[anysurfer.logo]

Basiswerk jeugdwerk

Het Basiswerk jeugdwerk brengt zoveel mogelijk basiskennis over het Vlaamse Jeugdwerk bij elkaar.
Home

Beleidsnota maken

Wanneer een vereniging erkend is als Vlaamse jeugdwerkvereniging krijgt ze ook de kans om een beleidsnota te schrijven en hiermee haar subsidiebedrag van 80 000 euro aan te vullen met een variabel bedrag door het schrijven van een beleidsnota voor 4 jaar.

§1. Elke erkende landelijk georganiseerde jeugdvereniging, vereniging informatie en participatie en cultuureducatieve vereniging ontvangt jaarlijks een subsidie van 80.000 euro.
Daarnaast kunnen aan die verenigingen aanvullend variabele subsidies worden toegekend. Daartoe moet de vereniging vierjaarlijks een door haar algemene vergadering goedgekeurde beleidsnota aan de administratie bezorgen. 

Wanneer een vereniging erkend is als Vlaamse jeugdwerkvereniging krijgt ze ook de kans om een beleidsnota te schrijven en hiermee haar subsidiebedrag van 80 000 euro aan te vullen met een variabel bedrag. Wanneer je het basisbedrag en je variabele subsidie optelt, komt je aan je volledige enveloppe. Dit bedrag is de jaarlijkse subsidie die je van afdeling Jeugd mag ontvangen.

Een beleidsnota is een document dat – opgedeeld in een aantal vooraf voorgeschreven hoofdstukken – jouw jeugdwerkvereniging en haar belangrijkste doelstellingen en drijfveren voor de komende 4 jaar voorstelt. Het belangrijkste hoofdstuk van de beleidsnota is het doelstellingenkader. Hier beschrijf je welke doelen je nastreeft, hoe je deze gaat verwezenlijken en welke energie, tijd en geld je hier voor wil voorzien.

Het uitdenken, neerschrijven en becijferen van dit plan, vraagt een grote inspanning van een jeugdwerkvereniging. Veelal worden verschillende partijen bevraagd en betrokken in het opstellen ervan, waardoor je vaak al een dik jaar voordien aftrapt met het proces. 

Via een gefaseerde aanpak werk je toe naar een afgewerkt product, dat je via het juiste formulier en volgens de opgelegde voorschriften indient uiterlijk op 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan de periode waarvoor subsidie wordt gevraagd (in dit geval dus 1 januari 2021).

Wie beoordeelt en hoe? 

De hoogte van het jaarlijks toe te kennen variabele deel van het subsidiebedrag wordt om de vier jaar vastgesteld door de Vlaamse Regering na advies van de adviescommissie en van de administratie op basis van de beleidsnota die de vereniging voor de volgende vier jaar opstelt en op basis van de beschikbare informatie over de werking van de vereniging in de voorbije vier jaar, met dien verstande dat het variabel deel ten minste 50 percent bedraagt van het variabele deel van de subsidies dat toegekend is op basis van de vorige beleidsnota, tenzij de administratie tijdens inspecties of bij de beoordeling van de werkingsverslagen ernstige gebreken heeft vastgesteld bij de uitvoering van die beleidsnota. 

Je beleidsnota wordt door twee instanties gelezen en beoordeeld: de administratie (afdeling Jeugd) en een adviescommissie van onafhankelijke lezers (vaak zijn dit oudgedienden uit de jeugdwerksector, of personen met kennis van zaken). Beide instanties bezorgen hun advies aan de minister van Jeugd, die de uiteindelijke eindbeslissing over de budgetten maakt. 

De eindbeslissing vertaalt zich in een beheersovereenkomst. Dit is een contract dat je vereniging afsluit met de administratie. Het vermeldt een aantal basisgegevens van je vereniging, het toegekende jaarlijkse subsidiebedrag en de doelstellingen en indicatoren waarmee je jaarlijks moet verantwoorden wat je met het subsidiebedrag hebt gedaan. 

Je bent volledig vrij om al dan niet een beleidsnota op te stellen en te laten beoordelen: je moet ze niet schrijven en kan even goed er voor kiezen om met je modules en basisbedrag toe te komen. Anderzijds loop je met die negatieve keuze wel aanvullende subsidies mis om doelstellingen en acties die naast je modules bestaan, ook te subsidiëren. Je bent immers veel vrijer in een beleidsnota: hoewel er duidelijke voorschriften en vormvereisten zijn, kan je in je beleidsnota inhoudelijk veel vrijer bepalen welke activiteiten je ontplooit en zelfs welke doelstellingen je nastreeft. 

 Meer informatie over de beleidsnota en het schrijven er van vind je in onze toolbox beleidsplanning.

De beoordelingsprocedure 

Nadat je je beleidsnota indiende volgt er nog een hele procedure om tot de effectieve toekenning van je subsidies te komen. Belangrijkste spelers daarin zijn de afdeling Jeugd en de adviescommissies. 

Een adviescommissie is een groep onafhankelijke beoordelaars. Deze groep wordt samengesteld door de afdeling en heeft als taak om de minister te adviseren in de budgetverdeling op basis van beleidsnota’s. Elke werksoort heeft zo zijn eigen adviescommissie bestaande uit een voorzitter en 2 tot 6 leden. Deze leden mogen niet verbonden zijn met een erkende vereniging (noch als werknemer, noch als bestuurslid) of met de Vlaamse Jeugdraad. Aan de start van hun samenstelling stelt elke adviescommissie een huishoudelijk reglement op dat haar werking vormgeeft. 

Vanaf 1 januari gaan de afdeling Jeugd en adviescommissies aan de slag met het lezen van alle ingediende beleidsnota’s. Vóór 15 mei ontvangt elke indiener een zogenaamd ‘preadvies’; dit voorlopige advies stelt een eerste beoordeling en bedrag voorop. Als vereniging krijg je 15 kalenderdagen om een repliek op dit preadvies te formuleren. Die mogelijkheid dient vooral om verkeerde interpretaties of feitelijke onjuistheden uit de wereld te helpen. 

Vóór 15 juli volgen dan de definitieve adviezen. Hierin duiden afdeling en commissie of en waarom ze niet of slechts gedeeltelijk aansluiten bij de repliek van de vereniging. 

Een commissie kan zelfstandig kiezen in welke vorm ze haar advies uitbrengt: 

  • Ofwel brengen afdeling en commissie allebei afzonderlijk een advies uit. 
  • Ofwel krijgt het de vorm van een gedeeld advies. 
  • Ofwel ligt het tussenin via een gecoördineerd advies, waarbij enkel de verschillen tussen afdeling en commissie aangeduid worden. 

De adviezen belanden na 15 juli op de bureau van de minister van Jeugd die zijn uiteindelijke beslissing vóór 15 september meedeelt aan de verenigingen. 

Als sluitstuk van de hele procedure onderhandelen vereniging en administratie nog over de subsidieovereenkomst. In dat contract worden ten minste de strategische en operationele doelstellingen met bijhorende resultaats- en inspanningsindicatoren bepaald, alsook het subsidiebedrag. Vóór april moet de overeenkomst door beide partijen ondertekend zijn. 

Meer info over de wijze waarop je tot een subsidieovereenkomst komt, vind je ook in de presentatie van de Afdeling Jeugd te downloaden via onze toolbox beleidsplanning.

De beoordelingscriteria 

Het lezen en beoordelen van beleidsnota’s gebeurt niet zo maar met de natte vinger. Het decreet somt elf beoordelingscriteria op, die een houvast geven in het bepalen van de kwaliteit van ingediende nota’s. 

§2. Om de hoogte van de subsidiebedragen voor de verenigingen […] te bepalen, worden, rekening houdend met de specificiteit van de organisatie, de volgende beoordelingscriteria gehanteerd: 

  1. profilering en positionering; 
  2. langetermijnvisie; 
  3. inhoudelijk concept en concrete uitwerking; 
  4. samenwerking en netwerking met andere actoren in binnen- of buitenland; 
  5. haalbaarheid; 
  6. bereik; 
  7. gelijkekansenbeleid; 
  8. financiële onderbouw van de werking; 
  9. transparantie die wordt verschaft over de relatie van de initiatieven van de vereniging die voor subsidiëring worden voorgesteld enerzijds met andere initiatieven van deze vereniging anderzijds, en de wijze waarop die initiatieven gefinancierd worden; 
  10. het onderschrijven en uitdragen van de rechten van het kind; 
  11. de wijze waarop de vereniging inspeelt op de kansen die de stedelijke context biedt voor vernieuwende initiatieven en op de maatschappelijke uitdagingen die zich in het bijzonder in steden voordoen. 

Als de vereniging al eerder op basis van het decreet gesubsidieerd werd, wordt ook rekening gehouden met de wijze waarop de vereniging invulling heeft gegeven aan haar verplichtingen.

De subsidieovereenkomst en voortgangsrapport 

De voornaamste eigenschap van een subsidieovereenkomst is dat het effectief om een contract gaat dat je afsluit met de afdeling Jeugd en waar je dus aan gehouden bent. Minstens de strategische en operationele doelstellingen, met hun bijhorende indicatoren zijn opgenomen in deze overeenkomst. Je legt dus zwart op wit vast wat je jaarlijkse ambities en beoordelingscriteria zijn. 

De onderhandeling van deze overeenkomst gebeurt in de staart van het beleidsplanningsproces. Op basis van het toegekende budget door de minister, maakt de afdeling Jeugd een voorstel van subsidieovereenkomst op. Tussen september en maart vinden vervolgens onderhandelingsgesprekken met je dossierbehandelaar. Ten laatste eind maart wordt de overeenkomst door beide partijen ondertekend. Vanaf dan is de overeenkomst rechtsgeldig. 

Dit betekent meteen ook dat je elk jaar een verantwoording moet bieden voor het toegekende bedrag. Het komt er op neer dat je elk jaar moet kunnen aantonen dat je de cijfers van je modules behaalt èn dat je de indicatoren opgenomen in de subsidieovereenkomst bereikt. Uiterlijk op 31 maart stuur je de gegevens van het afgelopen kalenderjaar, in de juiste formats en formulieren, naar de afdeling Jeugd door. 

Uitbetaling van subsidies 

 §5. De verenigingen waarvan werd vastgesteld dat zij aan alle voorwaarden vol- doen voor de toekenning van een werkingssubsidie, ontvangen per kwartaal een voorschot van 22,5 percent van het subsidiebedrag dat voor dat jaar toegekend wordt. Het saldo wordt uitbetaald voor 1 juli van het volgende jaar. 

 Reserveregel 

 Als gesubsidieerde vereniging mag je volgens het decreet reserves aanleggen met eigen inkomsten en subsidies. Je kan dus geld sparen. 

Gedurende de lopende beleidsperiode mag je onbeperkt reserves aanleggen. Indien je aan het eind van de beleidsperiode nog over reserves beschikt, kan je die zelfs overdragen naar een volgende periode. Hier is echter wel een restrictie [1] ingebouwd, om al te grote spaarijver in te dijken.

Indien uit de afrekening op het eind van de beleidsperiode gemerkt wordt dat je die restricties overschrijdt, dan wordt het teveel ingehouden van je nog uit te keren subsidiebedrag. 

Als aan de vereniging na afloop van de beleidsperiode waarop de beleidsnota betrekking heeft, geen werkingssubsidie meer wordt verleend, dan is de vereniging verplicht een gemotiveerd bestedingsplan voor alle reserves, in te dienen bij de administratie. In eerste instantie worden de reserves dan besteed aan nog lopende personeelskosten en andere arbeidsrechtelijke verplichtingen. 

 Intrekking van erkenning 

Indien afdeling Jeugd vaststelt dat je niet meer aan de erkenningsvoorwaarden uit de modules voldoet, of ernstig tekortschiet in de afspraken uit de subsidieovereenkomst, dan brengt ze je schriftelijk op de hoogte van die vaststelling. Dit om jouw vereniging de kans te geven om bezwaren kenbaar te maken. Op basis van de vaststelling en jouw bezwaarschrift, maakt de afdeling Jeugd een beoordeling. 

  • Als de afdeling Jeugd vaststelt dat je niet voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, kan ze besluiten om je erkenning in te trekken. 
  • Als de afdeling Jeugd vaststelt dat het voorschot op subsidies hoger ligt dat de volgens het decreet verantwoorde uitgaven, dan kan de afdeling het teveel aan subsidie inhouden, of niet uitbetalen in een volgende voorschot. 

Je kan hierop een uitzondering krijgen, indien je een gemotiveerd bestedingsplan hebt voor je reserves. De afdeling Jeugd moet dit plan wel goedkeuren.

VOETNOTEN

[1] Art 17 §4: Als de vereniging op het einde van de beleidsperiode nog beschikt over een reserve, dan kan ze die reserve overdragen naar de volgende beleidsperiode op voorwaarde dat, ten opzichte van de bestaande reserve bij het begin van de beleidsperiode, de aangroei niet meer bedraagt dan twintig percent van de gemiddelde jaarlijkse kosten berekend over de beleidsperiode.