Kadervormingstrajecten organiseren betekent ook dat je veel regels moet volgen. Dit artikel geldt als een geheugensteuntje voor jezelf. Het is een korte samenvatting van wat de overheid van jouw vereniging verwacht. 

Om helemaal op de hoogte te zijn, lees je best het jeugddecreet (hoofdstuk 7) en uitvoeringsbesluit na. 

Je kan meer info over kadervorming en attestering vinden op de website van het Departement.

Wat vind je terug in dit artikel?

1. Kadervormingstrajecten (cursus en stage)

2. Competentieprofielen

3. Opvolgingsplicht

4. Administratie 

5. Generiek werken

1. Kadervormingstraject

Een volledig kadervormingstraject bestaat uit twee delen die elkaar in volgorde opvolgen.

CURSUS (50-55u) + STAGE (50u) = ATTEST

De delen van het traject kunnen op verschillende manieren plaatsvinden.

• Het theoretische deel (cursus) kan zowel bestaan uit aansluitende dagen met overnachting, alsook zonder overnachting of opgedeeld in weekends, modules, … met of zonder overnachting. Belangrijk is alleszins dat de cursus minimaal uit 50 reële vormingsuren bestaat en maximaal uit 55 uur waarvan je minstens 50 uur werkt aan de competenties die zijn vastgelegd in het uitvoeringsbesluit. Je hebt ook minimaal 4 deelnemers nodig. 
• De begeleide stage bestaat ook uit 50 uren en kan zowel binnen (bv. In een lokale afdeling of op vakantiekamp, …) als buiten jouw jeugdwerkorganisatie (bij een andere jeugdwerkorganisatie) plaatsvinden. 

Een deelnemer moet het gehele traject binnen 3 jaar tijd afronden: vanaf de start van de cursus krijgt de jongere drie jaar de tijd om een stage af te ronden. Bij afronding van het traject ontvangt de deelnemer een attest dat wordt uitgereikt door de Vlaamse Overheid. 

Cursus (theoretisch deel: 50-55 vormingsuren)

We geven een algemeen overzicht van de vereisten voor een cursus.

1. Inhoudelijke basis

Inhoudelijke basis is steeds het competentieprofiel dat bij het attest hoort. Doelstellingen van vormingssessies op cursus zijn gebaseerd op de competenties in het bijhorende profiel. Als vereniging ben je vrij om accenten te leggen en te spelen met het zwaartepunt van de competenties, zolang ze allemaal aan bod komen. In je erkenningsdossier geef je aan op welke manier je dat als vereniging doet.

2. Duur en verloop

Een theoretisch deel van een kadervormingstraject (lees: cursus) houdt 50-55 uren werkelijke vorming in. De manier waarop je die 50-55 uren juist organiseert, kan vele vormen aannemen. Je kan werken met een internaatscursus van verschillende dagen, met of zonder overnachting; je kan in modules van weekends, dagen, … werken. (In de regeling worden geen minimum- en maximum aantal uren vorming per dag gedefinieerd. Let wel op: indien jouw vereniging de vormingsuren van kadervormingscursussen telt binnen haar erkenning en subsidiëring, gelden de minima en maxima die daar gedefinieerd zijn, zijnde: minstens 2 uur per dag, maximum 10u per dag.) 

Het principe is steeds dat een deelnemer zich inschrijft voor één traject. Het is belangrijk dat de deelnemer bij inschrijven al weet hoe de cursus is vormgegeven. Werk je met cursusmodules, dan krijgt een geheel aan modules één trajectnummer. Stel dat een deelnemer om welke reden dan ook niet binnen dit trajectnummer kan blijven, dan is het mogelijk om een module te volgen in een traject met een ander trajectnummer. Om dit nogal ingewikkelde systeem duidelijk te maken, geven we een praktisch voorbeeld. Het schema hieronder geeft weer dat een organisatie haar cursus opdeelt in 3 weekends. 

voorbeeld: 

• De jongere wordt gekoppeld aan een KAVO-ID. Dit ID koppelt de jongere aan het gevolgde traject om zo de opvolging van de jongere mogelijk te maken.
• Van zodra de jongere deelneemt aan het eerste weekend, start de periode van 3 jaar waarbinnen de jongere zijn volledige traject moet afgerond hebben. Dit wil zeggen dat als het eerste weekend start op 20 november 2018; de jongere zijn traject (cursus + stage) moet afgerond hebben tegen 20 november 2021.
• Hoe die jongere “shopt” in cursusdelen of modules van het traject en dus kiest tussen de verschillende weekends die de organisatie aanbiedt, heeft de jongere zelf in de hand.
  Zo kan een jongere instappen in A1 (november 2018). Vervolgens deelnemen aan weekend A2 (februari 2019) en tot slot eindigen met weekend A3 (juni 2019).
  De jongere kan echter ook kiezen om in te stappen in A1 (november 2018), vervolgens deelnemen aan B2 (april 2019) omdat dit hem beter uitkomt en tot slot eindigen met C3 (december 2019).
  Nog een andere optie bestaat er uit dat de jongere start in B1 (februari 2019), vervolgens deelneemt aan A3 (juni 2019) en vervolledigt met C2 (in september 2019).

Belangrijke aandachtspunten

• Deze ‘shopmogelijkheid’ kan enkel wanneer de organisatie kan aantonen dat de cursusdelen (1, 2 en 3) gelijkaardig zijn over de verschillende cursussen (A, B en C) heen. 
• De verschillende cursusdelen vormen één geheel waarin het gehele pakket aan competenties uit het competentieprofiel bevat.
• Het is aan de organiserende vereniging om te registreren en garanderen dat de jongere in kwestie alle cursusdelen gevolgd heeft vooraleer die aan de stage kan beginnen.
• Stel nu dat je als organisatie merkt dat heel wat jongeren instappen op het eerste weekend, maar je bij het derde weekend nog maar weinig deelnemers overhoudt. Kan je dan – uit praktische overwegingen - cursusdelen uit 2 trajecten samen gooien?
  Ja, dat kan, want de inhoud van je verschillende cursusdelen is dezelfde. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om deelnemers van B3 (september 2019) te verplaatsen naar C3 (december 2019) zodat je dan een volle cursus hebt.  

3. Deelnemers

Deelnemen aan een cursus kadervorming is gebonden aan een aantal voorschriften.  

Het portfolio waarvan sprake (zie afbeelding) wordt voorzien door het departement CJM.  Bekijk hier een voorbeeld.

4. Begeleiding

Qua begeleiding op de cursus heb je een verantwoordelijke ter plaatse nodig, en tellen we één begeleider per vijftien deelnemers. Beide moeten aan bepaalde voorschriften voldoen.

Animatortraject

de hoofdverantwoordelijke ter plaatse voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur én heeft minstens één animatorcursus begeleid;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming én heeft minstens één animatorcursus begeleid;

De begeleider ter plaatse per vijftien deelnemers voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur;
• heeft een attest van hoofdanimator;
• heeft drie geattesteerde cursussen begeleid;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming én heeft minstens één geattesteerde cursus begeleid;

Hoofdanimatortraject

De hoofdverantwoordelijke ter plaatse voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur én heeft minstens één hoofdanimatorcursus begeleid;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming én heeft minstens één hoofdanimatorcursus begeleid;

De begeleider ter plaatse per vijftien deelnemers voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur;
• heeft een attest van hoofdanimator;
• heeft drie geattesteerde cursussen begeleid;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming én heeft minstens één geattesteerde cursus begeleid;

Instructeurstraject

De hoofdverantwoordelijke ter plaatse voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur en heeft minstens één instructeurscursus begeleid; 
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming én heeft minstens één instructeurscursus begeleid;

De begeleider ter plaatse per vijftien deelnemers voldoet aan minstens één van onderstaande vereisten:

• heeft een attest van instructeur;
• heeft een instructeurscursus begeleid

Dit hoeft niet te betekenen dat je instructeurs (in opleiding) die niet aan deze voorschriften voldoen, niet kunnen meekomen. Wanneer je voldoet aan de voorschriften hierboven, kan je je ploeg nog steeds aanvullen met extra instructeurs.

Tip! Door in je vrijwilligersbestanden / registratietools een slimme visuele weergave op te zetten, weet je meteen welke begeleiders in aanmerking komen als begeleider / verantwoordelijke ter plaatse. Zo weet je ook wanneer je ‘in de gevarenzone’ zit voor wat betreft het aantal beschikbare begeleiders, en hoe je kan bijspijkeren om steeds aan de vereisten te voldoen. 

Stage (50 uur)

1. Inhoudelijke basis

Ook voor de begeleiding van de stage vormen de competentieprofielen de inhoudelijke basis. Tijdens de stage brengt de deelnemer de zaken, die die opstak in de cursus, in de praktijk. De begeleider van de stage volgt op en bespreekt met de deelnemer de voortgang in competentieontwikkeling.

2. Duur en verloop

Een officiële stage bedraagt 50 uur. Onder stage-uren verstaat de afdeling uren waarbinnen je activiteiten met kinderen en jongeren begeleidt. Stage kan je lopen op een kamp, speelplein, atelier, … een plek binnen het jeugdwerk en in de vrije tijd van kinderen en jongeren. Dat kan binnen één week of gespreid over verschillende weken, dagen, initiatieven, … stagiairs zijn ook vrij om hun stage te spreiden over verschillende initiatieven.

3. Deelnemers

Eens deelnemers hun cursus positief voltooiden, kunnen ze een stageplaats zoeken en het geleerde in de praktijk brengen. In principe kan een deelnemer eender waar stage volgen. Gezien alle trajecten rond dezelfde competenties draaien, kan je als vereniging moeilijk weigeren om een deelnemer stage te laten lopen. Indien je echter als vereniging volgens bepaalde leeftijdsgroepen werkt (bv. Je wordt leiding vanaf je 18e), dan kan dat wel. Je hoeft dus niet je gehele manier van werken om te gooien om hier aan te voldoen.

4. Begeleiding

De begeleider van een stage moet aan bepaalde voorschriften voldoen, wil de stage tellen als officieel onderdeel van het kadervormingstraject.  

Animator

De stagebegeleider voldoet aan één van de onderstaande voorwaarden:

• heeft een attest van instructeur; 
• heeft een attest van hoofdanimator;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming;
• is een beroepskracht met pedagogische bevoegdheid op een jeugddienst of in het jeugdwerk;
• heeft aantoonbare specifieke vorming gevolgd om stagiairs in het jeugdwerk te begeleiden.

Hoofdanimator

De stagebegeleider voldoet aan één van de onderstaande voorwaarden:

• heeft een attest van instructeur;
• heeft een attest van hoofdanimator;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming;
• is een beroepskracht met pedagogische bevoegdheid op een jeugddienst of in het jeugdwerk;
• heeft aantoonbare specifieke vorming gevolgd om stagiairs in het jeugdwerk te begeleiden.

Instructeur

De stagebegeleider voldoet aan één van de onderstaande voorwaarden:

• heeft een attest van instructeur;
• heeft een diploma of getuigschrift hoger onderwijs met minstens zestig uur pedagogische vorming;
• is een beroepskracht met pedagogische bevoegdheid op een jeugddienst of in het jeugdwerk;
• heeft aantoonbare specifieke vorming gevolgd om stagiairs in het jeugdwerkte begeleiden.

5. Opvolging

Tijdens de stage (of aan het einde ervan) vullen begeleider en deelnemer het trajectboekje voor een tweede keer in. Op basis van gesprekken of andere methodieken reflecteren beide over de competenties, ontwikkeling ervan, sterke punten en groeipunten van de deelnemer. De naslag hiervan wordt genoteerd in het boekje.  

2. Competentieprofielen

Leeruitkomsten staan voorop in de kadervormingsregels. Elk attest somt een set aan basiscompetenties op. Iemand die een attest krijgt, heeft dus een bewijs dat die deze competenties in een voldoende mate bezit.

3. Opvolgingsplicht

De vereniging die de cursus organiseert staat in voor opvolging doorheen het volledige traject. Dat doe je aan de hand van een generiek trajectboekje dat door het departement CJM – in samenwerking met het jeugdwerk – werd ontwikkeld. Dit boekje voorziet zowel tijdens de cursus, alsook de stage een opvolging van de competentieontwikkeling van de deelnemer. Het is aan de jongere om het boekje bij te houden en telkens mee te nemen, het is aan de begeleider in de verschillende onderdelen van het traject om coaching en begeleiding te voorzien.

Als organiserende vereniging ben je verplicht om op te volgen. In de praktijk komt dit er op neer dat je: 

4. Administratie

Als je kadervormingstrajecten wil organiseren, moet je ook administratief werk in orde brengen. Het goede nieuws: waar je vroeger voor elk traject apart een hele waaier aan gekleurde documenten moest invullen en opsturen, zijn de regels sinds 2015 iets vlotter.

Je dient eenmalig een aanvraagdossier in om geattesteerde kadervorming te organiseren. Wanneer dit is goedgekeurd, ben je enkel nog verplicht melding te maken van je cursus in de KAVO-tool. Je plaatst je cursus in de KAVO-tool vanaf het moment dat je deze extern bekendmaakt en ten laatste twee weken voor de start van het traject.

Je evalueert het erkenningsdossier dat je indiende iedere vijf jaar. Het is belangrijk dat dit dossier up-to-date blijft omdat het departement CJM het erkenningsdossier gebruikt als basisdocument bij een controle tijdens je cursus. 

De vorige evaluatieronde (en ook de eerste sinds het ontstaan van de regelgeving rond kadervorming) lag in 2022. De volgende ronde komt er dus aan in 2027. Je mag je dossier ook sneller aanpassen en evalueren.
Je hoeft echter niet iedere keer op de kaap van vijf jaar te wachten. Wanneer je beslist om je dossier bijvoorbeeld te evalueren in februari 2024, zal voor jouw organisatie de volgende deadline februari 2029 zijn. 

4.1 Erkenningsdossier

Om als vereniging attesten te kunnen uitreiken, die je over een erkenning te beschikken. Om erkend te worden als vereniging die attesten uitreikt, dien je bij het departement CJM een aanvraagdossier in. In dit dossier geef je duiding bij: 

De manier waarop de vereniging zich heeft voorbereid om kadervormingstrajecten te organiseren. 

4.2 Competentieschema

In het tweede deel van je aanvraagdossier wordt gevraagd dat je de concrete vertaling van competenties uit het competentieprofiel dat bij een attest hoort, duidelijk weergeeft. Hiervoor vul je het bijpassende Excel-bestand in. Het bestand stelt de opbouw van je cursus schematisch voor. Bedoeling is dat je de basisbouwstenen of -sessies van je cursus volgens dit schema weergeeft. Dit doe je door:

4.3 Meldingsplicht

Wanneer je aanvraagdossier is goedgekeurd, ben je erkend als vereniging die attesten mag uitreiken en hoef je enkel nog verplicht melding te maken van je cursus. Je meldt vanaf het moment dat je deze extern bekendmaakt, ten laatste twee weken voor de start van het traject. De melding gebeurt online, via het door het departement CJM voorzien digitaal platform www.kavo.vlaanderen.be

Dit platform heeft ook een publiek deel voor jongeren. Op dit deel worden je ingediende gegevens publiek gemaakt, met uitzondering van de naam van je verantwoordelijke ter plaatse. Op die manier kunnen jongeren een gewogen keuze maken van hun deelname aan een kadervormingscursus. Ze doen dit op basis van de naam, plaats, prijs en datum van het traject. Het maximum deelnemersaantal, de naam van de trajectverantwoordelijke van je vereniging (veelal de beroepskracht) zijn ook beschikbaar.

5. Generiek werken

Generiek werken is een rode draad in de huidige regels rond kadervorming. Het uitgangspunt is dat het duidelijk moet zijn waar een attest voor staat, wat dit impliceert en welke competenties de houder van het attest bezit. Daarnaast wil de regeling de vrijheid bieden aan vrijwilligers om te bewegen tussen verschillende organisaties en zich op meer dan één plek te engageren. Ook hier biedt generiek werken een antwoord. Elke animator werkt in hun traject immers aan dezelfde competenties. Aangezien competenties een samenspel zijn van vaardigheden, kennis en attitudes, en bruikbaar zijn in verschillende contexten, kan je er als vereniging van uitgaan dat je vrijwilliger competent is om zich bij jou in te schakelen. 

De lijn van generiek werken loopt doorheen het geheel van de nieuwe regeling en vertaalt zich concreet in: 

De competentieprofielen liggen aan de basis van elk kadervormingstraject. 

• Elk traject, binnen welke vereniging dan ook, vertrekt vanuit de competenties die bij het attest horen. In tegenstelling tot de vroegere ‘domeinen’, hebben de competenties een duidelijke gerichtheid en stellen ze concrete resultaten voorop. Op die manier is het duidelijker waar een attest voor staat en waar je als vereniging op gericht bent in het vormen van jongeren. 

Nuance: hoewel de competenties concreter zijn, is er nog steeds een vertaalslag nodig. Competenties zijn immers niet zomaar gelijk te stellen aan doelstellingen voor een vormingssessie. In eerste instantie ga je de competentie uit het profiel contextualiseren: wat betekent deze competentie binnen jouw vereniging? Hoe zie je die concreet in werking? Welke kennis, vaardigheden en attitudes impliceert ze? Op die manier maak je de competentie concreet. Op basis van de resultaten van die denkoefening formuleer je doelstellingen voor een sessie. 

Opvolging gebeurt met een generiek trajectboekje

De competenties staan in een door het departement CJM ontwikkeld, generiek trajectboekje. Het instrument biedt een visuele weergave van de competenties uit het profiel. Tijdens de verschillende fases van het traject vullen begeleider en deelnemer de voortgang in competentieontwikkeling in. Daarnaast geven ze sterke punten en groeipunten aan en kunnen ze reflecties noteren. Na elke fase geeft de begeleider aan of de deelnemer aan de volgende fase kan beginnen. In plaats van een eigen, organisatiespecifiek instrument zal elke animator, hoofdanimator of instructeur in spe dus met hetzelfde instrument aan de slag gaan. Gedurende het hele traject (cursus en stage) kan de deelnemer rekenen op ondersteuning van een begeleider met behulp van dit boekje.

Nuance: hoewel het trajectboekje generiek is en voor iedereen hetzelfde, schrijft het op geen enkele manier de wijze van begeleiding voor. Het is enkel een visuele weergave van competentieontwikkeling, en niet meer dan dat. Hoe jouw vereniging omgaat met de begeleiding van stagiairs, welke methodes je daarvoor gebruikt en hoe je hen opvolgt, blijft jouw verantwoordelijkheid. Vanaf oktober moet je er enkel voor zorgen dat er voldoende ruimte is om het trajectboekje op tijd en stond in te vullen.