De Vlaamse regering keurde in mei 2022 nieuwe regelgeving goed over de controleverplichting van het uittreksel uit het strafregister model 596.2 voor medewerkers van organisaties die activiteiten aanbieden in de context van opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen. Deze regelgeving geldt dus ook voor het jeugdwerk in Vlaanderen en Brussel en gaat in op 1 februari 2023.

Uitzondering voor alle vrijwilligers in het jeugdwerk 

De regering keurde een uitzondering op deze regelgeving goed voor alle vrijwilligers in het jeugdwerk. Dat wil zeggen dat jeugdwerkorganisaties nooit een uittreksel strafregister moeten opvragen voor vrijwilligers.

Deze uitzondering kwam er mede op vraag van de Vlaamse Jeugdraad met het advies "Uittreksel strafregister - uitzondering op de verplichting voor organisaties uit het jeugdwerk". Je kan de argumentatie hier terugvinden.

De controle moet niet worden doorgevoerd als de medewerker een vrijwilliger is. Dat wil zeggen dat jeugdwerkorganisaties nooit een uittreksel strafregister moeten opvragen voor vrijwilligers. Sterker: er is geen rechtsgrond voor organisaties die onder de uitzondering vallen en toch een uittreksel uit het strafregister willen opvragen aan een vrijwilliger. Je mág het dus in principe juridisch gezien niet doen.
Organisaties die subsidies krijgen indien ze werken met kinderen en jongeren in een kwetsbare situatie en organisaties die met BOA-subsidies werken (beslissing lokaal bestuur) moeten het wel opvragen. 

Wat als je het dan toch wil opvragen? Je begeeft je in een grijze zone! Een vereniging kan strikt genomen twee dingen doen als ze toch een uittreksel wil opvragen: 

• vragen of de vrijwilliger vrijwillig inzage geeft in zijn uittreksel          (vraag is: “wat is vrijwillig? Er is altijd - hoe miniem ook - een machtsrelatie!)
• stellen dat die vrijwilliger binnen je organisatie “niet aan jeugdwerk doet” (Bijvoorbeeld: psychosociale ondersteuning door vrijwilligers)

Wat is jeugdwerk dan? 

• de definitie staat in het decreet, maar is vaag geformuleerd
• je kan dus je eigen argumenten bepalen, maar gebruik vooral ook DNA jeugdwerk zoals geformuleerd door De Ambrassade als richtlijn 
• Belangrijk: er is geen strikt onderscheid tussen werksoorten. Landelijk jeugdwerk, informatie- & participatie jeugdwerkorganisaties of cultuur-educatieve jeugdwerkorganisaties: ieder van deze organisaties kan argumenteren dat vrijwilligers binnen hun werking wel of niet aan jeugdwerk doen op basis van een motivatie. 

Wat is het uittreksel strafregister model 596.2?

Het uittreksel uit het strafregister is een officieel document waarin de eventuele strafrechtelijke veroordelingen die op naam van de betrokkene staan, vermeld worden. Dit uittreksel uit het strafregister vervangt het vroegere 'attest voor goed gedrag en zeden'.

Draaiboek voor het jeugdwerk

Er is een draaiboek uitgewerkt om deze regelgeving in de praktijk haalbaar te maken. Dit draaiboek verduidelijkt hoe je als organisatie deze regelgeving correct kan uitvoeren. Wie moet een uittreksel voorleggen, wie niet? Wanneer moet dit gebeuren? Hoe ga je als organisatie om met de gegevens op het uittreksel? Welke maatregelen moet je nemen om de privacy te garanderen? 

Draaiboek in flowchart

Veel gestelde vragen

Deze lijst met veel gestelde vragen wordt nog verder aangevuld in de loop van januari-februari 2023.

Moeten we een uittreksel strafregister opvragen bij vrijwilligers?

Nee, vrijwilligers in het jeugdwerk worden vrijgesteld van deze regelgeving. Het jeugdwerk is de enige sector in Vlaanderen die deze uitzondering vroeg en kreeg van de Vlaamse regering.

Moeten we een uittreksel strafregister opvragen bij jobstudenten?

Ja, jobstudenten hebben een arbeidsovereenkomst met je organisatie dus voor hen is deze regelgeving van kracht. Uiteraard moeten ze dan nog wel aan de andere voorwaarden voldoen vooraleer je een uittreksel moet opvragen:

• animatie of begeleiding van minderjarigen
• structureel én rechtstreeks contact met minderjarigen
• meerderjarig zijn op moment van indiensttreding. 

Moeten we een uittreksel strafregister opvragen bij al onze medewerkers?

Nee, enkel voor die medewerkers die voldoen aan alle voorwaarden in het draaiboek moet je het uittreksel strafregister opvragen en controleren:

• animatie of begeleiding van minderjarigen
• structureel én rechtstreeks contact met minderjarigen
• meerderjarig zijn op moment van indiensttreding
• aangesteld door middel van een arbeidsovereenkomst

Je moet dit dus bijvoorbeeld niet doen voor boekhoudmedewerkers, logistieke medewerkers, administratieve medewerkers.

Hoe moet een organisatie omgaan met deze attesten in de personeelsadministratie?

De uittreksels uit het strafregister worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de controle en worden vernietigd nadat de definitieve beslissing omtrent de aanstelling van de medewerker is genomen of, nadat de controle van het uittreksel uit het strafregister is voltooid en er het gepaste gevolg aan gegeven is.

Je houdt in het personeelsdossier enkel bij dat het attest gecontroleerd werd en op welke datum.

Meer informatie vind je op de website van Sociare.

Wanneer moet een organisatie het uittreksel opvragen?

Een organisatie vraagt het uittreksel op bij de kandidaat die men wil aanwerven, voor de beslissing tot aanstelling. 

De kandidaat moet het uittreksel opvragen bij de gemeente en aanleveren aan de organisatie. Het uittreksel mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd. 

Bij wie kan ik terecht voor vragen over een individuele casus?

Lees eerst het draaiboek grondig door en probeer met die informatie je vraag te beantwoorden. Lukt dit niet? Je kan steeds terecht bij Sociare met je vragen over personeelsbeleid en -administratie.

In het regeerakkoord staat er dat de uitzondering voor vrijwilligers wegvalt?

Met de jeugdwerksector maken we een plan op om dit samen met minister Depraetere te bekijken. Via de Beleidswerkgroep Welzijn en Integriteit en via de Commissie Jeugdwerk verzamelen we argumenten waar we als sector achter staan en bekijken we welke randvoorwaarden belangrijk zijn indien deze uitzondering effectief wegvalt. Dit is nog niet zo in de praktijk aangezien hierrond nog geen regelgeving is opgemaakt en goedgekeurd in het parlement.