De coronacrisis verplicht organisaties om hun algemene vergaderingen digitaal te laten doorgaan. Maar onder welke voorwaarden zijn stemmingen en beslissingen geldig wanneer de leden niet fysiek samenkomen?

Al bij de start van de eerste lockdown-periode, werd een tijdelijke regeling uitgewerkt waardoor bestuursraden en AV’s via een digitale weg konden plaatsvinden. Die tijdelijke regeling is sinds enkele maanden (wet dec'20) omgezet naar een permanente beslissing. Vanaf dit jaar kunnen AV’s dus altijd online gebeuren.

Hiervoor moet je onder andere met volgende zaken rekening houden om de geldigheid te garanderen: 

• Alle deelnemers moeten toegang hebben tot de tool, app of programma dat je gebruikt om de vergadering online te laten plaatsvinden (bv. Zoom, MS Teams, Google Meet, etc.).
• Deze online programma’s moeten de identiteit van de deelnemers ten allen tijde kunnen weergeven, moeten de deelnemers in staat stellen om te kunnen stemmen, het volledig gesprek te kunnen volgen en vragen te stellen.
• Bij de uitnodiging voor de AV moet duidelijk beschreven staan hoe de vergadering digitaal zal verlopen (volgens welke procedures) en moeten alle deelnemers toegang krijgen tot de vergadering.

Je kan Scwitch (info@scwitch.be) ook zeker contacteren bij vragen of onduidelijkheden.