[anysurfer.logo]

Crisiscommunicatie tijdens je zomeraanbod: hoe pak je dat aan?

Crisiscommunicatie tijdens je zomeraanbod: hoe pak je dat aan?

Jeugdwerk   |  7 JULI 2020

Het wordt een jeugdwerkzomer om nooit meer te vergeten. Maar ondanks alle jeugdwerkregels en voorzorgen kan het toch voorvallen dat één van de deelnemers besmet wordt met het coronavirus. Dat brengt naast heel wat praktisch zaken ook enkele belangrijke communicatie opdrachten met zich mee. We lijsten de belangrijkste communicatiereflexen voor deze zomer even op.

Wie is wie?

Vertrek je op kamp of gaat je activiteit binnenkort van start? Verschillende organisaties zorgen tijdens de zomer voor een permanentiesysteem of één centrale contactpersoon waar je terecht kan in geval van nood.

Maak gebruik van een communicatieplan

Een communicatieplan is nooit een overbodige luxe. Tijdens je kamp of je activiteit heb je vast heel wat andere dingen aan je hoofd, maar een voorbereid man is er twee waard. In het geval van een besmetting op kamp zal je naast de praktische regelingen ook moeten zorgen dat de communicatie naar de mensen buiten het kamp vlot verloopt. Een communicatieplan is een ideale houvast om je boodschap gestructureerd naar de buitenwereld te verspreiden. Volg je communicatieplan van begin tot einde en zorg ervoor dat alle vragen voorzien worden van een duidelijk antwoord. Waaruit bestaat een communicatieplan? Dat hangt af van de situatie en je organisatie. In je communicatieplan leg je je boodschap, doelgroep, communicatiewijze, timing en strategie vast. De volgende vragen helpen je alvast op weg bij het opstellen van je plan.

  • Wie moet je bereiken met de communicatie? In welke volgorde?
  • Welke communicatiemiddelen gebruik je? 
  • Wat is de boodschap?
  • Wat is jullie visie? (ter inspiratie: zie puntje 4)
  • Welke afspraken maken jullie intern?
  • Wat is de timing?
  • Wat doe je met persaandacht?
  • Wie zal het woord voeren? 

Help, de pers staat voor de deur

Ook deze zomer is het coronavirus nog steeds nieuws heet van de naald. Bij een besmetting op kamp of tijdens de activiteit zou het dus eens kunnen gebeuren dat een journalist op het nieuwtje stuit en zich naar je locatie begeeft. Geen paniek! De journalist in kwestie is op zoek naar het juiste verhaal en daar kan jij hem perfect bij helpen. Meer nog, de pers kan je zelfs helpen met je communicatie. Bij een persvraag breng als eerste taak de persverantwoordelijke van je organisatie of koepel op de hoogte. Indien je die niet hebt, duid dan één woordvoerder aan die alle pers te woord zal staan.

Wanneer een journalist je contacteert kan je gerust ook zelf naar wat meer achtergrond vragen. Voor welke krant schrijft de journalist? Waarom contacteert hij jullie? Wie contacteer hij naast jullie verder nog? Vanuit welke kernboodschap zal hij vertrekken voor dit artikel? Sta de journalist zelf te woord en beantwoord zijn of haar vragen altijd eerlijk. Hou je antwoorden kort en to the point. Indien de journalist meer wil weten zal hij zelf bijvragen stellen. Niet zeker hoe je woorden zullen verschijnen? Vraag dan aan de journalist om het artikel nog even door te sturen voor publicatie. 

Bescherm je deelnemers

Wanneer één van je deelnemers besmet wordt met covid-19 volg je dit stappenplan. Bij een besmetting en de gevolgen ervan is het belangrijk ook je deelnemers te beschermen. Geef daarom nooit persoonsgegevens vrij en zorg ervoor dat de deelnemer(s) de locatie rustig kan verlaten. Ook bij aanwezigheid van pers is het belangrijk om je deelnemers uit de spotlight te houden. Wat je zelf doet, doe in dit geval beter. Vraag ook gerust aan ouders of externen om het woord enkel aan jullie te geven en niet zelf te reageren voor de pers.

Verlies je deelnemers niet uit het oog. Bij een onverwachte situatie zijn zij, net zoals ouders en andere begeleiders ook uit hun lood geslagen. Informeer deelnemers duidelijk over wat er te gebeuren staat en wat er van hen verwacht wordt. Hou er rekening mee in je communicatie dat je volgens de GDPR-wetgeving bij de verspreiding van beeldmateriaal steeds de toestemming nodig hebt van iedereen die in beeld verschijnt. 

Je website is de bron van alle info

Het is simpel om jezelf te verliezen in de vele platformen en media die je kan gebruiken om te communiceren. Indien je keuzes moet maken, kies dan altijd eerst voor je website. Dat is namelijk de eerste locatie waar externen zullen op zoek gaan naar nieuws of informatie. Bij twijfel: website eerst, daarna de rest!

Houvast

Elke zomer gaat er wel eens iets mis, maar we zijn meer dan ooit voorbereid op wat er deze zomer kan fout lopen. Maandenlang hebben we met de hele jeugdwerksector samengewerkt met virologen, experts, lokale besturen, VVSG, Bataljong en minister van Jeugd Benjamin Dalle om de jeugdwerkzomer veilig en verantwoord te kunnen laten doorgaan. Het resultaat daarvan vind je op www.ambrassade.be/jeugdwerkzomer. De jeugdwerkregels, zomerplannen en bijlagen zijn een ideale houvast om je boodschap mee te staven.  

Nazorg

Communicatie eindigt niet bij het publiceren van je nieuwsbericht of het verzenden van je mailing. Vragen, reacties en opmerkingen behandel centraliseer je en behandel je best zelf. Dit kan wel eens veel werk met zich meebrengen, maar je kan er ook veel uit leren. Een vraag die bijvoorbeeld geregeld terugkeert is er één die je best nog een algemeen beantwoord via een extra mailing of bericht. 

Voor niet-dringende vragen kan je ook steeds mailen naar corona@ambrassade.be