Hackathon: Hoe beleidsboodschappen van en naar jongeren communiceren?
Het is bij veel jeugdwerkorganisaties een bekende uitdaging: je hebt een nieuwe beleidsnota geschreven, er is nieuwe wetgeving of je komt terug van een interessante vergadering. Met andere woorden jij beschikt ineens over veel, complexe en vaak ook technische informatie. Waarschijnlijk heb vooraf deze onderwerpen al afgetoetst met zowel je collega’s als jongeren* en wil je de uitkomst van het overleg dus ook graag aan hen terugkoppelen.
Op de beleidswerkgroependag in februari 2025 zoomden we in op dit thema via een hackathon. We hadden het over het belang van terugkoppeling, de frustraties die komen kijken bij beleidsinformatie, hoe we dit doelgroepgewijs kunnen aanpakken en we deelden ook een heleboel tips. Ben je benieuwd naar de uitkomst? In dit artikel bespreken we het allemaal.
*Met 'jongeren en collega's' bedoelen we iedereen die betrokken is bij deze beleidsvraagstukken: van vrijwilligers, geëngageerde jongeren, jongeren die in het kader van je organisatie zitten, tot collega's, volwassen begeleiding, verantwoordelijken, eerstelijnswerkers en ga zo maar voort.
First things first: “Wat is een hackathon?”
“Hackathon = in een afgebakende tijd een antwoord of concept voorzien op een bepaalde vraag of probleem.”
We baseerden ons hiervoor o.a. o.a. op dit draaiboek van Bataljong.
Waarom vinden jeugdwerkers die terugkoppeling zo belangrijk?
- Het is noodzakelijk om complexe beslissingen te vertalen in een heldere communicatie.
- Er bestaan veel verschillende beleidsorganen en niveaus, overzicht hiervan is belangrijk om helder te communiceren.
- Beleidsinformatie geven is vaak eenrichtingsverkeer en kan daardoor heel top-down aanvoelen.
- Voor een effectief beleid, is input van collega’s en jongeren heel belangrijk. Het is belangrijk om degenen die je input gaven, op de hoogte te houden van de voortgang. Zo behoud je hun betrokkenheid.
- Je toont dankbaarheid voor hun input door terug te koppelen over de resultaten en impact.
- Als iedereen in de organisatie op de hoogte is, kan er veel van elkaar worden bijgeleerd.
- Meer perspectieven zorgen voor beter beleid!
- Weerstand tegen moeilijke of gevoelige beslissingen kan worden verminderd door tijdig te communiceren over een mogelijke beslissing. Dit kan je doen via participatieprocessen en door duidelijke en realistische verwachtingen te scheppen over wat er kan veranderen.
- Beslissingen kunnen soms traag en gefaseerd gaan. Door te blijven delen wat er al gebeurd is, kan je iedereen betrokken houden.
Tegen welke frustraties of drempels lopen jeugdwerkers vaak aan?
Omdat beleidsinfo soms complex is, kan dat ook wel eens de nodige frustratie bij jeugdwerkers opwekken. Hoewel we liever in termen van oplossingen dan problemen denken, leek het ons nuttig om ze van ons af te schrijven.
- Beleid of regelgeving is vaak heel technisch en ingewikkeld geschreven.
- Worden nieuwsbrieven of infokanalen nog gelezen?
- Jongeren hebben het recht om niet geïnteresseerd te zijn in wat jij wil vertellen.
- Soms voel je zelf weerstand tegen een genomen beslissing.
- Besluitvorming kan enorm traag gaan, tegen dat er iets verandert, is er al een nieuwe groep jongeren betrokken.
- Soms moet je een hele brok informatie op hetzelfde moment communiceren, dit kan verwarrend of overweldigend zijn.
- Beleid of regels zijn vaak saai, de concentratie van je jeugdwerkers en jongeren vasthouden is niet gemakkelijk.
- Beslissingen worden vaak gecommuniceerd in de vorm van een mededeling in plaats van als een constructief gesprek.
- Heel vaak worden kinderen en jongeren niet of weinig betrokken bij een beslissingsproces.
Hoe vertaal je beleidsinfo op maat van je doelgroep?
Verschillende doelgroepen vragen een verschillende manier van aanpak, niet alles is even relevant voor elke collega of jongere. We hebben de profielen in kaart gebracht om gerichte acties te formuleren. Zo kunnen we een gedifferentieerde en sterke vertaalslag van beleidsinformatie in beide richtingen maken, wat hopelijk zal leiden tot een grotere impact.
De doelgroepen die we in deze oefening onderzochten:
- Communicatiecollega’s
- Collega’s
- Jongeren met een engagement
- Eerstelijns jeugdwerkers
- Deelnemende jongeren
Communicatie- en andere collega's:
Eerstelijns jeugdwerkers en jongeren die deelnemen aan je activiteiten
Geëngageerde jongeren
Stem niet enkel je communicatie, maar ook je kanalen af op je doelgroep
Niet elke boodschap is geschikt voor elk communicatiekanaal en daarbij gebruikt ook niet elke doelgroep hetzelfde kanaal. Voor je communiceert, kan je dus best even nadenken over het geschikte kanaal. Wij geven hieronder enkele praktische tips.
- Een Whatsapp community (of je eigen kennissite, sharepoint, discord, mail, facebookgroep,…) met je jongeren kan handig zijn om snel en concreet te communiceren, ook over dingen die je nog niet openbaar kan publiceren.
- Een Instagramkanaal (voor het brede publiek of gericht aan je geëngageerde jongeren) is handig om helder en visueel nieuw beleid of regelgeving te communiceren.
- TikTok? Interessant voor simpele promo of heel korte boodschappen, maar voor uitgebreidere zaken gebruik je best een ander kanaal.
- Maak je een regelmatig magazine, ideaal? Hoewel je niet altijd zal weten wie wat echt gelezen is, is het een handige tool om actua te verspreiden. Wil je nagaan of de info doorgesijpeld is, spreek dan enkele jongeren of collega’s aan.
- Een complex onderwerp? Of wil je feedback verzamelen tijdens een beslissingsproces? In dat geval werkt face to face werkt het best!
Enkele praktische tips om je communicatie aan te passen aan je doelgroep:
"Herhaling werkt, zo kan je makkelijker draagvlak creëren"
- Bouw systemen in je teamvergaderingen in waarin je elkaar systematisch op de hoogte houdt. Op deze manier zet je in op duurzame interne en externe communicatie zo is iedereen altijd mee. Bv. Een goed digitaal platform.
- Herhaling werkt: liever enkele keren te veel communiceren over aankomende beslissingen, dan slechts één keer wanneer de beslissing al gemaakt is. Zo creëer je een draagvlak.
- Wat is need to know en wat is nice to know? Baken dit af om een overload aan informatie te vermijden.
- Stel jezelf de vraag of deze communicatie echt relevant is voor je doelgroep.
- Communiceer je over nieuw beleid of regelgeving, deel dan ook meteen concrete tips & tricks om het draagvlak te vergroten.
- Denk om: denk niet ‘dit moeten ze zeker weten’ maar denk wel: ‘hier hebben ze iets aan wanneer ze het weten.’
- Plant soms al eens een zaadje over stappen op langere termijn zonder er te diep op in te gaan. Bv. Als je weet dat er iets aangepast wordt aan het rookbeleid, laat dat dan ruim op voorhand al eens vallen, zo valt je groep niet uit de lucht.
- Geef zelf het goede voorbeeld en zet good practices van anderen in de kijker.
- Bedank je jongeren en collega’s expliciet voor hun input en aandacht en koppel ook terug over de eventuele impact die ze hebben gecreëerd: ‘Wat is er veranderd omdat jij dat gezegd hebt?’
- Onbewust communiceer je waarschijnlijk al vaak over beleid, probeer dat bewuster te doen.
- Communiceer vanuit beleving/leefwereld jongere, niet vanuit theorie. Bv. Als ik wil meedoen aan een activiteit bij een organisatie, dan moet ik weten hoe ik daar geraak. Is er iets veranderd aan de openbaar vervoerprijzen? Dan is dat relevant.
- En bovenal: blijf experimenteren met communicatie!
Heb je nog vragen? Wij hebben antwoorden!
- Heb je nog vragen of bedenkingen over boodschappen en hoe die te vertalen naar jouw doelpubliek. Bij Commissie jeugdwerk ben je aan het juiste adres! CJW probeert mee prioriteiten te bepalen en te vertalen in visuele boodschappen, methodieken, tools,....
- Wil je meer Good practices rond communicatiekanalen. Dan moet je bij het lerend netwerk communicatie zijn!
- Wil je je verdiepen in beleidsbeslissingen? In de beleidswerkgroepen wordt er per thema nagedacht over die beslissingen en de context errond.
Liesbeth Maene
-
Beleidsmedewerker jeugdwerk
![[anysurfer.logo]](/img/../img/svg/logo.svg "[anysurfer.logo]"){kind=logo}
