR-verklaring meegeven omdat we weten dat dit GDPR gewijs niet altijd evident is. We hebben dit samen met Switch uitgezocht en kunnen bevestigen dat er een voldoende grond is om alle gegevens (ook rijksregisternummer) op te vragen (wel enkel en alleen in functie van invullen van gegevens voor tracing nadien, dus niet langer houden dan nodig). Om jullie ook daarbij te helpen vind je hieronder een brief die je ouders vooraf kan bezorgen en die verduidelijkt welke gegevens nodig zijn, waarom, hoelang, naar wie... 

2. Brief voor ouders die niet akkoord gaan

Jullie kunnen zeker ook soms in moeilijke situaties terecht komen met ouders die niet akkoord gaan met jullie beslissing over of hun kind kan deelnemen aan de activiteit. Ook daarvoor voorzien we hieronder een modelbrief ter inspiratie. Pas deze uiteraard goed aan aan jullie eigenheid en situatie.

3. Brief voor ouders mogelijke indexpatiënt

Deze brief geeft alle informatie aan de ouders van een deelnemer of mede-begeleiding die naar huis gaat om getest te worden

4. Brief voor andere ouders voor heel de bubbel en eventuele andere bubbels bij vermoedde besmetting

Deze brief geeft alle informatie voor de ouders van alle deelnemers en begeleiding van de hele bubbel waarin de vermoedde besmetting werd vastgesteld. Je stuurt deze brief, of een aangepaste versie, best ook naar de ouders van eventuele andere bubbels, zodat ze rechtstreeks info van jullie krijgen dat hun kind normaal gezien geen impact zal ondervinden van eventuele besmettingen.

5. Brief voor andere ouders voor heel de bubbel bij gekend testresultaat

Deze brief geeft alle informatie voor de ouders van alle deelnemers en begeleiding van de hele bubbel wanneer het testresultaat gekend is, om de volgende stappen toe te lichten.

6. Brief voor andere ouders deelnemers in dezelfde slaapruimte of aan dezelfde tafel (en eventuele extra contacten)

Deze brief geeft alle informatie voor de ouders van alle deelnemers en begeleiding die in dezelfde slaapruimte sliepen (in geval van activiteit met overnachting) of aan dezelfde tafel aten (in geval van activiteit zonder overnachting) en voor eventuele extra contacten.

7. Brief voor ouders in geval van testing ter plaatse

Deze brief geeft alle informatie voor de ouders van alle deelnemers en begeleiding die een testing ter plaatse zullen ondergaan.

8. Brief voor ouders na afloop van de testing ter plaatse

Deze brief geeft alle informatie voor de ouders van alle deelnemers en begeleiding na een testing ter plaatse.

9. Brief voor lokaal bestuur stad/gemeente/provincie van oorsprong deelnemer of stad/gemeente/provincie waar activiteit plaatsvindt

Deze brief geeft alle informatie over de procedures en veiligheidsmaatregelen voor de lokale besturen.

10. Brief voor aanvraag medisch aanspreekpunt

Deze brief kan je gebruiken om een huisarts te contacteren om jullie medisch aanspreekpunt te zijn.

11. Brief nazorg

Deze brief kan je gebruiken om iedereen op de hoogte te brengen na een activiteit zonder besmettingen waar iedereen op moet blijven letten en wat te doen als er toch nog een besmetting bevestigd zou worden.

Info voor organisatie/koepel/Lokaal bestuur

Belangrijk: doel van deze zomer blijft veilig en verantwoord samen jeugdwerk organiseren voor zoveel mogelijk kinderen en jongeren. Om te vermijden dat er 100 of 200 kinderen en jongeren naar huis moeten omwille van 1 bevestigde besmetting, is het belangrijk om zeer duidelijk aan jullie lokale groepen en activiteiten deze noodprocedure te communiceren.

Deze kan er, indien correct uitgevoerd en haalbaar voor de organisatie, voor zorgen dat slechts een beperkt aantal deelnemers/begeleiding naar huis moet. Indien deze noodprocedure niet haalbaar is voor je organisatie, afdeling of groep, geldt dat heel de bubbel naar huis gaat bij 1 bevestigde besmetting.

In beide gevallen wordt gezorgd voor goede opvolging via het tracingsysteem zodat de gewoonlijke procedures bij thuiskomst verdergezet worden. De keuze voor het volgen van deze noodprocedure maak je op basis van draagvlak en mogelijkheden tot testing op de locatie, maar ook andere regels zoals buitenlandse regelgeving (indien van toepassing). 

Het is dus heel belangrijk om vooraf afspraken te maken over uitvoering van de volledige noodprocedure: 

Checklist: 

• Adviseer jullie groepen/afdelingen/.. of zorg er evt. zelf voor om steeds een medisch aanspreekpunt te hebben om te kunnen voor contact indien de huisarts van de betrokken deelnemer/begeleider niet bereikbaar is. Dit medisch aanspreekpunt kan een (huis)arts zijn uit je netwerk waarmee vooraf afgesproken is dat er gebeld mag worden om symptomen op afstand in te schatten zoals ook steeds gebeurt bij de afweging of een PCR test nodig is buiten de jeugdwerkcontext. 
  
  
• Zorg voor ondersteuning voor je groepen op basis van enkele modelbrieven om goede communicatie naar alle betrokkenen te kunnen doen. 
  
  
• Zorg voor ondersteuning bij de specifieke stappen die je groepen zetten om testing ter plaatse te organiseren; groepen worden bij een besmetting gecontacteerd door de tracing van agentschap zorg en gezondheid om te kijken welke stappen nodig zijn, ook dus bij mobiele testing ter plaatse gaan zij de groepen begeleiden. Weet dat je als organisatie/koepel terecht kunt bij De Ambrassade bij vragen. 
  
  
• Adviseer als organisatie en in afstemming met je lokale groepen in welke situaties testing ter plaatse geen mogelijkheid is. In dit geval sluit je de bubbel bij 1 bevestigde besmetting. Je kan hier voor kiezen en hier eventueel op voorhand je bubbelgroottes aan aanpassen. 
  
  
• Bereid je groepen erop voor ofwel vaste eet- of slaapplaatsen te hebben (resp. bij je activiteit zonder of met overnachting) of steeds te kunnen terug vinden wie er samen gegeten of geslapen heeft voor heel je activiteitenperiode. 
  
  
• Vul de monitoring in van departement cultuur, jeugd, media over je besmettingen.  Geef het via deze monitoring ook door als je activiteit niet is kunnen starten door (een) corona besmetting(en).