Ontvang je als erkende jeugdvereniging een werkingssubsidie? Dan moet je het gebruik van die subsidie jaarlijks verantwoorden door een werkings- en financieel verslag over het voorgaande jaar in te dienen. Om je al voor te bereiden op de verantwoording over 2023 organiseert het Departement Cultuur, Jeugd en Media, in samenwerking met De Ambrassade, op maandag 23 oktober een infomoment.

Inhoud

In deze infosessie geeft het Departement Cultuur, Jeugd en Media meer uitleg over de verschillende aspecten van de jaarlijkse verantwoording:

• de realisatie van de modules
• de uitvoering van de subsidieovereenkomst
• het financiële verslag, inclusief het verslag van een bedrijfsrevisor of externe accountant

De Ambrassade informeert je hoe jouw vereniging zich op die verschillende aspecten kan voorbereiden. Daarna vertellen een aantal jeugdverenigingen hoe zij de verantwoording aanpakken. 

Je moet het werkingsverslag en financieel verslag over 2023 uiterlijk op 31 maart 2024 bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media indienen. Er gelden geen coronabeperkingen meer, dus zijn de gebruikelijke decretale vereisten van toepassing.

Programma

• 9u30: Onthaal met koffie 
• 10u: Toelichting over de jaarlijkse verantwoording. We voorzien ruim de tijd om alle vragen te beantwoorden (Departement Cultuur, Jeugd en Media) 
• 12u: Lunch 
• 13u: Keuze uit volgende workshops (De Ambrassade) 
• De registratie van activiteiten en deelnemers voor de modules. We laten enkele verenigingen aan het woord en wisselen van ideeën.
• De organisatie van de boekhouding en de vertaling naar het financiële sjabloon. We laten enkele verenigingen aan het woord en duiden de impact in de praktijk. We besteden ook aandacht aan de keuze van en de samenwerking met de revisor of externe accountant.
• Een gesprek onder de deelnemers: hoe komt het werkingsverslag over de uitvoering van de subsidieovereenkomst tot stand? Hoe kunt je dat proces binnen je vereniging organiseren? We voorzien ook tijd om andere ondersteuningsvragen op het zakelijke vlak aan te kaarten. 
• 14u45: Vooruitblik naar volgende ondersteuningsmomenten
• 15u: Einde

Doelgroep 

Deze infosessie is bedoeld voor directeurs, coördinatoren en jeugdwerkers van landelijk georganiseerde jeugdverenigingen, verenigingen informatie en participatie en cultuureducatieve verenigingen die erkend en gesubsidieerd worden op basis van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. 

Volg jij het subsidiedossier van je vereniging inhoudelijk of financieel op? Neem dan zeker deel aan deze infosessie.

Praktisch

Deelname is gratis, maar je moet je wel vooraf inschrijven. Dat kan tot uiterlijk 13 oktober 2023.