[anysurfer.logo]

Jeugdwerk en corona: FAQ voor coördinatoren en directie

Jeugdwerk en corona: FAQ voor coördinatoren en directie

Corona en jeugdwerk

Vanaf 17 maart gingen er in heel België een hele resem coronamaatregelen van kracht. De federale overheid besliste om deze maatregelen tot en met zondag 3 mei te laten gelden. Na 3 mei beginnen we aan een nieuwe fase waarin de maatregelen om de verspreiding van het corona-virus in te dijken stelselmatig versoepeld worden.
Deze maatregelen hebben ook gevolgen voor het jeugdwerk.

Hieronder bundelen we vaak gestelde vragen voor coördinatoren uit het jeugdwerk en directie. 

Gesloten Facebookgroep voor coördinatoren uit het jeugdwerk

We maakten een gesloten FB groep voor coördinatoren uit het jeugdwerk om met de gevolgen van corona om te gaan. In dit lerend netwerk kan je snel zaken met elkaar delen. Een greep uit de mogelijke vragen aan elkaar: Hoe ga je om met annulaties? Zet je tijdelijke werkloosheid voor je personeel in? Zo ja, hoe? Wat met de modules en werkingsverslag?...
Vraag nu je lidmaatschap aan! Vergeet je organisatie niet te vermelden. Gezien de gevoelige personeelszaken laten we wel enkel coördinatoren en voorzitters van jeugdwerkorganisaties toe.

FAQ's: veelgestelde vragen en hun antwoord

We beantwoorden hier de meest gestelde vragen die we binnenkregen van coördinatoren in het jeugdwerk, of die nuttig kunnen zijn voor hen. We hebben de vragen onderverdeeld in thema's om de lijst beter scanbaar te maken. Als je het antwoord op een bepaalde vraag wil weten, klik dan op de vraag en dan word je doorgestuurd naar het antwoord.
Naast elke vraag vind je wanneer de vragen zijn toegevoegd of wanneer ze zijn geüpdatet. 

Annuleren activiteiten en de gevolgen

  1. Het annuleren van bepaalde activiteiten de komende weken zorgt ervoor dat wij in de problemen komen bij verslaggeving over 2020 en mogelijks niet al onze modules halen? Moeten de alles dan inhalen? (toegevoegd op 23/3/2020)

  2. We krijgen op onze vraag om solidariteit bij het terugvragen van de inschrijvings/deelnemerskosten van ouders soms heel lastige reacties. Hoe kunnen we hiermee omgaan? (toegevoegd op 26/3/2020)

  3. Kan ik als organisatie nog steeds een fiscaal attest geven voor onze activiteit die niet is doorgegaan? Kan ik dat attest ook geven als we een deel van de kosten terugbetalen aan de ouders? Kan ik dat attest geven als we onze activiteit onder een andere vorm organiseren? (toegevoegd op 26/3/2020)

  4. Zal de mutualiteit/het gezondheidsfonds de dagkost nog steeds terugbetalen als (een deel van) de kosten door de ouders betaald zijn? (toegevoegd op 27/3/2020)

  5. Kunnen we best afgelaste initiatieven/evenementen uitstellen naar het najaar of eerder aflassen? (toegevoegd op 27/3/2020)

Beleidsnota en werkingsverslag

  1. Door alle opgelegde maatregelen kiezen organisaties ervoor om de Algemene Vergaderingen niet bij elkaar te roepen, dit zorgt er natuurlijk voor dat de werkingsverslagen 2019 die nu volop werden besproken op AV’s niet de gevraagde goedkeuring hebben. Hoe kunnen we dit opvangen? (toegevoegd op 24/3/2020)

  2. Mijn organisatie gaat voor een nieuwe structurele erkenning binnen het Vlaams decreet jeugd- en kinderrechtenbeleid. Door de Corona-maatregelen moeten wij heel wat activiteiten schrappen en komen we in de problemen met het behalen van onze modules. Is er hier een oplossing voor?  (toegevoegd op 24/3/2020)

Personeel

  1. Wat met ons personeel? Thuiswerken dat kan tot op zekere hoogte, maar zeker niet voor al onze werknemers, kunnen we mensen thuiszetten, hoe zit het met de vergoedingen? (toegevoegd op 26/3/2020)

  2. Hoe zit het met de verzekering van je werknemers die allemaal thuis werken nu? (toegevoegd op 25/3/2020)

  3. Waar kan ik terecht als ik als leidinggevende wil bijleren over thema's als thuiswerken of leiding geven op afstand? (toegevoegd op 8/4/2020)

Maatregelen en steunmaatregelen

  1. Welke maatregelen zijn er op dit moment van toepassing om het corona-virus in te dijken? (toegevoegd op 19/3/2020)

  2. Welke steunmaatregelen heeft de regering genomen om de gevolgen van de corona-maatregelen te verzachten? (toegevoegd op 19/3/2020)

  3. Oké, er zijn financiële steunmaatregelen o.w.v. corona in ontwikkeling. Maar wat kan en moet ik doen in afwachting daarvan? (toegevoegd op 3/4/2020)

Zomervakantie

  1. Er wordt her en der geopperd om de zomervakantie te verkorten. Is dat besproken met de minister? (toegevoegd op 23/3/2020)

  2. Wat met de zomervakantie, zullen in het zog van festivals, internationale sportevenementen… ook jeugdkampen, jeugdvakanties, speelpleinwerkingen, enz. geannuleerd worden? (toegevoegd op 2/4/2020)

De antwoorden

Annuleren activiteiten en de gevolgen

1. Het annuleren van bepaalde activiteiten de komende weken zorgt ervoor dat wij in de problemen komen bij verslaggeving over 2020 en mogelijks niet al onze modules halen? Moeten we dan alles inhalen?

Na navraag bij het departement werd bevestigd dat het virus wordt beschouwd als overmacht. Het departement zal hier rekening mee houden bij de beoordeling van de verslaggeving 2020 volgend voorjaar. Dit geldt zowel voor degene die reeds erkend zijn als degene die toewerken naar een erkenning bij de volgende indien-ronde en hiervoor ook reeds modules moeten voorleggen.

2. We krijgen op onze vraag om solidariteit bij het terugvragen van de inschrijvings/deelnemerskosten van ouders soms heel lastige reacties. Hoe kunnen we hiermee omgaan?

Er werd, toen duidelijk werd dat deze crisis stevig zou worden voor de jeugdsector, door Minister Dalle opgeroepen aan ouders om aan het jeugdwerk slechts een gedeeltelijke of geen terugbetaling te vragen van inschrijvingsgelden. 
Dit is vaak een heel gevoelig onderwerp, niet alle gezinnen hebben dezelfde financiële mogelijkheden, financiële problemen zijn niet altijd zichtbaar en er bestaat nog steeds een enorm taboe rond dit thema.

Veel organisaties zijn in principe gebonden aan contracten of overeenkomsten waarin staat dat je terug betaalt als een activiteit niet kan doorgaan. Kijk zeker nog eens goed na wat er exact in jullie overeenkomsten staat.
We raden je aan om met veel begrip en in alle openheid te communiceren met ouders wanneer zij niet willen voldoen aan de oproep tot solidariteit en dus wél hun geld volledig terug vragen.
Verwijs gerust naar de oproep van de Minister en geef ook gerust aan waarom je van ouders vraagt om niet het volledige bedrag terug te vragen.

Misschien kan je een compromis vinden door een deelbedrag te zoeken waarin beide partijen zich kunnen vinden. Je kan ook verwijzen naar eventuele alternatieve activiteiten die je organiseert als organisatie ter compensatie, naar eventuele terugbetalingen van de mutualiteit of de fiscale attesten die je als ouder nog kunt inbrengen als er een deelbedrag betaalt is (hieronder meer informatie hierover). Als er geen mogelijkheden zijn tot een tussenoplossing, is het aan te raden terug te betalen, zover die mogelijkheid bestaat voor je organisatie. 

3. Kan ik als organisatie nog steeds een fiscaal attest geven voor onze activiteit die niet is doorgegaan? Kan ik dat attest ook geven als we een deel van de kosten terugbetalen aan de ouders? Kan ik dat attest geven als we onze activiteit onder een andere vorm organiseren?

Als ouder of betaler van een jeugdwerkactiviteit kan je een fiscaal attest krijgen waarmee je als ouder belastingsvermindering krijgt voor je kind jonger dan 12 jaar of jonger dan 18 jaar met een zware beperking. 

We kregen bevestiging van onze minister Dalle dat ook voor geannuleerde activiteiten een fiscaal attest uitgereikt mag en zal worden als er een betaling plaatsvindt door de ouders (of andere betalers). Dit is goed nieuws want kan de financiële last voor ouders voor een activiteit die niet heeft plaatsgevonden wat verlichten.

Volgens de criteria van de Federale overheidsdienst Financiën gelden een aantal criteria voor die fiscale attesten.  Belangrijk daarbij in deze situatie: zorg ervoor dat je aan ouders een duidelijk betaalbewijs kunt geven van het uiteindelijke bedrag dat betaald is als er controle zou komen. 

Let hier ook in het bijzonder op als de ouders of andere betalers een ander bedrag betalen dan oorspronkelijk in de overeenkomst stond (bv. als je een alternatieve activiteit voorziet en hier minder kosten voor aanrekent of als de ouders uit solidariteit bv. 75% van de kostprijs betalen). Zorg ook dan voor een juist betaalbewijs.

Hoe loopt die uitdeling van fiscale attesten?
De federale overheidsdienst zorgt voor bezorging van al die attesten bij je lokale stad of gemeente en zij bezorgen die aan jou als organisatie.

De stad of gemeente OF Vlaamse overheid erkennen jou als organisatie en daarna vul jij als organisatie ook informatie in, daarin kan je dus in deze specifieke situatie het bedrag aanpassen voor de juiste mensen per kind, per periode, per activiteit.

Zoals je op de webiste van de FOD Financiën ziet, bestaat er bv. wel een max. dagprijs dus ook daarmee dien je wel rekening mee te houden: ouders zullen niet meer fiscale attesten krijgen dan ten belope van deze max. dagprijs x het aantal dagen dat de activiteit normaal gezien gepland was.
We weten dat dit wel wat papierwerk vraagt, maar denken dat deze maatregel wel kan zorgen voor een financiële steun voor veel mensen! Meer informatie over de fiscale attesten ook hier


4. Zal de mutualiteit/het gezondheidsfonds de dagkost nog steeds terugbetalen als (een deel van) de kosten door de ouders betaald zijn?

We weten dat de verschillende mutualiteiten hier geen overschrijdende afspraken over gemaakt hebben, het kan dus een beetje afhangen van je mutualiteit. Wat we wel weten: de meeste mutualiteiten behouden hun tussenkomst als er een vorm van activiteit doorgaat (bv. in online vorm). Dit geldt ook als de deelnameprijs of kosten veranderd zijn. Zorg dus dat je als organisatie duidelijk aangeeft of je activiteit op een of andere manier is kunnen doorgaan.

Neem uiteraard altijd alle veiligheidsmaatregelen in overweging, niet alle activiteiten kunnen op afstand doorgaan, neem zeker geen risico's. We kaarten deze kwestie zeker ook aan bij de financiële gevolgen van deze situatie voor het jeugdwerk, kinderen, jongeren en hun ouders.

5. Kunnen we best afgelaste initiatieven/evenementen uitstellen naar het najaar of eerder aflassen?

We raden het volgende aan:

  • Keuze is aan uw organisatie zelf, maar hou er rekening mee dat een najaar altijd al erg vol zit met studiedagen/congressen/initiatieven. Dus vermijd het volproppen van het najaar 2020. Alle organisaties gaan nog aan het bekomen zijn van deze corona-crisis, vermijd te hoge werklast en werkdruk in het najaar.

  • Als het initiatief niet van fundamenteel belang of grootorde is voor jouw organisatie, las het dan best af, en neem het op in je werkingsverslag van 2020 met de melding "geannuleerd wegens corona" 

  • Is het initiatief wel groot(s)/fundamenteel voor uw organisatie en zorgt het annuleren van dat initiatief/project voor het niet behalen van 1 of meerdere indicatoren van je beheersovereenkomst, meld het dan zeker nu al aan kiosk@vlaanderen.be en aan jouw dossierbehandelaar.

  • Plan jij een groots initiatief het komend werkjaar met als doelgroep jeugdwerkers? Mail dat dan even naar lisa.dedeken@ambrassade.be, zodat we dit mee in de spotlight kunnen zetten en de dienstverlening van De Ambrassade op kunnen afstemmen.


Beleidsnota en werkingsverslag

1. Door alle opgelegde maatregelen kiezen organisaties ervoor om de Algemene Vergaderingen niet bij elkaar te roepen, dit zorgt er natuurlijk voor dat de werkingsverslagen 2019 die nu volop werden besproken op AV’s niet de gevraagde goedkeuring hebben. Hoe kunnen we dit opvangen?

Organisaties kunnen het financieel en werkingsverslag 2019 voorlopig zonder de goedkeuring van de algemene vergadering bezorgen aan het departement. Gelet op de democratische werking van de vereniging en de verplichtingen verbonden aan de vzw-wetgeving moeten verenigingen hun jaarrekening wel tegen eind juni 2020 goedkeuren op de Algemene Vergadering. Die goedgekeurde en eventueel gewijzigde versie kan je later aan het Departement bezorgen. Meer informatie over het uitstellen van je Algemene Vergadering vind je op de website van SCWITCH.

2. Mijn organisatie gaat voor een nieuwe structurele erkenning binnen het Vlaams decreet jeugd- en kinderrechtenbeleid. Door de Corona-maatregelen moeten wij heel wat activiteiten schrappen en komen we in de problemen met het behalen van onze modules. Is er hier een oplossing voor?

Organisaties die voor een nieuwe erkenning gaan binnen het Vlaams decreet jeugd-en kinderrechtenbeleid mogen aangeven dat ze bepaalde activiteiten van plan waren, maar dat deze niet kunnen doorgaan omwille van Corona-overmacht. Het departement CJM zal hier flexibel mee omgaan en dit zou hun erkenning niet in gedrang mogen brengen. De datum waarrop het erkenningsdossier moet worden ingediend verandert niet en blijft dus voor 1 juni. 


Personeel

1. Wat met ons personeel? Thuiswerken dat kan tot op zekere hoogte, maar zeker niet voor al onze werknemers, kunnen we mensen thuiszetten, hoe zit het met de vergoedingen?

Er zijn heel wat vragen over personeelszaken dat gaat van organisaties die hun werk niet meer of slechts deels kunnen uitvoeren en dus een deel van het personeel zouden moeten thuiszetten, hoe vangen we dit op? Maar evengoed over hoe gaan we om met de flexibiliteit naar werknemers toe m.b.t. thuiswerk, thuisblijven voor kinderen, … Sociare lijstte een heleboel vragen hier rond op en schreef ook een stappenplan uit rond tijdelijke werkloosheid.

Moet je mensen thuiszetten en vraag je je af of ze in aanmerking komen voor tijdelijke werkloosheid en hoe je dit dan aanvraagt, daarover vind je meer info bij de steunmaatregelen. Check het artikel hier rond in onze kennisbank.

2. Hoe zit het met de verzekering van je werknemers die allemaal thuis werken nu?
Telewerkbijlage

Arbeidsongevallen kunnen ook tijdens telewerk voorvallen. Als één van je werknemers thuis een ongeval heeft, zal je als werkgever aan je verzekeringsmaatschappij moeten kunnen aantonen dat die persoon van thuis uit aan het werk was.Een goed bewijs hiervan kan de telewerkbijlage zijn die je misschien afsloot met je werknemer bij het sluiten van je contract. Dan is deze bijlage normaal gezien het bewijs van het telewerken (vermoeden van arbeidstijd) als het ongeval plaatsvond tijdens de uren en op de locatie die op die bijlage vermeld staan.

Maak een telewerk overeenkomst

Natuurlijk werken je werknemers in deze Corona-periode ook op andere momenten of misschien zelfs op andere locaties dan in de telewerkbijlage staat, of misschien is er geen telewerk-bijlage aan je overeenkomst toegevoegd. 

  • Is er nog niets gebeurd? Zorg dan nu voor een telewerkovereenkomst met al je werknemers en kijk als je er al één hebt met je werknemers, of die nog up-to-date is. Je kan wijzigingen in deze bijlage maken met wederzijdse toestemming.
  • Is er iets gebeurd en is er geen telewerkovereenkomst? In dat geval zal je als werkgever actief moeten bewijzen aan je verzekeringsmaatschappij dat je werknemer aan het werk was. Hij of zij had bijvoorbeeld net daarvoor nog een mail gestuurd, of was aan de telefoon, of…
Het is sowieso wel aan te raden een telewerkbijlage op te stellen bij alle (nieuwe) overeenkomsten, als het ongeval binnen deze afgesproken situaties valt, ben je dan immers gedekt en hoef je niet extra contact te nemen met je verzekeraar. Op andere momenten kan je nog even controleren of alles goed is aangekomen, maar in deze periode weten zij ook dat er heel veel mensen van thuis uit aan het werken zijn.

Behoud je telewerk als werkvorm ook na deze crisis, dan kun je dat wel ‘ter info’ laten weten aan de arbeidsongevallenverzekeraar. Dat helpt je bij de bewijsvorming als er eens iets zou voorvallen.

3. Waar kan ik terecht als ik als leidinggevende wil bijleren over thema's als thuiswerken of leiding geven op afstand?

Vivo geeft een reeks interessante webinars rond thema's die op dit moment belangrijk zijn voor leidinggevende functies in de social profit sector. 
Check zeker hun website om het aanbod te bekijken. 


Maatregelen en steunmaatregelen

1. Welke maatregelen zijn er op dit moment van toepassing om het corona-virus in te dijken?

We verzamelden de maatregelen die op dit moment van toepassing zijn om het corona-virus in te dijken in een artikel op onze website. Lees het artikel.

2. Welke steunmaatregelen heeft de regering genomen om de gevolgen van de corona-maatregelen te verzachten?

De overheid kwam ook al met een aantal steunmaatregelen op de proppen om de gevolgen van de corona-maatregelen te verzachten. Ook deze maatregelen lijstten we op in een artikel. 

3. Oké, er zijn financiële steunmaatregelen o.w.v. corona in ontwikkeling. Maar wat kan en moet ik doen in afwachting daarvan?

Er zijn al verschillende financiële steunmaatregelen in de maak die ook van toepassing zullen zijn op onze jeugdsector. Op sommige daarvan kan je organisatie nu al een beroep doen (zoals de hinderpremie), anderen komen iets later in werking.

Wat kan je nu dan wel al doen als je vreest dat de financiële impact van corona te zwaar wordt om te slikken voor je organisatie?

  • Eerst en vooral: breng je dossierbehandelaar op de hoogte. Hoe meer ze op de hoogte zijn van eventuele financieel zorgwekkende situaties, hoe beter. Het departement brengt net als wij in kaart welke organisaties het meest kwetsbaar zijn voor de gevolgen van corona.
  • Breng ook ons op de hoogte via corona@ambrassade.be en/of de Facebookgroep voor coördinatoren. We sturen ook na de paasvakantie nog een nieuwe bevraging de deur uit die met alle nieuwe gegevens van de komende weken de financiële impact voor onze sector gedetailleerder in kaart zal brengen.
  • Doe een beroep op de dienstverlening van Cultuurloket, Scwitch of Sociare.
  • Bel je revisor op. Schakel zijn/haar expertise in om zo goed mogelijk financiële verliezen in kaart te brengen en te remediëren/mitigeren waar dat kan. Twijfel je of je op bepaalde steunmaatregelen een beroep kunt doen, bespreek dit met hem/haar.
Een belangrijke aanbeveling die we ook nog binnenkregen van het departement: blijf in de mate van het mogelijke verder werken en dus kosten maken. Zoals al eerder aangekondigd blijven de subsidiemiddelen voor 2020 gegarandeerd. Maar hier moet volgend jaar ook over gerapporteerd worden in het financieel verslag voor 2020. Daarbij moeten organisaties dus ook voor 2020 kunnen verantwoorden dat ze het volledige subsidiebedrag nodig blijven hebben. Ga dus nu niet volledig op de rem staan door alle onkostenposten uit schrik dicht te gooien, maar blijf in de mate van het mogelijke draaien als organisatie.


Zomervakantie

1. Er wordt her en der geopperd om de zomervakantie te verkorten. Is dat besproken met de minister?

Nu er voorstellen boven komen over het licht inkorten van de zomervakantie of licht verlengen van deliberatie-periodes tot de eerste week van juli in het secundair en examenperiodes in het hoger onderwijs, zetten wij volop in op overleg hierover met de betrokken kabinetten. We gaan met hen in gesprek om de mogelijke impact hiervan op jeugdwerk te duiden en samen oplossingen te zoeken als deze verlengingen van het schooljaar zouden doorgaan.

2. Wat met de zomervakantie, zullen in het zog van festivals, internationale sportevenementen… ook jeugdkampen, jeugdvakanties, speelpleinwerkingen, enz. geannuleerd worden?

Hier en daar komt een bericht in deze aard al eens aan de oppervlakte, bv in de kranten wordt het woord jeugdkampen ook al eens uitgesproken als het gaat over annulaties naar de zomer etc. Hier zijn echter nog geen formele beslissingen over genomen dus ons baseren op wat we lezen of horen is voorbarig, blijf vooral nog even rustig en neem nu nog geen beslissingen voor de zomer, want:

  • De zomer ligt nog 3 maand van ons af. Er is op heden geen kader vanuit de overheid, het crisiscentrum... om uitspraken te gaan doen over de zomer.
  • Een jeugdactiviteit vergelijken met een evenement zoals de olympische spelen, EK voetbal, festival... is niet juist, ze zijn verschillend van aard. Jeugdkampen zijn niet zo groot in aantal deelnemers, er komen vooral kinderen en jongeren uit dezelfde regio samen en niet van over de hele wereld. Je kan ze niet zomaar over 1 kam scheren.
  • Momenteel worden al uitspraken gedaan over scholen die als eerste weer zullen mogen opstarten, horeca als laatste... We moeten vooral in de toekomst bekijken waar in deze volgorde het jeugdwerk kan plaatsnemen.
  • Vermijd verschillende snelheden. Als sommige organisaties of steden en gemeenten nu wel al annuleren en andere niet creëren we veel onduidelijkheid binnen de sector maar ook naar ouders, kinderen en jongeren, vrijwilligers...
De Ambrassade en Bataljong zorgen er – samen met de hele jeugdsector – voor dat dit vraagstuk op tijd bij de experten en politici op tafel ligt. En dat er een gezamenlijke beslissing volgt op het moment dat er beter zicht is op de evolutie van de epidemie en de mogelijke heropstart van bepaalde sectoren.



Waarom moeten al deze activiteiten eigenlijk geannuleerd worden?

Het gevaar van het corona-virus zit hem vooral in de capaciteit van onze ziekenhuizen. Als we niets doen om dit virus in te dijken, dan stijgen het aantal ziekenhuisopnames enorm. En is er onvoldoende plaats voor patiënten die ook intensieve zorg nodig hebben. Wat de overheid wil vermijden, is dat ziekenhuizen op een bepaald moment patiënten die intensieve zorg nodig hebben moeten weigeren. Om niet in deze situatie terecht te komen, moeten we er voor zorgen dat er geen piek is in corona-besmettingen. Dat kan alleen als we het virus niet de kans geven om zich verder te verspreiden. Dat kunnen we bereiken door zo min mogelijk met elkaar in contact te komen. Dit kan door zelf je verantwoordelijkheid op te nemen en zoveel mogelijk thuis te blijven. Maar ook door solidair te zijn met anderen en alle recreatieve activiteiten (weekends, eetfestijnen, fuiven, wekelijkse of dagelijkse activiteiten, ...) tot en met 3 mei te annuleren of te verplaatsen.

Niet gevonden wat je zocht?

Bekijk onze andere veelgestelde vragen of mail naar corona@ambrassade.be met je specifieke vraag.

Gerelateerd artikel

Gerelateerd nieuws