Overeenkomsten

Dit kan een aankoopakte zijn als je destijds je lokalen kocht, eigendomspapieren van je lokaal van vele jaren geleden, een huurovereenkomst afgesloten met de eigenaar van de gebouwen, een afsprakennota met de gemeente voor het gebruik van gemeentelijke gebouwen. Belangrijk is dat deze documenten goed worden bijgehouden.

VZW documenten

Hoe je ‘gestructureerd’ bent als een feitelijke vereniging of een vzw bepaalt ook de mate waarin hier extra documenten op te nemen zijn. Je kan je statuten opnemen, je huishoudelijk reglement, de documenten van neerlegging, boekhoudingen…

Veiligheid en attesten

Een lokaal brengt ook heel wat controles en onderhoudsbeurten met zich mee. Zo moeten elektrische installaties, verwarmingsketels, gasinstallaties etc. gecontroleerd zijn bij aanvang en bestaan daar de nodige attesten van maar moeten ze ook periodiek opnieuw gecontroleerd en/of gekeurd worden. De attesten die hiervan het resultaat zijn worden best bijgehouden in de lokalenmap en ook de lijst van welke controle wanneer plaatsvond en zou moeten plaatsvinden in de toekomst is een absolute meerwaarde.

Ook met betrekking tot brandveiligheid kan je in jouw gebouw heel wat documenten en attesten bijhouden in je map: evacuatierichtlijnen hangen op in je lokaal maar kunnen ook zeker opgenomen worden in je map, de checklist en/of het logboek kunnen zeker ook in je lokalenmap worden opgenomen. Een goed brandveiligheidsdossier is ook heel belangrijk en kan hier mee opgenomen worden (daarin zitten heel wat van bovenstaande veiligheidsattesten, je evacuatieplan, keuringen van je brandblusapparaten en noodverlichting, brandbaarheidsattesten van materialen gebruikt in je gebouw…).

Inkomsten en uitgaven

Ook hier zijn heel wat papieren die gekoppeld zijn aan je gebouw die belangrijk zijn om bij te houden om het voor opvolgers duidelijk te maken hoe de vork aan de steel zit. Is er in je gemeente bijvoorbeeld een subsidiereglement om infrastructuurwerken uit te voeren neem het dan zeker op, kwam je de voorbije jaren in aanmerking voor deze subsidies voeg die besluiten dan ook toe (welke bedragen, voor welke werken) zo is het overzicht steeds gecapteerd in 1 map.

• Welke belastingen dien je te betalen (gemeentelijke belastingen voor huisvuil, patrimoniumtask, btw…)?
• Voor welke komt jouw organisatie in aanmerking?
• Moet je vrijstelling aanvragen en hoe doe je dit…?

Bouwgegevens

Nieuwbouw of grote verbouwingen dan heb je vast een bouwvergunning nodig (gehad), hoe zit het met je aanvraag, zit de beslissing van je gemeentebestuur mee in je map, … Bij elke overdracht van ‘grond’ is er ook een bodemattest nodig dat aangeeft of de grond al dan niet vervuilt is. Originele plannen van je gebouw zijn soms ver te zoeken, aanpassingen worden ook niet altijd goed bijgehouden. Voor de groepen die jaren later aan het roer komen te staan kan het zo interessant zijn om te weten waar de elektriciteitscircuits, de gasleidingen etc. liggen… Zo moeten ze bij werken niet alles zelf gaan uitzoeken of opnieuw laten optekenen.  

Hoe jouw lokalenmap eruit ziet kan heel verschillend zijn van deze van het jeugdlokaal dat naast jou is gelegen of dat in een andere gemeente. Het belangrijkste is dat dit een werkdocument is voor jouw organisatie gisteren, vandaag en morgen. Hoe beter alles wordt bijgehouden hoe makkelijker je het maakt voor de beheerders die na jou komen.

De Ambrassade ontwikkelde jaren geleden een lokalenmap op papier waarmee je aan de slag kan, deze kan nog steeds gebruikt worden als basis maar hou rekening met het feit dat deze versie dateert uit 2007. Destijds ontvingen alle jeugdverenigingen in Vlaanderen een exemplaar, maar misschien is deze versie intussen niet terug te vinden. Vraag zeker eens na bij je voorganger, jeugddienst of koepelorganisatie misschien weet men daar meer en anders is het een absolute aanrader om zelf aan de slag te gaan en alles te verzamelen.

Op de webiste www.jeugdlokalen.be kan je meer terugvinden over bepaalde van bovenstaande documenten en de lokalenmap in zijn geheel.