![[anysurfer.logo]](/img/../img/svg/logo.svg "[anysurfer.logo]"){kind=logo}
Tien jaar De Ambrassade is tien jaar lang jeugdverenigingen helpen bij het maken van hun beleidsnota. Onze jeugdwerkondersteuner Timmy Boutsen heeft het allemaal meegemaakt. Hij neemt je mee in de geschiedenis, rakelt herinneringen op en kijkt vooruit.
Twee keer mocht ik een ondersteuningstraject beleidsplanning organiseren. Het eerste startte in 2015, de tweede in 2019 en een derde zal eraan komen in het najaar van 2023. Dat is dus om de 4 jaar, want dat is ook de periode waarvoor Vlaams erkende jeugdverenigingen een beleidsnota moeten schrijven zodat ze voor die periode een structurele subsidie krijgen van de Vlaamse overheid.
Elke 4 jaar begint het proces opnieuw. Maar omdat het hele proces van voorbereiden, schrijven en goedkeuren al snel 2 jaar in beslag neemt, lopen in de praktijk deze periodes allemaal wat door elkaar. Wanneer je nog bezig bent met je huidige beleidsnota in praktijk om te zetten, schrijf je de volgende al.
Een beleidsnota schrijf je niet enkel om subsidie te krijgen. In een beleidsnota zet je de missie, visie en strategie van je organisatie uit. Het is je businessplan voor de komende jaren en een belangrijk basisinstrument om keuzes te maken over wat je wel en niet zal doen. Het is ook een moment om af te stemmen met al je stakeholders: de eigen beroepskrachten, vrijwilligers, kinderen en jongeren, ouders, partnerorganisaties, de overheid,… Maar voor mij is de kracht van een beleidsnota schrijven vooral de reflectie die eraan vooraf gaat. Het is een moment om grondig het verleden te evalueren en je bezig te houden met die éné vraag: zijn we goed bezig? Het is een moment om vooruit te blikken en vragen te stellen als:
Hiermee werd het inhoudelijke en strategische beleid dat een organisatie voerde belangrijker en de beleidsnota een kwaliteitsinstrument. Zowel het Departement Cultuur, Jeugd en Media als een commissie met onafhankelijk experten brengen een advies uit over je beleidsnota. Op basis van dat advies zal de minister van jeugd een definitieve subsidie toewijzen. Op deze manier kan de overheid beter de kwaliteit opvolgen van de organisaties die ze subsidieert, maar ook inhoudelijk beleid sturen. In de praktijk geeft dit veel vrijheid aan jeugdverenigingen om hun eigen beleid vorm te geven.
Als startende jeugdwerkondersteuner bij De Ambrassade had ik ervaring met het maken van beleidsnota’s vanuit mijn vorige jobs, maar deze gevarieerde sector ondersteunen was nieuw voor mij.
We maakten daarom dankbaar gebruik van het ondersteuningsmateriaal van Steunpunt Jeugd. Maar keken ook over het muurtje, zoals bijvoorbeeld het sociaal- cultuureel volwassenwerk. Hun steunpunt Socius had op dat moment een toolbox beleidsplanning uitgewerkt met een fasering, verschillende werkvormen en een ondersteunende poster. Dit was voor ons de aanzet om ons eigen ondersteuningstraject te herdenken. We spraken met Socius af om een aparte werkwijze voor jeugd uit te werken en in hun toolbox te integreren. Dat was de geboorte van de toolbox beleidsplanning voor jeugd- en volwassenwerk.
Net als Socius ontwikkelden we onze eigen fasering en maakten een poster met een visuele weergave van die fases. Bij de start van het nieuwe ondersteuningstraject stuurden we naar elke Vlaams erkende jeugdvereniging er eentje op. Regelmatig, als we op bezoek waren bij andere organisaties zagen we de poster opduiken in bureaus en vergaderzalen. Deze herinnerde iedereen van de organisatie eraan dat er een beleidsplanningsproces lopende is en gaf weer in welke fase ze momenteel zitten.
De manier waarop we ondersteunen werd aangepakt. De begeleiding van Steunpunt Jeugd had een focus op procesbegeleiding waarbij verwacht werd dat er aan het hele traject deelgenomen werd. Het nieuwe ondersteuningstraject van De Ambrassade veranderden we echter in een divers aanbod waar iedereen vrij gebruik van kan maken of aan kan deelnemen. Dat aanbod bestond uit:
Op deze manier hebben we een aanbod voor iedereen:
Een beleidsnota schrijf je niet om in de schuif te leggen. Een goede beleidsnota is een permanent instrument binnen je organisatie om o.a. nieuwe medewerkers in te werken en jaarplannen af te stemmen. Maar het is ook de basis om een goede communicatie te voeren waarvoor je staat en welke visie je hebt op de toekomst.
Voor De Ambrassade zijn de beleidsnota’s van het jeugdwerk een schat aan informatie. Daarom lazen wij, na definitieve toewijzing door de minister, alle beleidsnota’s. Dat zijn meer dan 4000 bladzijden! Op deze manier krijgen we een overzicht van trends, evoluties en het netwerk van samenwerkingen binnen onze jeugdsector waar we met ons ondersteuningsaanbod op kunnen inspelen.
Op dit moment wordt er gewerkt aan een nieuw geïntegreerd jeugddecreet [link artikel indien reeds online: https://ambrassade.be/nl/kennis/artikel/naar-een-geintegreerd-decreet-jeugd ]. Hier wordt gesleuteld aan het ondersteuningsbeleid van het Vlaamse jeugdwerk, dus ook de subsidiëring ervan. De basiswerkwijze over hoe we een beleidsnota nu opstellen zal niet veel wijzigen. Wel wordt de periode langer gemaakt, namelijk van 4 naar 5 jaar. Om deze overgang te maken zullen er ongetwijfeld nog overgangsmaatregelen volgen die duidelijk worden later in 2023
Impactgericht werken is een nieuwe manier om naar je eigen praktijk te kijken. Eentje die verder gaat dan de klassieke methoden van evalueren of verantwoorden. Veel werkmethodes uit het impactgericht werken doen denken aan de werkwijzen die we gebruiken om een beleidsnota te maken. Beide vragen om een procesmatige aanpak, maar deze nieuwe mindset zet de reflectie en het leerproces van de eigen organisatie terug centraal. Je beleidsnota impactgerichter maken kan door je doelstellingen, acties en indicatoren nu uit te werken in de vorm van een veranderingstheorie.
Enkele voorbeelden: