De wet op overheidsopdrachten regelt de voorwaarden waaraan alle opdrachten, dat zijn de aankopen van “aanbestedende overheden”, moeten voldoen. En ja, ook jeugdwerkorganisaties kunnen hieronder vallen. We leggen hieronder even uit wat dit betekent voor jouw organisatie.

Wat heeft dit met jeugdwerkorganisaties te maken?

De definitie van een “aanbestedende overheid” is breed opgevat dus ook jeugdwerkorganisaties maken kans om onder de definitie te vallen. 

Concreet is je organisatie een aanbestedende overheid als ze aan drie voorwaarden voldoet: 

1. ze voorziet in een behoefte van algemeen belang; 
2. ze heeft rechtspersoonlijkheid (dus ook vzw’s); 
3. er is sprake van “bijzondere overheidsinvloed”, oftewel: 

• de werkzaamheden worden voor meer dan 50% gefinancierd door overheden EN/OF; 
• het beheer van de organisatie is onderworpen aan overheidstoezicht EN/OF; 
• meer dan 50% van de directie of raad van bestuur is aangewezen door de overheid. 

Opgelet: een feitelijke vereniging die aan criteria 1 en 3 voldoet, kan ook een aanbestedende overheid zijn als ze verbonden is met een overkoepelende (moeder)organisatie die aan alle drie voorwaarden voldoet. Die overkoepelende organisatie treedt dan op als aanbestedende overheid. 

Oké, welke procedures moet mijn organisatie dan volgen?

Voldoet je organisatie aan de criteria van een aanbestedende overheid, dan is de volgende graadmeter voor de te volgen procedure de geschatte grootte van het bedrag van de opdracht. 

Dankzij goed lobbywerk van de non-profitsector is het laagste bedrag, de ondergrens voor de eerste formele procedures, sterk verhoogd. Op de website van Scwitch vind je een volledig overzicht van de verplichte procedures naargelang grootte van de opdracht. Hieronder bespreken we de twee belangrijkste drempels. 

Tot en met 30.000 euro

Hier wordt op zich geen officiële procedure opgelegd: een aanvaarde factuur is voldoende. Je hoeft dus niet effectief drie offertes van verschillende aanbieders op te vragen; het volstaat om minstens drie opties deftig te overwegen (bv. drie websites te raadplegen en zo aanbod te vergelijken). 

Hou ergens in je administratie bij dat je dit deed, zodat je kunt aantonen dat je wel degelijk een paar aanbieders op de markt hebt vergeleken. Ook voor je eigen organisatie is dit gewoon een goed idee, volgens de principes van goed bestuur. 

Je bent niet verplicht om de opdracht aan de goedkoopste aanbieder te gunnen. Je kiest zelf wat voor jou de doorslaggevende redenen zijn. Let er wel op dat je niet voortdurend standaard dezelfde aanbieder gebruikt, maar echt de overweging van meerdere aanbieders maakt. 

Wat ook niet mag is om een grote opdracht (groter dan 30.000 euro) in stukken te knippen om zo te ontsnappen aan de meer doorgedreven procedure die hieronder beschreven staat. 

Meer dan 30.000 euro, tot en met 144.000 euro

Vanaf je voorziene aankoop de kaap van 30.000 euro overschrijdt (en onder de grens van 144.000 euro blijft), moet je een iets uitgebreidere procedure doorlopen, de zogeheten “de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking”. 

Deze procedure houdt in dat je officieel minimum drie offertes opvraagt van marktspelers. Je bent zo objectief mogelijk in de selectie van de aanbieders, schrijft niet altijd dezelfde spelers aan en probeert een kwalitatieve selectie te maken (op basis van beschikbare informatie). 

Een bestek opmaken is niet noodzakelijk onder de 144.000 euro, maar is wel vaak aangewezen. 

De uitnodiging om offertes in te dienen, de criteria die je voorschrijft, uiterste indiendata enzovoort worden allemaal eerlijk en gelijk uitgeschreven. Er zijn ook geen wettelijke termijnen die je moet volgen: een redelijke en passende termijn voor indiening is voldoende. De basisregel is dat je individuele aanbieders geen oneerlijk voordeel geeft. 

De gedetailleerde regels voor het verdere verloop van deze procedure vind je op de website van Scwitch.