[anysurfer.logo]

De Ambrassade reist naar 2025

De Ambrassade reist naar 2025

Beleidsnota 2022-2025
Blog Ellen Beleidsnota

Het is weer zover, we schrijven een nieuwe beleidsnota. 1 juli 2020 moeten wij bij De Ambrassade onze beleidsnota indienen voor de periode 2021-2025. Om iedereen te informeren die graag volgt hoe ons proces loopt, besloten we een blog te starten.

Ik, Ellen, coördinator zakelijk beleid en WAT WAT, trek jullie, lezers, het komende jaar graag mee in onze reis. Met al zijn hoge bergen en diepe dalen, met alle vreugdemomentjes, maar ook alle gezweet en gezwoeg. Ook als we het even niet meer weten, of als we een belangrijke beslissing genomen hebben.

Jeugdwerkers, ook jullie zullen er stilaan aan beginnen. Wij lopen deze keer een half jaar voor, rede te meer om jullie met deze blog ook te inspireren. Met ons proces, met bepaalde methodieken die we gebruiken, met keuzes die we wel of niet maken… Speciaal voor jullie hebben we zelfs een hele website ontwikkeld over het lopen van een straf beleidsnotaproces en volgt er vanaf september een groots vormingsaanbod, ga daar zeker eens kijken! 


Kom uit je kot

Kom uit uw kot en ontmoet interessante mensen

22 juli 2019

Dat was de titel van de mail die ik daarnet verstuurde naar heel ons personeel. In september en oktober willen we maar liefst 60 interviews doen met organisaties die tot onze primaire stakeholders behoren.

60, dat wil zeggen dat al onze personeelsleden er elk toch minstens een stuk of 2-3 zal moeten doen. En daar kiezen we bewust voor. Zodat elke medewerker zich kan laten inspireren door een boeiend en diepgaand gesprek. Zodat elke medewerker uit die gesprekken zijn ‘oorlogen’ kan halen die hij/zij in het beleidsnotaproces zeker wil binnenbrengen. Zodat elke medewerker al van in het begin met een brede blik aan het proces kan beginnen en niet alleen vanuit zijn eigen takenpakket start.

Hoe kwamen we tot die 60 organisaties?

Wel, simpel was dat natuurlijk niet. Want als netwerkorganisatie (meer dan 100 jeugdwerkorganisaties, meer dan 90 WAT WAT partners, meer dan 100 vrijwilligers van de Vlaamse Jeugdraad…) zouden we honderden interviews kunnen doen. We probeerden vooral te streven naar een zo representatief mogelijk staal van onze stakeholders: organisaties die we veel en weinig zien, die dicht en ver van onze werking staan, jeugdwerkers, WAT WAT partners, huidige en oude vrijwilligers van de Jeugdraad, andere bovenbouwers, een aantal sterke organisaties uit het sociaal middenveld…

En toch voelde kiezen, zoals altijd, ook een beetje als verliezen. Maar doen we dan geen algemene survey naar al onze stakeholders? Jawel, maar iets later in het proces. We geloven erin dat 60 interviews, een goeie omgevingsanalyse en de talloze bevragingen van de voorbije jaren ons genoeg input zal geven om tot beleidsuitdagingen te komen op onze personeelsdriedaagse eind oktober. Die beleidsuitdagingen moeten we dan herleiden tot beleidsopties en daarvoor gaan we o.a. een brede survey hanteren.

Verwacht je dus in november dus nog aan een vragenlijst, diepgaander dan vorige keren. Wil je zelf heel graag bij de 60 geïnterviewden zitten? Aarzel niet om jezelf uit te nodigen bij ons! Een 61e kan er zeker altijd bij :-) Krijg je in september een paar Ambrassadeurs over de vloer? Vertel ons hoe jij naar De Ambrassade kijkt, wat je ons meer of minder zou willen zien doen en hoe jij De Ambrassade in 2025 ziet. Oh, en wij zijn altijd blij met een tasje koffie. 


Onze AV zegt GO!

26 juni 2019

Ons proces en onze mandaten zijn afgeklopt, nu kunnen we eindelijk echt beginnen. Zo voelt het wel een beetje, na de Algemene vergaderin van gisteren. Blij dat ze het eens zijn met de manier waarop we het proces willen lopen, mits nog een paar aandachtspunten. Hier kan je alvast al eens een kijkje nemen naar de verschillende fases in het proces en wie welk mandaat dan juist heeft daarover. Er volgt ook nog een mooiere versie hiervan, die we dan te pas en te onpas zullen bovenhalen, maar dat is een zomertaakje voor Dorien. Ik vat het nu al even samen voor jullie:

9 fases

  1. Evaluatie: vorige week maandag maakten we met al onze personeelsleden tijd om de beleidsnota 2018-2020 kort te evalueren. Vooral door te focussen op wat er allemaal een succes was, en zo te leren wat we zeker moeten meenemen naar de volgende beleidsnota. Maar soms ook eens door te kijken naar de ‘mislukkingen’ en hoe we dat dan beter kunnen doen.
  2. Missie & visie
  3. Strategie, met een uitgebreide stakeholdersanalyse en –bevraging
  4. Organisatiestructuur, deel 1
  5. Beleidsopties en Kerndoelen
  6. Doelstellingenkader
  7. Mensen & middelen
  8. Organisatiestructuur, deel 2
  9. Redactie en layout
Mandaten

  • Algemene Vergadering: keurt beleidsnota goed.
  • Raad van Bestuur: goedkeuring mijlpalen, strategische doelstellingen opstellen, beleidsruimte bepalen.
  • Stuurgroep: Overzicht bewaren over het proces, actief mee het proces uitwerken, voorbereiding van inputmomenten en van Raad van Bestuur en Algemene Vergadering. 
  • Stakeholders (personeel, Commissie Jeugdwerk, Commissie Jeugdinfo en AV Vlaamse Jeugdraad, ruime jeugdsector en andere stakeholders): inhoudelijk advies, belangrijke contactmomenten, worden constant geïnformeerd.
Onze AV gaf ons, zoals het een goed team kritische mensen betaamt, nog enkele belangrijke aandachtspunten mee:  

  • Voer goeie, diepgaande gesprekken met de juiste mensen uit onze stakeholders (jeugdwerk, WAT WAT partners, jongeren, Jeugdraadadviseurs…). Als jullie echt mede-eigenaarschap als hoogste doel hebben, dan is die stakeholdersbevraging meer dan alleen maar een survey. (komt goed hoor, in september/oktober komen we naar jullie toe met allerhande creatieve bevragingstechnieken)
  • Kan het dat een stuurgroep alleen uit stafmedewerkers bestaat? Moeten daar ook geen stakeholders in? (nee, eigenlijk is de stuurgroep eerder een procesgroep/planningsteam dat het proces overschouwt en uitvoert, het eigenaarschap van stakeholders komt tot zijn recht in de bevragingen en het mee bouwen aan doelstellingen -> we gaan dus onze naam veranderen :-))
  • Voorzie genoeg tijd om afstemming te zoeken met het Jeugd- en Kinderrechtenbeleidsplan, want dat zal toch één van de belangrijkste instrumenten van de nieuwe minister zijn om jeugdbeleid waar te maken. (Willen we absoluut doen!)
Voila, en zo kunnen we dus echt beginnen. Meteen met een traject(je) rond missie & visie. En met opstarten van de stakeholdersanalyse. Wij zijn klaar voor de zomer! Als er tenminste genoeg ijsjes zijn. :-) 


Stuurgroep

20 mei 2019

Onze stuurgroep, de personeelsleden die alles in goeie banen gaan leiden, stelde ik nog niet aan jullie voor! My bad. Bij deze dus wat meer info over ons tof clubje:

Onze stuurgroep, de personeelsleden die alles in goeie banen gaan leiden, stelde ik nog niet aan jullie voor! My bad. Bij deze dus wat meer info over ons tof clubje:

Van links naar rechts:

  • Jan - de Europaman - Raeymakers, maar ook de man die beleidsdossiers behartigt zoals het Jeugd- en Kinderrechtenbeleidsplan of de hervorming van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Hij neemt de zware taak ter harte te zorgen dat onze beleidsnota ook een beetje die van de Vlaamse Jeugdraad is.
  • Line Ostyn, dé madam van Fourage , maar ook van talloze andere vormingen en studiedagen, van Wereldspelers en van het nieuwe project Maak tijd vrij , is onze grote reisbegleidster. Ze trekt voor het eerst in haar leven zo’n beleidsnotaproces. Geef haar gerust even een schouderklopje als je haar tegenkomt de komende maanden.
  • Dorien Verhavert, communicado van dienst, maar ook vurig verdediger van onze kerndoelen. Je kan ze ook kennen van ons fantastische jaarlijkse magazine Ambras en van deze duidelijke website natuurlijk!
  • Eva Vereecke, onze directeur, die behoeft geen introductie meer he?
  • Sofie Iserbyt, al meer dan 7 jaar één van de rotsen in de branding van jeugdinfo, stampte WAT WAT echt uit de grond en is gebeten door data en onderzoek. Zal er o.a. voor zorgen dat we deze keer niet een paar weken voor het indienen aan het hoofdstukje ‘bereik’ beginnen. 
  • Tot slot, Ellen, ik dus, zal zorgen dat onze beleidsnota ook echt uitvoerbaar is. Dat de cijfertjes kloppen, de indicatoren steek houden en de VTE-verdeling duidelijk is. Maar ook, samen met Sofie, dat de toekomst van WAT WAT verzekerd is. 


Vers Bloed

10 mei 2019
Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur, de cockpit van je organisatie, moet je af en toe voorzien van vers bloed. 4 van onze 12 bestuurders hadden de voorbije 2 jaar ontslag genomen, dus leek het ons niet meer dan normaal dat we vervangers zochten. En dat die vervangers net konden beginnen aan de start van een nieuw beleidsnotaproces, was al helemaal mooi meegenomen.

In onze zoektocht naar goeie bestuurders zetten we inhoud en technische vaardigheden beiden voorop. Technische vaardigheden, want ons bestuur houdt zich vooral bezig met personeels-, financieel-, infrastructuur- en organisatiebeleid. De grote inhoudelijke aansturing gebeurt eerder door de Commissie Jeugdwerk, de Commissie Jeugdinfo en de adviseurs van de Vlaamse Jeugdraad. Maar onze bestuurders moeten gezamenlijk natuurlijk wel genoeg voeling hebben met onze 3 decretale functies, onze bestaansreden: 

  •  Het Vlaamse jeugdwerk ondersteunen
  • De Vlaamse Jeugdraad ondersteunen
  • Kinderen en jongeren informeren 
En zo mochten wij op vrijdag 10 mei vier nieuwe, gedreven, bestuurders ontvangen:

  • Benjamin Vandervoort (mijn nieuwe penningmeester, joepie :-))
  • Sibille Declercq
  • Niels De Ceulaer
  • Herlinde Baeyens
Welkom!

Uitdagingen
Ze mochten meteen een hele dag aan de slag. Want na een zingevende Ambraskuur met personeel, was het nu aan onze RvB om een eerste denkoefening voor de beleidsnota te doen. Om de reden die ik hierboven al schetste, focusten we vooral op manieren om als De Ambrassade meer impact te hebben de komende jaren. Onze bestuurders legden volgende uitdagingen op tafel:

  • Hoe keuzes maken in transversale thema’s, focus houden en toch flexibel genoeg blijven?
  • Hoe onze expertise nog meer in de markt zetten naar andere sectoren?
  • Hoe een jongerenpanel inzetten om echt dingen in beweging te zetten in de maatschappij en bvb ook de bedrijfswereld?
  • Samen met de impactonderzoeken die ons personeel al naar voor had gebracht, gaf ons dat wel een hele boterham aan uitdagingen. Dus hebben we natuurlijk ook bollekes geplakt… of wat dacht je? :-)

Denkdag RvB beleidsnota

Goesting

30 april 2019

Hoe begin je aan een beleidsnotaproces? Ondanks onze mooie lineaire poster, blijkt die vraag toch niet zo makkelijk te beantwoorden.

Eerst het proces en de mandaten duidelijk krijgen, maar moeten we niet eerst weten welke inhouden we willen gaan vastpakken? Starten met de inhoud dan, maar wie heeft daar het mandaat rond? En wie betrek je eerst, de RvB, de AV, je personeel, belangrijke partners en klanten…?

Die vragen hielden ons de voorbije 2 maanden meer bezig dan verwacht. Een bespreking op de RvB, een inputmomentje op de AV en veel gepraat later, beslisten we: Eerst bouwen met het personeel rond inhoud, de rest komt later. Want geef toe, hoe belangrijk externe input ook is, als je personeel niet mee is in de gekozen richting, krijg je geen steen verlegd. 

“When you want to have impact: FOCUS, CHOOSE & GO DEEP"
Michele Obama

Die kick-off met ons personeel was gisteren en hét woord van de dag was ‘goesting’. Eva ging vorige maand naar Michelle Obama in Amsterdam (ze kan er niet over zwijgen :-)) en inspireerde ons met een richtinggevende quote:

“When you want to have impact: FOCUS, CHOOSE & go DEEP. But remember, focus on the things you really believe in and really care about.”

Kiezen voor de dingen waar je echt in gelooft en daar vollen bak voor gaan.  

Temperatuur meten

Dus gingen we in debat over inhoud. Over thema’s en manieren van werken waarmee De Ambrassade de komende jaren echt het verschil zou kunnen maken. Een eerste buikgevoeloefening om te weten te komen waar ons personeel echt van wakker ligt en waar ze echt goesting in hebben om hun tanden in te zetten. (We gebruikten trouwens een hele fijne uitvindersmethodiek, aanrader!) 

Boeiende dag, met gesprekken over klimaat, identiteitsontwikkeling, Europees jeugdbeleid, jongeren als changemakers… Zo’n dagen doen deugd. Efkes niet bezig zijn met morgen, maar met de komende jaren. Efkes niet bezig zijn met verslagen maken of vormingen voorbereiden, maar stilstaan bij wat ons echt drijft in onze job. Ik denk dat we er zo wel in geslaagd zijn om de meeste personeelsleden ook goesting te doen krijgen in die nieuwe beleidsnota en het proces dat eraan komt. En dat alleen al maakt dat het een geslaagde dag was. 


6 jaar vooruitkijken

4 Maart 2019
4 beleidsnota's

De Ambrassade bestaat 6 jaar. En op die 6 jaar schreven we maar liefst 4 beleidsnota’s: 

  • eentje om mee te starten
  • eentje om die eerste nog beter te maken
  • eentje na besparingen
  • eentje voor 3 jaar.
Bij 3 van die 4 was ik nauw betrokken. Je zou denken dat ik er geen zin in zou hebben, in terug beginnen schrijven. Maar niks is minder waar. Want kijk, we mogen er opnieuw aan beginnen. En deze keer moeten we maar liefst 6 jaar vooruitkijken. We schrijven voor het eerst een beleidsnota van 5 jaar, van 2021 tot 2025. Dus ja, we bestaan 6 jaar en we moeten nu voorspellen hoe onze komende 6 jaar er zullen uitzien. Dat doet een mens wel even stilstaan. 6 jaar, daar kan heel veel in gebeuren: 

  • Met 3 organisaties samen 1 worden
  • Verhuizen naar Leopoldstraat 25
  • Twee grote congressen over onze kerndoelen armoede, werk, leren en ruimte
  • Een nieuwe Vlaamse regering en een nieuwe minister van jeugd
  • 20% moeten besparen
  • 6 feestelijke Ambrasterrassen
  • In totaal meer dan 40.000 vormingsuren voor jeugdwerkprofessionals en –vrijwilligers organiseren
  • 2 nieuwe Jongerengidsen uitbrengen
  • 2x een nieuwe Vlaamse Jeugdraad verkiezen
  • Ons Jeugdwerkcongres voor 600 man in de AB op poten zetten
  • 7 projecten, zoals Wereldspelers, #WATWERKT, Maak tijd vrij, Ruimtedelen is ruimte creëren, opstarten en uitwerken
  • Elk jaar gemiddeld meer dan 10 adviezen schrijven met de Vlaamse Jeugdraad over uiteenlopende thema’s als psychisch welzijn, het ruimteplan Vlaanderen, wonen, werk, kinderopvang, cijfers in het jeugdwerk…
  • WAT WAT lanceren
  • Meer dan 150 gemeenten een Debattle laten organiseren voor de lokale verkiezingen
  • Een Agenda van de toekomst voor het Vlaamse Jeugdwerk creëren
  • Stilaan terug groeien tot 30 personeelsleden 

Van start-up naar professionele organisatie

De lat lag hoog, de voorbije jaren. En met de volgende beleidsnota willen we ze, natuurlijk, nog hoger leggen. En daarom heb ik er zoveel zin in. We zijn er klaar voor, om de volgende stap te zetten in ons groeiproces. Om de stap te zetten van start-up naar professionele organisatie. Om het leven van kinderen, jongeren en jeugdwerk elke dag een beetje beter te maken.

Ik neem jullie graag mee op reis doorheen ons beleidsnotaproces. Hoe pakken wij de dingen aan? Wat marcheert? Waar botsen we op muren? Waar gaan we de mist in? Wat geeft ongelofelijk veel energie?

Ik neem jullie graag mee op reis doorheen de inhoudelijke keuzes waar we voor staan en die we gedurende dit proces gaan maken. 

  • Is onze missie en visie nog wel uitdagend genoeg?
  • Hoe zorgen we met de kerndoelen voor een zo groot mogelijke impact op het leven van kinderen en jongeren?
  • Hoe vertalen we de noden van kinderen, jongeren en jeugdwerk zo sterk mogelijk naar beleidsmakers?
  • Hoe kunnen we ons jeugdwerk nog veel sterker ondersteunen?
  • Hoe wordt WAT WAT een vaste waarde bij jongeren die keuzes moeten maken?
  • En welk organisatiemodel hebben we nodig om dit alles te realiseren?

Kom je mee op reis?  

Ellen                     De Boeck
Ellen De Boeck
  • Coördinator WAT WAT en zakelijk beleid