Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door De Ambrassade vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van ons jaarlijks papieren magazine en jaarlijks vormingsaanbod
• Het inschrijven voor evenementen van De Ambrassade vzw, inclusief het sturen van informatiemails voor en na de evenementen
• Occasionele e-mails met een aanbod voor evenementen of informatie die direct aansluiten bij een recente deelname aan een voorbij evenement
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
• Interesses
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
• Opleiding en vorming Aanwezigheid Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:

• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing)

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..)
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …)
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
• Externe opleiders of trainers 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte

Bewaartermijn

De Ambrassade vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van deze website. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming : Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel commission@privacycommission.be 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De Ambrassade vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.