[anysurfer.logo]

Beleidsnota indienen? Denk aan deze 3 zaken

Beleidsnota indienen? Denk aan deze 3 zaken

Jeugdwerk   |  24 NOVEMBER 2020

De coronacrisis zorgden bij velen voor vertragingen in het beleidsplanningsproces dat jeugdverenigingen aan het lopen zijn om een sterke beleidsnota voor 2022-2025 in te dienen. Je bent dus ongetwijfeld nu een laatste spurt aan het trekken. Zoals we al eerder deden in een nieuwsbrief beleidsplanning, wijzen we je nog eens op deze 3 zaken, zodat je ze zeker niet zou vergeten:  

1. Dien tijdig in via KIOSK, best nog voor 24 december.

De uiterste deadline van het indienen van je beleidsnota is 1 januari 23u59 via KIOSK. Let op! Het departement Cultuur, Jeugd en Media is gesloten van donderdag 24 december 2020 om 15u tot en met zondag 3 januari 2021. Er is in die periode geen mail- en telefoonpermanentie voorzien (ook niet voor technische vragen of om een nieuwe KIOSK-code aan te vragen). Het is dus sterk aan te raden om de aanvraag voor je variabele subsidie (via het indienen van een beleidsnota) nog voor 24 december te doen. 

Tips code Kiosk

Ervaring leert dat de meeste vragen in die periode verband houden met de code in KIOSK. Een aantal tips om verrassingen te vermijden: 

  • Je kan steeds een nieuwe code aanvragen door middel van een knop op de site. De hoofdvertegenwoordiger van de vereniging ontvangt dan meteen een nieuwe code in de mailbox.
  • Je kan ook zonder code een aanvraag indienen. De afspraak is wel dat je het dossier niet meer wijzigt na het indienen. 
Heb je alsnog problemen bij het indienen van je beleidsnota? Dan kan je in die periode mailen naar frederique.loones@ambrassade.be en timmy.boutsen@ambrassade.be. Deze mailbox wordt tussen 25 december en 1 januari dagelijks bekeken.

2. Je beleidsnotadocument is grootst van inhoud, maar mag toch maar 5MB groot zijn! 

Je zal je beleidsnotadocument als een .pdf-bestand moeten uploaden. De upload limiet is echter beperkt tot 5MB. Gebruik je een stevige layout of veel foto’s in je beleidsnota, dan zal je al snel over deze 5MB gaan en zal je het document ook niet kunnen uploaden. Dit wil je niet pas ontdekken als je aan het indienen bent, dus kijk na voordat je aan de KIOSK procedure begint. Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je document onder de 5MB blijft door in je originele bestand enkele aanpassingen te doen of door het finale .pdf-bestand te verkleinen door het te comprimeren. 

3. Ga nog enkele last minute partnerschappen aan tijdens onze partnerlunch

Vanuit verschillende hoeken vingen we op dat het momenteel niet eenvoudig is om partnerschappen aan te gaan voor jullie beleidsnota. Deze samenwerkingen worden vaak geïnitieerd tijdens informele momenten of in de wandelgangen. Corona heeft deze momenten gedwarsboomd waardoor heel wat organisaties nog op zoek zijn naar partners om sommige acties of doelstellingen tot een goed einde te brengen. 

Om tegemoet te komen aan deze bezorgdheid organiseren we op donderdag 3 december van 12u tot 13u een digitale partnerlunch. Terwijl je jouw eigen boterhammen opeet brengen we jou via de Breakout rooms in Zoom in contact met andere jeugdwerkspelers die rond gelijkaardige thema's partnerschappen willen aangaan. Om ervoor dat we de juiste mensen bij elkaar brengen in een Breakout room vragen we jou om op voorhand dit formulier in te vullen. Hopelijk tot dan! 

Nog vragen?

Heb je nog technische of procedurele vragen over het indienen van je beleidsnota. Neem dan contact op met het team subsidiëren en erkennen van het Departement Cultuur, Jeugd en Media via subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be of je rechtstreeks bij je dossierbehandelaar. 

Heb je nog inhoudelijk vragen of ondersteuning bij je proces nodig. Dan staan onze medewerkers van het beleidsplanningstraject Timmy (timmy.boutsen@ambrassade.be) en Jasmien (jasmien.schutz@ambrassade.be) voor je klaar. 

Succes met de laatste loodjes!